市政工程档案“双轨制”管理模式应用分析

杨洪艳

【摘 要】现代化的市政设施维护管理档案管理档案管理需要一个高效、快捷、方便的档案管理模式，能够为市政工作人员提供充足的信息和快捷的查询手段。本文主要基于市政设施维护管理档案管理的不足，分析档案“双轨制”管理模式在市政设施维护管理档案管理应用的特点和优势，并且提出其在档案管理中的具体应用。

【关键词】档案管理：管理模式;应用分析

城市市政工程档案是城市在各项设施建设中形成的档案，它是工程建设活动的真实记载，直接反映了项目工程建设活动的过程，是人类改造自然、利用自然资源的成果记录，是科技工作者和市政职工辛勤劳动的智慧结晶。加强市政设施维护也需要用到市政工程档案，根据档案记载内容来对市政设施进行维护。在大数据时代背景下，数据的有效管理直接影响到各行业是否能够直接利用到相关信息，从而制定长远的发展计划。档案管理主要涉及到信息数据的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用的活动。因而对于市政工程档案管理工作而言，要求能够提供更加全面的信息数据的收集、处理、归档和查阅。对传统的市政工程档案管理模式展开更新换代已经成为当务之急。基于此，在市政工程档案管理中吸收国内外优势经验，提出“双轨制”的档案管理模式，实现了纸质档案和电子档案双轨并下的管理和应用，不仅仅迎合了当前时代发展的需要，而且能够很好地保证市政设施的维护工作。

一、市政工程“双轨制”档案管理模式

（一）“双轨制”档案管理模式的内容

市政工程“双轨制”档案管理模式主要是指在传统的纸质档案管理模式基础上，利用现代科学技术和现代电子工具对档案工作的一种协助管理。这是一种区别于传统档案管理模式以及现代其他领域的档案管理工作的新的档案管理模式，其实现了档案管理的全面发展，不仅仅对纸质管理内容实现了扩大充实，还弥补了现代管理方式中的基础不稳等问题。

（二）市政工程档案“双轨制”档案管理模式特点

市政工程档案管理涉及到新旧各类档案资料的管理，具有丰富性和复杂性。一方面是市政工程档案一般时间较长，拥有内容丰富的档案资料，这类档案资料涉及到城市的市政设施建设的方方面面。这类传统的档案资料的管理都是采用传统的方式以纸质的形式存储，在应用方面具有应用率不足的问题;另一方面是新时代属于信息社会，城市市政工程发展急需收集归纳更多的信息资料，但是传统的档案管理模式明显对于新资料的收集和归纳的能力不足。由此观之，采用“双轨制”档案管理模式能够充分包容市政工程档案管理的各种特点，能够更好地推动市政工程档案管理工作的科学发展。

二、市政工程“双轨制”档案管理的必要性

（一）“双轨制”档案管理模式改变了市政工程档案管理不专业问题

无论是对新城区进行开发或者是对老城区进行改造的过程中，都要秉承着适度以及与时俱进的理念，以便城市中的市政设施可以始终满足社会发展的要求。而市政工程档案管理工作的最终目的是服务于此。市政设施维护管理中心所存储的档案资料能够为城市发展提供资料参考，推动市政工程的进一步发展。而传统的市政工程档案管理模式中呈现出对档案认知的不足，即档案是用来保存的，应用程度不高，一方面是档案资料过于珍贵，不能过度频繁的使用;另一方面是档案资料的查阅模式过于传统单一，无法满足多人、多方面的查阅。从而导致一些档案信息的管理出现随意的现象，一些档案的整理归纳较为混乱，无法突出重点，同时也无法形成高效的检索系统，在需要使用到档案信息的时候，检索困难。所以“双轨制”档案管理模式能够满足市政工程档案管理的多个需求，不仅是对传统文件等的保护，还调动了当前市政工程发展对于档案的检索使用需求。

（二）“双轨制”档案管理模式实现市政工程档案的多渠道保存管理

新时期下市政工程档案管理要求能够实现多渠道的保存管理。这主要是因为随着当前档案管理的信息化发展，而多媒体是一把双刃剑，能够实现简约、高效管理档案的同时还面临着信息泄漏等问题，因而要求档案在实现信息化、系统化管理的同时，还要求能够多渠道的展开备份或是重点资料的多渠道管理，如此才能保证档案管理的安全性和效率性。“双轨制”档案管理模式正是在尊重传统档案管理模式的基础上，重新开辟一条新的档案管理方式，不仅仅是利用现代科学技术的重要性，还保证对传统档案纸质资料的保护。不仅使得传统的档案管理专业人员能够参与到档案管理实践中，还能够采用新技术、新理论展开档案管理工作。

三、市政工程“双轨制”档案管理模式的构建

（一）营造“双轨制”档案管理模式应用氛围

实现对市政工程“双轨制”档案管理模式的应用创新必须构建符合该管理模式的管理制度和内容。首先，完善市政工程档案的管理内容和管理制度。即在市政设施维护管理中心范围内建立健全的相关制度，如对某些档案资料的权限限制制度，保证档案资料能够得到全面应用，但也不因此受到非法使用。另外还要求制定“双轨制”档案管理的查阅制度，保证档案资料的全面性。其次，提高市政工程档案管理的及时性。一方面是要求能够提高档案管理从业人员的专业程度，专业的工作人员能够明确档案的时效性特点，并能够及时的收集资料、整理资料，发挥档案信息的最优作用。提高档案管理人员的专业性也是市政工程档案管理采用“双轨制”管理模式的主要策略，第一是对传统的档案管理人员进行专业的再精细化，如对新招聘的市政工程档案管理人员进行传统档案管理手段的培训，保证传统的技艺不遗落;第二是另行招聘拥有高级档案管理技术的档案管理人员;另一方面是建立相关的监督管理机制，定时定期开展对档案管理的监督，如每个月都对上个月的档案信息进行查阅，能够保证档案管理的及时性，还能够保证对档案内容的了解情况，提高档案的利用率。

（二）对“双轨制”档案管理模式技术的创新

首先，市政工程“双轨制”档案管理模式要求利用新的创新型科学技术。因而要求市政设施维护管理中心能够从满足市政工程档案的基础设备入手，通过配备专门的计算机，开发设计符合“双轨制”管理模式的检索系统，提高档案检索和管理的质量。另外是通过最新的大数据技术手段，建立市政工程档案信息资料库，通过设置权限的方式来满足不同工作人员对于档案信息内容的需求情况。

其次，调动档案全体工作人员参与到“双轨制”档案管理模式中。“双轨制”档案管理模式是一种参与性较高的管理模式，其在档案管理中的应用需要全体人员的配合。如需要人们主动参与到现代档案管理模式中，自觉展开网上档案检索等活动;还要求能够自觉参与到传统的档案管理工作中，自觉遵守纸质档案管理的方式，通过加强人们对于档案的联系能够让档案的利用率更高。

最后，市政工程档案要建立健全相关的档案存储室。积极改善当前市政设施维护管理中心硬件设施情况及相关设备的筹备等，有效地为双轨制档案管理提供了基础，市政工程档案信息的收集、归纳，要求更多的工作人员都参与到档案管理工作中。

四、结语

综上所述，随着信息化时代的到来，任何单位的档案管理都要求实现信息化的管理，基于此要求实现对市政工程档案管理的信息化发展，因而采用“双轨制”档案管理模式成为当务之急。一方面是要求在保护传统档案管理模式的基础上，不断发展和创新纸质档案管理的各项技术和方式;另一方面是建立健全相关制度，配备全面的档案管理设备，保證档案管理工作能够实现“双轨”化发展。