浅谈数字化时代下如何加强企业档案信息化建设

汤煜华

【摘 要】随着社会的发展，我国的经济正在不断地提升，当前各企业在社会中有着更加广阔的进步空间。企业要想实现自身稳定的发展，提升竞争力，那么就应当在数字化时代下加强档案信息化建设工作。数字化时代企业档案是一个企业综合能力的直接体现，同时也是企业中最关键、最宝贵的财富。因此，本文将围绕数字化时代下如何加强企业档案信息化建设为主题来展开分析，通过详细的了解一下数字化时代下加强企业档案信息化建设的价值和作用，再提出促进在数字时代下加强企业档案信息化建设的可行性对策。

【关键词】数字化时代;加强;企业档案;信息化建设

在当前社会中企业档案信息化建设受到社会各界的重视和关注，并且只有实现企业档案信息化建设，才能够顺应社会的发展，跟上社会发展的潮流，提升自身的竞争力。所以，在当前社会背景下企业一定要注重采取有效的手段加强自身档案信息化建设工作。

一、针对于数字化时代下加强企业档案信息化建设价值和作用的分析

所谓企业档案信息化就是能够在新的社会背景下积极合理的利用现代化技术，实现企业档案内容不变的前提下，将档案的存储方式以及档案机构进行优化和完善，从而顺应社会的发展。在数字化时代中档案信息化建设并不是单纯的技术性问题，同时也表现出了系统性以及工程的多样性，只有实现技术和业务两者之间的相互联系和交融，才能够体现出数字化时代下档案信息化建设的价值和作用。一个企业要想在社会中有着更加广阔的发展空间，提升自身的竞争力。那么开展信息化建设档案是至关重要的[1]。针对于传统的企业档案管理方式来说，企业大都是利用纸质进行记录管理的，在社会发展的背景下才逐渐的出现了照片、光盘、磁带等各种多样化的载体。但是在当前数字化时代下，电子档案又成为了企业档案发展的主要趋势，和传统的纸质档案管理工作来说，电子档案不仅有着先进性的特点，同时还有着较强的安全性以及管理性，方便保存，并且不容易破坏和丢失，只有企业实现档案的信息化管理，才能够合理的将封闭式的档案转变成为能够合理配置的档案系统。

二、针对于促进在数字时代下加强企业档案信息化建设可行性对策的分析

2.1重视和关注企业档案信息化建设工作

在当前数字化时代下部分企业在企业档案建设工作中依然存在着各种问题有待完善，主要体现在企业自身缺乏资金问题、专业性人才不足问题以及基础设施不够完善问题等，种种问题的存在导致各企业档案建设出现不平衡性，甚至严重阻碍了自身的发展，逐渐的被社会所淘汰。与此同时，档案信息化管理和其他信息管理也未能实现有效的衔接，以至于对我国企业信息一体化管理形成严重的负面影响。因此，在数字化时代下相关企业中的管理人员应当重视和关注企业档案信息化建设工作的顺利开展，要将自身的眼光放出放长远，因为一个企业要想有着更加长远的发展目标，一定要注重信息化档案管理工作要开展，要求在企业实际运营的过程中建立完善的企业档案信息化系统，确保信息具有准确性、及时性以及专业性的特点。企业还要实现在生产环节、规划环节、营销环节等，都要制定更加详细的档案，通过这种手段最大限度的提升企业内部的各项管理和经营工作，增加企业的自身效益。所以，当前大多数的企业管理人员都开始注重档案信息化管理建设工作的开展，全面的认识和了解到只有顺应社会的发展，跟上社会发展的潮流，及时的转变思维，不断的创新和改革，才能够为企业提供更加广阔的发展空间，提升自身的竞争力[2]。

