浅谈少数民族人物档案的整理方法——以“内蒙古‘三少民族’档案资源建设及数字化共享平台研究”项目为例

乌 冰

内蒙古自治区档案局(馆) 内蒙古 呼和浩特 010000

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。著名人物档案作为档案的一个单独门类,记载着杰出人物成长、发展的革命足迹,总结着历史经验,是进行爱国主义和革命传统教育的宝贵财富。内蒙古自治区是我国成立最早的少数民族自治区。70年来,在中国共产党的正确领导下,内蒙古一代又一代领导人团结在党中央周围,带领全区各族人民艰苦奋斗、开拓创新,全区经济、政治、社会、文化和民族团结进步事业取得了历史性的辉煌成就,发生了翻天覆地的变化;一代又一代科技、文学艺术工作者和各方面优秀人才无私奉献,顽强拼搏,为自治区各项事业的发展做出了杰出贡献。内蒙古波澜壮阔的革命、建设和改革开放历程,凝结着为崇高理想而奋斗的坚定信念,反映着为强区富民而艰辛探索的崇高品德;一代代仁人志士在长期的革命和建设中形成的优良传统,为内蒙古今后的发展提供了精神动力和宝贵的经验,奠定了坚实的基础。著名人物档案从一个侧面生动地反映了历史留给我们的这些宝贵财富。做好名人档案工作,更好地继承优良传统,结合新的时代和实践要求,不断发扬光大,必将为打造祖国北疆亮丽风景线提供强大的精神动力。

内蒙古档案馆于1989年正式开展为自治区各行业、各领域著名人物建立档案的工作。1990年,正式为自治区各行各业、各界著名人物建立名人档案全宗。经过近30年的不懈努力,现已征集到包括乌兰夫、杨植霖、高克林、王铎、王再天、吉雅泰、奎璧等各界170余位名人的文书、照片、证件、实物等不同载体的档案档案31898件。2016年,国家档案局批复了内蒙古自治区档案馆申报的“内蒙古‘三少民族’档案资源建设及数字化共享平台研究”科技项目任务,项目为期三年。笔者作为项目组成员,通过参与整理“三少民族”人物档案的征集与整理工作,结合往年开展的名人档案工作实践经验,现就该项目中少数民族人物档案的整理工作简述如下。

一、少数民族人物档案的整体情况

自上世纪八十年代以来,全国多个省、市因地制宜形成了适合本地区的著名人物档案管理制度和具体整理方法。1989年,内蒙古自治区档案馆以王再天档案为试点,较早地开展了著名人物档案的探索工作。自1990年起自治区档案局先后3次制订了关于名人档案整理的试行办法,在新的档案理论和信息技术的推动下,不断探索更适宜的名人档案整理方法。少数民族人物档案整理工作也在以往名人档案整理方法的基础上进行总结推进。

二、少数民族人物档案的整理方法

(一)分类。少数民族人物档案有多种分类方法,为便于实际操作和以及档案的保管利用,依据少数民族人物档案不同的载体特征,其类别大致可分为：文书、书画、简报、簿册、证件、照片、声像电子、实物等八大类。

(二)组卷。组卷的原则要遵循少数民族人物档案形成的客观规律,保持文件材料之间的内在联系,真实反映少数民族人物工作、学习、生活的本来面貌。依据档案的不同内容、时间及载体特征进行整理。文书类、剪报类、簿册类可采取单份材料为单位,附“文件签”详细填写文件标题等内容,单独编页,按年度排列,依问题组卷,对无标题文件,按照文件标题“三要素”：责任者、内容、文种进行拟写。书画类按照卷筒状(裱糊好的)和可折叠(未裱糊的)两种进行整理。卷筒状书画在档案背面加盖专用档号章或粘贴档号即时贴,可折叠书画则以A4尺寸为标准折叠,将右上角回折标注页码,再附以“文件签”进行整理。参照《中华人名共和国国家标准照片档案管理规范(GB/T11821-2002)》整理照片档案。依据时间排列,按照内容组卷,照片的数量无论多少,均应将同一内容的照片组合为一卷。声像电子档案和实物档案依据载体特点,灵活采用装具。为保证电子类档案的安全性和永久性,可将磁带、硬盘、U 盘等载体档案转换成光盘载体。

