档案管理中的电子信息化管理模式建设及应用

李雪梅

（华能景洪水电工程建设管理局，云南 景洪666100）

1 引言

科技的不断发展使得电子信息技术逐渐深入人们的生产和生活的各个领域，改变了人们的生活方式和生产方式，极大地提升了社会生产力。在档案管理工作中融入电子信息化的管理模式，能够实现档案管理工作的变革，全面提升档案管理工作质量和管理效率，促进档案管理工作的持续发展，使得档案管理活动能够更好地服务于人们的需求[1]。

2 档案管理中电子信息化管理模式建设的作用和优势

2.1 提高档案检索效率

传统的档案检索工作依赖人力手工开展，档案管理工作人员面临着大量的档案进行收集和处理，档案管理的工作人员数量有限，导致档案检索工作效率低下，持续时间较长，所耗费的人员精力较多，影响档案管理效率。电子信息化档案管理模式的建设可以将所有的档案信息内容输入档案管理信息系统当中，人们只需要在检索框中输入自己所需要查询的档案内容，便能够检索到所需的档案信息以及纸质档案放置的位置，极大地提升了档案检索的效率和质量，解决了传统信息查询的低效率和时间长的问题。同时，电子化的信息检索方式也极少出现故障和错误，提高了信息检索的精确度，减少档案管理工作人员的工作量。

2.2 实现档案资源共享

将电子信息化的管理模式融入档案管理工作中，对原有的档案记录模式以及档案管理进行了优化和升级，通过应用计算机数字编码的方式对档案中的声像和文字信息进行处理，使其能够转变成以数据信息存储的电子文件，这些电子文件更改便捷，查询方便，而且可以在网络系统中进行共享。相对于传统的人工档案管理模式来说，管理效率大大提升，管理质量也得到了很好的保障。将档案管理系统与自动化的办公系统有效对接，可以实现档案资源的实时共享，代替了人工进行档案的索取及查询，实现了信息的一体化，加快档案归档速度以及存储速度。

2.3 提高档案管理工作的时效性

电子信息化管理模式在档案管理过程中的有效应用还可以解决传统档案管理工作耗费时间长以及工作量巨大的问题，利用电子信息系统以及相关软件可以对档案进行分类管理，保证档案管理工作的质量，全面提升档案管理的工作效率，而且可以提高档案管理工作的时效性，将得到的档案数据内容及时录入档案管理数据系统当中，为后续的查阅与咨询提供方便，避免工作滞后问题的发生。

2.4 保证档案管理的精确度

档案管理工作涉及方方面面的内容，工作比较复杂，而且对工作人员的专业素养有着一定的要求。传统的档案管理工作涉及多种手工作业，要求工作人员能够具备全面的档案归档、档案查阅以及档案存储等方面的能力，档案管理人员通常需要反复整理和查阅多种档案资料，工作效率低下，而且受到管理人员自身注意力的影响，也会存在各种失误现象，影响档案管理工作的效果。电子信息化管理模式的构建可以解决传统档案管理系统复杂性的问题，将大量的信息录入电脑中，可以高效精准地录入资料和查阅资料，而且电子信息化的档案管理系统读写相对比较方便，占用空间较小，可以轻松地将大容量的信息录入资料库中。电子信息化管理模式的构建也可以解决传统纸质档案存储所需空间大、文件体积大、对环境湿度和温度要求高等问题，有效避免了因火灾和事故造成的档案资料的丢失，只要做好信息档案资源的备份工作，便能够实现档案资源的安全性管理，体积相对较小，发生灾害时也容易保护和转移，如果存储的档案资源受到损害，也可以通过技术手段进行修复，从而可以保证档案资源的安全性和可靠性。

3 电子信息化管理模式在档案管理中的应用

3.1 档案的收集与整理

档案的数据整理工作是档案管理活动的主要工作内容，电子信息化管理模式将档案的数据信息转化为信息化的电子文件，可以实现电子信息文件的实时共享，打破了传统纸质档案管理对时间和空间的限制。利用计算机的存储载体以及云盘系统可以对电子档案进行全面收集和存储，并将电子档案的数据内容以汇总的形式构成数据库。工作人员可以直接通过数据库进行电子档案的调阅、查询以及管理，工作人员可以在计算机系统中通过编号的方式对各项信息数据内容进行整理与分级，使得电子档案的排列更加具有逻辑性和系统性，而且也可以利用相关软件制作电子档案的目录，方便后续的查阅以及咨询。

3.2 提高档案资源管理的安全性

信息时代的全面到来使得计算机网络技术在人们的日常生活中所发挥的价值和作用越来越大，为了能够更好地进行档案管理工作的改革与优化，将电子信息技术融入档案管理过程时，需要结合档案管理的工作要求、工作特点以及电子信息技术的优势进行系统地探究，建立起行之有效的信息档案信息化管理技术规范以及制度体系，保证档案管理的安全性和可靠性。规范档案管理行为和档案调阅流程，约束档案管理人员的工作权力，尽可能地避免影响电子信息化档案管理工作安全性问题的发生。同时，还需要加强对档案管理人员专业素养的培养，提高档案管理人员的计算机水平，减少恶意攻击档案信息系统的行为发生，为档案管理工作的顺利开展创造良好的环境。

3.3 加强对档案信息管理系统的维护与保养

档案管理中电子信息化管理模式的建设与应用也存在一定的安全性方面的问题，档案管理工作往往需要联合互联网共同开展，在这种情况下，档案管理电子化系统就处于一种开放式的互联网环境当中，难免会受到外部的恶意攻击而导致档案信息的泄露或者档案信息的破坏，影响档案管理的安全性。因此，必须要加强对档案信息管理系统的维护，提高档案管理信息系统运营的安全性和稳定性，通过设置防火墙、安装杀毒软件定期杀毒以及禁止外部设备接入档案信息管理系统的方式提高档案信息管理的质量，杜绝档案信息泄露问题的发生，保证电子信息化档案管理的效果。

3.4 完善档案管理工作流程

电子信息化档案管理工作模式的构建需要结合档案管理工作的实际流程来开展，通过计算机对电子档案的生成条件、可存储性以及安全性进行鉴定，明确电子档案当前所处环境的风险问题，加强对档案鉴定环节的重视。同时，也需要依据介质的不同，合理设置电子档案的保管条件。一般情况下需要选择抗磁、防光、抗尘的电子档案载体进行存储和备份，电子信息化档案管理系统的应用也需要利用计算机的自动计算功能以及统计功能，对各项档案的信息数据进行统计和应用，进一步完善档案的阅读模式和网络化解锁模式，提高档案的管理效率和分析质量。同时，电子档案的管理也需要进一步完善保密档案的管理功能，尤其注意对保密档案开展防护工作和屏蔽工作，避免数据泄露和被盗取。在收集电子档案时，将收集到的档案进行整理、编号、有序化处理，制作逻辑目录，层层衔接、紧密相扣。在档案管理的计算机系统当中，硬件问题较少出现但出现后难以解决，需要做好数据的备份处理。对于软件来说，需要经常调试，由专业人员维护，以此保持档案管理系统的高效运转。

4 结语

综上所述，档案管理中电子信息化管理模式的应用有效提升了档案管理效率以及档案管理质量，减少人工管理过程中失误问题的发生概率，提高了档案管理的精确度。因此，必须要加强对档案管理工作信息化管理模式的重视，通过应用信息化的管理模式为档案管理工作的持续稳定发展创造良好的条件，促进档案管理工作质量和水平的提升。