2.2加大资金投入来完善企业的基础设施

数字化时代下企业档案信息化建设工作需要硬件设备作为支持，这就要求企业中的相关管理人员应当加大资金投入来完善企业的基础设施。但是部分企业由于受到资金不足，以及对于一些中小型企业来说，并不愿意将资金花费在到案的信息化建设上，上述种种问题的存在也就导致档案的基础设施不够完善，未能全面的体现出档案信息化的价值和作用。并且当前还有部分企业依然沿用着传统的档案管理形式，大多是以书面的形式来开展档案管理工作，在这一工作背景下将会导致档案很容易丢失或者损坏，对企业的长远发展受到严重的阻碍。要想改变这种现状，提升自身的发展空间，企业就应当将自身的眼光放长远，加大资金的投入，完善档案信息化的基础设施，要求要以档案信息化系统为主体，实现在数据库体系当中检索、整合以及储存。与此同时，还要选择专业性技能较强的技术人员采取有效的措施加强档案信息数据库备份系统以及加密系统的建设，通过这种建设手段将会有效的避免被黑客攻击以及病毒入侵，防止各种档案和文件被损坏和篡改。即使是有黑客和病毒入侵档案系统，损坏了企业中的档案，那么企业也能够通过档案备份系统来完成对各种档案的恢复，确保档案具有专业性、安全性以及完整性的特点，最大限度的提升企业的经济效益，也减少经济的损失，确保企业在数字化时代中稳定的发展。

2.3进一步优化和完善企业档案管理制度

企业中的相关管理人员应当进一步优化和完善档案管理制度，优化和完善管理制度来建立专业的运行机制是显著提升档案信息化水平的前提和保障。这就要求企业能够在社会和高校中选择专业性技能较强的工作人员来加入到企业档案管理工作中，提升档案团队的综合能力。与此同时，还要加强对工作人员各种专业性理论知识的补充，实现在档案管理工作中建立目标责任体系，这就要求企业中的相关管理人员应积极的制定《档案管理领导小组工作职责》等相关制度，实现每个工作人员都有事可干，责任到个人，并且还要优化和完善操作规范体系工作，要求企业中的管理人员在积极根据档案管理个性化要求以及自身企业的实际发展情况的背景下，制定文书立卷归档办法，促使档案管理工作各项工作的开展都有各种相关制度的支持，有法可依[3]。除此之外，企业要积极的成立监督检查管理制度，要求企业能够组织一支监督检查团队，实现对档案管理的抽查、普查，避免在档案管理中出现泄密、丢失损坏等不良情况的发生。

2.4在企业中积极地构建数字化档案网站

在企业中还应当积极的构建数字化档案网站，档案网站的建立是实现将企业档案工作真正面向所有工作人员和社会的关键途径，同时也是在数字化时代中全面的发挥出档案信息价值的前提，能够为企业的相关部门提供可靠的档案信息，实现档案的共享。因为当建立档案网站时，相关工作人员就能够通过登录网站来快速的浏览档案信息，直接的运用自身的计算机终端进行查找文件，这对大幅度的提升工作效率有着深远影响，并且档案信息积极的采用网络化，还会实现自动统计、无纸化工作，建立开放的数据库，促使各种有效的资源合理利用，为最大限度的提升企业的经济效益奠定坚实的基础。

三、结束语

通过上述问题分析，我们充分的认识意识到在数字化时代下加强企业档案信息化建设的重要性和必要性。数字化企业档案信息化建设工作是促使其能夠顺应社会发展，跟上社会发展脚步的前提和保障，同时一个企业自身档案信息化建设的质量，将直接的体现出自身的经营现状。这就要求企业在以后的发展中一定要重视和关注企业档案信息化建设工作、加大资金投入、完善基础设施、进一步优化和完善管理制度以及积极的构建数字化档案网站等，通过种种有效的对策来实现加强企业档案信息化建设的目的，为促进企业的长远发展奠定坚实的基础。

【参考文献】

[1]于长江.浅谈信息化背景下的企业档案管理[J].黑龙江档案，2019（01）：76.

[2]李金苓.加快企业档案信息化建设[J].黑龙江档案，2016（01）：74.

[3]和梦吉. 企业档案信息化建设对策研究[D].山东大学，2012.