基于GTD思想的办公室时间管理探索

杨克俭

（武汉大学测绘学院，武汉 430079）

1 引言

办公室工作既要联系上层，承办领导交付的各种任务，又要向下布置、监督、执行各种事务，承担着一个单位的行政枢纽作用[1]。办公室工作责任十分重大，同时又是极其繁杂的，可以说是事无巨细，杂事纷呈。

从笔者所在的高校党政办公室角度看，办公室的工作效率和目标达成度从侧面反映了学院外在状态和内部执行力。从外部状态看，办公室代表了学院的精神面貌和外部形象，而内部执行力则体现在办公室能否于纷繁复杂的任务中，抓住重点，梳理头绪，使工作有条不紊地向前推进，否则就会出现眉毛胡子一把抓，事到临头手忙脚乱的情形，使得工作一团杂乱，领导与群众意见纷纷，而自己疲于奔命，叫苦不迭。

理想的办公室状态是能够将有限的资源与工作任务科学合理配置，使得任务从时间、成本以及质量上均能得到控制，达到最优。然而现实中，办公室工作往往面临着任务繁重与资源（包括人员）不足的双重压力，以至于办公室常常陷入无休止的加班赶任务的状态。分析其原因，造成这个事实的根源恰恰是对时间的管理不够科学造成的。本文将从时间管理这一特定的角度出发，探讨如何抓住办公室工作的特点，有效管理时间，从而提高办公室管理的效率，充分发挥其作为单位工作枢纽的作用。经过一段时期的实践，本文所提出的时间管理方法被证明是行之有效的。

2 GTD原理

GTD（Get Things Done）是著名时间管理人戴维·艾伦提出的一套非常行之有效的时间管理方法[2]。GTD的核心理念是：在确保事务对工作全覆盖（即无遗漏）的前提下，集中资源关注当下可执行的工作，以提高效率；对于不可执行的工作，则根据其不确定性的程度，纳入可控制的管理体系中，直到其成熟成为一个可具体执行的事务。随着时间的推移，事务状态不断迭代，达到有效管理的目标。

GTD原理自从提出以来，已经被广泛应用于个人事务管理、项目管理以及企事业行政管理等众多领域。如Britton与Tesser（1991）[3]发现，有效的时间管理对于提高大学生的G点成绩具有正向作用。Gregg则探讨了生产率、自我管理与工作顺序之间的关系[4]。而苏冠贤等人则从IT办公系统的实践，证明了将GTD原理应用于高校办公管理系统可以有效提高工作协调性，从而提升工作效率。

根据艾伦的理论，GTD在实践中往往分成收集、整理、组织、回顾与行动五个过程：

收集：将能够想到的与目标相关的所有未尽事宜（GTD中称为Stuff）全部罗列出来，放入收件箱（Inbox）中。

整理：定期或不定期对Stuff进行归类整理，尽量保持收件箱为空的状态。

组织：组织是GTD中的最核心的步骤，主要包含对参考资料的组织、对下一步行动的组织。

回顾：作为GTD中的另一个重要步骤，需要定期对工作进行回顾与检查，通过回顾、检查、更新所有任务清单，可以确保GTD系统的最佳运作。

行动：按照实际任务清单开始行动。在具体行动中可能会需要根据所处的环境、时间的多少、精力情况以及重要性来灵活调整与再安排。

3 基于GTD思想的办公室时间管理

办公室的事务类型众多，往往很难用一种既定的策略统一处理。但是，如果我们结合GTD的基本原理，从时间的最优化策略入手，将办公室工作看成是“有限时间”和“有限资源”与“终极目标”之间的最优分配，我们就可以将办公室管理纳入GTD的管理体系中去，从而将办公事务归结为对时间的有效管理。

首先，办公室必须保持对所有事务（无论巨细）的预估与记录。办公室负责人必须养成良好的习惯，通常在当日形成对次日工作的预估，本周对下周的工作的预安排，甚至本月对下月主要工作的预先计划。这些预估不必拘泥于事务的大小、优先级、资源分配等细节问题，按照“尽管去记录”的原则进行。预估的最大问题是事务遗漏，即便是极小的事务，由于遗漏也可能造成办公室工作的失误。预估的输出是记录，办公室必须采取有效的方式，对这些时间序列事务保持持续性的记录。记录的方式可以多样，如最原始的纸质记录，也可以是电子方式的文本记录，或者是基于表格或者数据库方式的记录等。但是，一旦选择一种记录方式，即将其固化，保证在相当长的时间内记录手段的一致性，以便于查询和检索。

其次，办公室需要对所有事务进行有效分类、整理。分类的原则是按照前文所定义的事务属性维度进行归类，尽量使得收件箱为空；而整理的基本原则是，时间尺度（从日、周、到月）越大，预估的细节尺度（具体的实现方式）越小。所有事务按照时间序列、占用资源多少、优先级等维度进行初步的划分，即形成了对待办事务的基本整理。整理的过程中，需同步进行必要的参考资料的收集，并积累成办公室的资料参考库，方便今后的使用。该过程应该避免的误区是过多考虑事务执行的细节，即距离完成时间越远的事务，越不应该过多考虑其实现的细节（如如何进行，由谁进行等）。该过程的输出是为下一步的组织编排提供必要的依据。

第三，办公事务的合理组织与分配。根据对事务的整理结果，对待办事务进行进一步的细化和分解。如突发事务必须立即无条件处理，未来或某天清单则记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等。而如果一个事务涉及到多步骤流程和多人协作，那么需要将其细化成具体的时间序列，并规定任务节点。该过程的输出是资源分配，即根据任务的性质将其安排到合适的人选，配备相应的团队或助手，以及相应的办公条件与经费等，确保其得到有效执行。

第四，办公室必须定期对工作进行回顾总结。办公室需养成从周到月，直至到年的定期工作回顾习惯。通过定期回顾，可以发现时间管理的缺陷，对任务分类、整理与组织的不合理方面，以及办公室人员的各自能力适用性的局限等，以便于今后事务安排的合理调整。回顾总结应该避免的误区主要是只看成绩，回避问题。应该清醒认识到，对工作的回顾总结是内部行为，目的是为了自身管理能力的提升，并不涉及办公室绩效的评估，因此不必掩盖问题，而应该将问题充分暴露。

第五，办公室需要有强大的执行能力。从以上对办公室事务的分析看，不同的事务性质对执行力的要求存在差异。办公室有效管理原则是人尽其才，物尽其用。因此，办公室对事务的执行能力体现在对事务执行的合理分配、对事务执行过程的有效跟踪，以及对事务执行结果的评估。例如，对于一些琐事杂事，通常可以根据 GTD的“五分钟原则”，即只要是一个人在五分钟内可以解决的问题，即可以列为优先问题，即刻解决；对于长时间流程类的事务，则需设定节点，通过对节点的跟踪，确保其不偏离事务目标，同时又能在规定时间内高质量完成。当然，GTD本身并不提供事务执行的方法与工具，因此，对于办公室执行力的讨论也不在本文范畴之内。

4 结语

本文通过对办公室事务性质的分析，总结出办公室工作具有责任重大和事务繁杂的特点，同时又很难用一种既定的策略统一处理不同类型的事务。因此，本文提出根据GTD时间管理的原理，从时间管理的角度入手，提出了一种对办公室工作进行收集、整理、组织与执行的基本框架，结合GTD对任务定期回顾总结的要求，在实践中对办公室管理进行了尝试，并证明是行之有效的。