(三)档案排列。少数民族人物档案案卷的排列应当按照不同载体分别进行。先将文字类、声像类和实物类分开,各类单独排列。在每一类具体排列过程中方法又可选择按案卷的起止日期排和案卷所反映内容的重要程度来排,但案卷排列方法应统一,前后要保持一致。

(四)编号。少数民族人物档案档号参照名人档案,一般由全宗号、目录号、案卷号和件号四部分组成,档号编制的关键在于如何将不同载体、不同类别的档案进行区分。根据馆藏档案的统一管理要求及全宗数量不断增加的现状,人物档案的入库编号,由1位人物为一个全宗号,变更为后续的进馆人物都放在一个联合全宗内,内蒙古档案馆先后制定的三次人物档案整理暂行办法,对于人物档案编号都进行了不同的探索与调整。

第一种：按照档案类别的不同,用大写英文字母区分案卷号。

(1.2...)—1—(A.B...)—(1.2...)

全宗号 目录号 案卷号 件号

本研究病例为2012年1月—2018年4月在我院门诊就诊或住院患者57例，其中男性40例，女性17例，年龄51～91岁，平均年龄（69.9±8.9）岁。主要临床表现为不同程度的头晕、上肢麻木、无脉、患侧上肢乏力，双上肢血压压差＞20mmHg。

第二种：按照档案类别的不同,用不同的目录号进行区分。

(1.2...)—(1.2...)—(1.2...)—(1.2...)

全宗号 目录号 案卷号 件号

第三种：在一个联合全宗内,用不同的目录号代表人物和类别,中间加上“· ”进行区分。

联合全宗号 目录号 案卷号 件号

(1)—(1.2...)·(1.2...)—(1.2...)—(1.2...)

人物 类别

由于少数民族人物档案有载体多样、持续时间长的特点,档号的编制也有一定的要求,既不能重号,又要方便新增卷的补充。

(五)编目。打印或填写卷内文件目录和备考表,卷内有存在问题的,在备考中注明,盒外表明档号章、日期等。案卷标题的拟写既要包含人物姓名,也要体现案卷组成的内容及文种。

随着网络媒体的诞生和信息技术的不断更新,少数民族人物档案的内容和载体也随之发生变化,传统形式的纸质人物档案逐渐减少,电子形式的人物档案大量增加,如少数民族人物出席各种社会活动的数码照片、网络媒体对于相关人物的报道、各研究机构建立的著名人物数据库等等,需要在少数民族人物档案整理工作的道路上继续探索、前行。

三、加强少数民族人物档案整理工作主要措施

此次项目征集工作共征集入馆的少数民族人物档案十余位,涉及文学、音乐、舞蹈、文化传承等不同领域,丰富了自治区档案馆名人档案馆藏,是开展爱国主义教育和民族文化传承,进一步增强“四个自信”的重要依据和宝贵资料。少数民族人物档案整理工作作为档案资源建设的重要内容,需要长抓不懈、抓细抓实,以推动档案资源建设深入发展。

(一)全面征集整理内蒙古“三少民族”各个历史时期、各界著名人物的个人档案,作为一项长期任务长抓不懈、持续发力,努力把少数民族人物档案资料完整、齐全地征集进馆,科学管理、永久保存。

(二)宣传鼓励社会各界积极参与并大力支持少数民族人物档案工作,积极踊跃推荐并捐赠档案。这需要档案工作者的不懈努力,也需要社会各界的普遍关注与支持,特别是“三少民族”文化传承人及其亲友的大力配合与支持,尽可能地把保存的有价值的文稿、证件、重要函件、日记、笔记、家谱、族史、照片、录音录像、实物等捐赠档案馆,作为反映少数民族历史文化的重要见证永久珍藏。

(三)档案部门应该开辟多种途径和渠道方便接收征集少数民族人物档案。特别是适应信息时代的要求,充分利用网络资源和媒体空间,通过网站平台等媒介,方便捐赠人的捐赠工作,减少中间环节,争取高质量、高效率地接收征集少数民族人物档案。

(四)发挥好少数民族人物档案的重要作用。在充分尊重少数民族人物档案所有权、隐私权的前提下,通过举办展览、媒体展示、出版印刷等多种方式和手段加强宣传,充分挖掘少数民族人物档案的价值,有效发挥档案记录历史、传承文明、造福人民的重要作用。