RFID技术在人事档案管理中的应用浅谈

刘莹

摘   要：随着社会信息化和物联网技术的不断发展和管理的细致化，各行业需要管理的人事档案种类繁多，数量和信息量越来越大。人事档案有着信息敏感、保密性强、安全要求高、流转频率快等特点，传统的管理方式在信息化的冲击下已变得越来越难以为继，不符合智能化、精细化的发展趋势。本文提出一种RFID技术的人事档案管理系统，探讨如何应用RFID技术实现人事档案管理信息化、自动化的方法。

关键词：RFID技术  人事档案  管理  设计思路

中图分类号：TP311                                 文獻标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）09（c）-0189-02

人事档案是人事管理等部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据。人事档案具备内容信息敏感、保密性强、安全要求高、流转频率快等特点。传统的人事档案仍主要通过纸质存储方式为介质，在这种情况下，档案的流通、查阅、保密性等方面就存在诸多的风险和安全隐患，也不利于信息化时代的智能化、精细化发展趋势。本文将RFID技术引入人事档案管理之中，提出一种先进的、便于操作的管理系统，可使有形文档资料的管理实现自动化，增强人事档案的使用效率、信息安全等。

1  RFID技术简介

1.1 RFID技术原理

RFID（Radio Frequency Identifcatioi），是基于电子标签的无线射频技术，是一种通信技术，它可以通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据，而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。

1.2 RFID系统组成

RFID系统一般由应答器（电子标签）、阅读器、中央信息系统、天线组成。RFID的工作原理即实现电子标签与中央信息系统之间的同步数据交互和更新，实现对电子标签附着对象的管理。电子标签可以附着在被管理对象表面，存储着被管理对象的信息，当电子标签被阅读器识别，或主动向阅读器发送信息时，标签内的信息会被读取、改动或删除。阅读器可以利用射频技术读取电子标签中的信息，并将信息无线传输至中央信息系统，并根据中央信息系统分析和管理的命令反向对电子标签内信息进行读取、改动或删除，它实际上是RFID系统的中间连接件。中央信息系统是对无线识别的信息进行分析、管理、传输、存储的计算机平台，以管理软件实现人机交互，实现对管理对象的各种管理。天线在整个系统中起到传输射频信号的功能。

2  RFID技术在人事档案管理中的优势

2.1 人事档案管理的特点

人事档案具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性的特点，立卷单位可以完全独立，档案之间没有必然的内在联系。人事档案管理的目的即为管好用好每一个个体的档案，防止材料错归、档案错架、损坏丢失等，保证档案材料一致、有序高效、去向清楚、保存安全。

2.2 RFID技术的优势

基于RFID技术的人事档案管理系统，通过“四个自动”，可以很好的解决人事档案管理的主要目标。

一是自动引导。使用物联技术，通过设置在人事档案上的定位节点、设置在档案柜上的采集节点，对所需查找的档案进行自动定位引导（在电子地图上可显示对应档案的具体位置：几号柜、几行、几列等），充分提高档案查找效率，并可自动对拿出、收入档案柜中的档案进行识别，实现储位智能化管理。

二是自动盘点。人事档案入柜后，管理人员利用管理终端对档案材料进行自动信息登记、档案清点、信息查询、材料归档等日常管理工作，查看档案自动盘点信息，并由系统自动进行相关记录。

三是自动存取。利用RFID技术，在批量档案进出时，进行堆垛扫描，实现批量存取，提高批量档案的存取效率。

四是自动监控。可在人事档案存放区的入口处设置门禁节点，对进入存放区的人员进行身份识别认证，保证了进出档案存放区人员的合法性，从而提升了档案管理系统的安全性。可在人事档案上设置一个定位节点，在该份档案查阅期间，通过RSSI定位模型计算档案的当前位置，判断档案是否被带离可允许借阅范围，当档案的位置超出授权位置范围时会发出警告信号，并向管理终端和管理人员推送报警信息，有助于管理人员及时做出应对措施，提升了人事档案管理的安全性。

3  RFID技术在人事档案管理中的先进性

3.1 实现了人事档案的在位监控

采用在档案柜中嵌入天线模组的设计方案，实现了人事档案的动态在位监控，随时查看人事档案的在位状态，及时发现人事档案错位等问题，盘点也变得简便易行。采用在位数据采集方案，综合考虑档案袋和档案盒的组合管理应用方式，采用不同的读写和天线分别对档案袋和档案盒采集数据，实现二者组合管理的在位监控。

3.2 突破当前RFID人事档案管理应用的开放式密集架模式

采用档案柜模式的RFID人事档案管理，将RFID读写设备与天线内置于人事档案之中，满足了使用单位对涉密档案的特殊管理要求。

3.3 突破传统人事档案区域管理的局限性

基于RFID人事档案管理扫描速度快、海量存储，极大的增强了管理者对库存人事档案的信息收集、交换及跟踪定位能力。同时，RFID读写器可实现同时多个位置信息锁定，效率高、速度快、错误率低，随着互联网技术的应用，使不同地区人事信息档案联合管理、构建人事档案信息平台成为可能，为跨区域联合查阅成为可能，是当前物联网档案管理的发展趋势之一。

3.4 克服了传统条形识别码的种种缺陷

相较于传统条形识别码，RFID采用芯片卷标，抗污染性能和耐久性能很高;芯片卷标体积小，形状多样，可以适用于不同形式的人事档案;芯片卷标内容可以新增、修改、删除，管理灵活，可重复利用度高;芯片卷标的数据可设置密码保护，识别独一无二，无法仿造，保证了标签数据无法伪造和篡改，极大提高了安全性。

4  RFID技术在人事档案管理中的实用性

4.1 标签数据可动态更改

利用编程器可以向标签写入数据，从而赋予RFID标签交互式便携数据文件的功能，而且写入时间相比打印条形码更少。

4.2 更好的安全性

由于RFID承载的是电子式信息，其数据内容可经由密码保护，使其内容不易被伪造及变造。不仅可以嵌入或附着在不同形状、类型的产品上，而且可以为标签数据的读写设置密码保护，从而具有更高的安全性。

4.3 动态实时通信

标签以与每秒50～100次的频率与解读器进行通信，所以只要RFID标签所附着的物体出現在解读器的有效识别范围内，就可以对其位置进行动态的追踪和监控。

4.4 穿透性和无屏障阅读

在被覆盖的情况下，RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机等必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码。

5  结语

将RFID技术引入人事档案管理中，采用无线传感器、无线射频等技术，可以基本实现对人事档案原始资料的自动归档、自动查阅、定位监控等功能，大大减轻人事档案管理人员的工作量和参与程度，提高管理效率和信息化水平，增强人事档案的安全性。RFID技术的运用，必将深刻改变人事档案管理的模式，推动人事档案管理向信息化、智能化、精细化方向发展。

参考文献

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[3] 满静.大数据时代事业单位人事档案工作的创新模式[J].办公室业务，2018（18）：164-165.