事业单位档案信息管理化建设的问题及应对策略

2019-01-28徐红

探索科学(学术版) 2019年8期

徐红

吉林省通化市东昌区妇幼保健计划生育服务中心吉林通化 134001

引言

档案信息化管理中为了达到档案的实体模式向档案实体数字化信息这种档案管理模式的转变,必须对有关档案信息的资源进行管理,以便可以对相关的档案信息进行更好地分类、分析、提取和加工。使档案管理模式可以更加完善。事业单位档案管理信息化建设档案信息化的管理,使档案信息资源能够形成电子信息资源中心,管理人员可以方便直观的读出信息资源,减少工作量,降低工作负担,从而可以使管理人员的工作效率显著提升,以便使档案信息的资源可以从中发挥最大的效益。即使电子档案与传统的档案管理相比,有诸多优点,如既可以使档案管理更加的快速便捷,安全环保,并且也能够提供更加高效优质的社会服务,同时还能降低档案管理的成本。对档案管理的手工操作在绝大多数的事业单位中还是保留下来。事业单位改变这一传统模式,采用档案信息化管理,确保档案管理更加专业化,电子化,技术化,以此来让事业单位的档案管理更好地适应时代发展的需要。

1 加强事业单位档案管理工作的意义

(一)提高档案管理的整体工作效率事业单位的档案管理工作主要是将数据信息以及事业单位的历史发展资料进行全方面的归纳与整理在信息化的时代,如果可以将信息化技术合理应用于档案管理的优化中,能够显著提高事业单位档案管理的工作效率。(二)信息化发展的必然趋势现如今,信息化不断发展,多媒体技术日渐发达,各行各业都开始顺应如今时代的发展趋势将内部管理技术以及手段逐渐结合信息化技术进行创新和优化,这样不仅能够显著提高生产力,而且有助于事业单位的可持续发展。

2 事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

信息资源建设“重开发,轻利用”档案部门为了做“面子工程”片面追求档巡查馆藏数字化的数量,未做馆藏资源分析就盲目展开数字化工作。一方面,浪费了本就有限的人力物力,分散了开展档案信息资源其他方面工作的精神;另一方面,这些大量的信息数据造成了不必要的存储压力,增加了基础设施建设的负担。信息资源开发“表层化”。档案的信息资源开发工作过于“表层化”,仍停留在目录录入,数字化扫描上。若开发工作中只注重改变档案信息的存储方式——从传统保管转化为数字化、网络化保管、而非寻求转变带来的信息利用方式的改变——从手工检查索阅转变为随时随地网络检索查询,那么,信息资源建设就成了一道摆设,失去了它的真正意义。信息资源开发各自为政,缺乏沟通。目前有大量已开发的目录信息资源无法实现联网互通、数据共享。各馆的信息资源无法适应跨系统,跨平台的网络化应用需求,使信息资源开发出现各自为政、无法连通的现象,而档案信息的机密性又加剧了这现象的出现。在档案信息资源的开发工作中,大多数档案部门法律意识淡薄。事业单位中专职工作人员的职业性不强。大部分的事业单位对于档案管理不给予培训导致其落后于现代化的进程,而且我国档案管理信息化建设的部分工作人员仍然表现出了职业素质低、专业性不强。缺乏保障档案信息内容的安全。日常生活中,这个问题很容易被档案管理人员所忽视,机密资料的信息安全便常常受到威胁。

3 信息化管理策略

3.1 管理方案在采集和形成档案时,主要包括以下几个步骤：(1)可直接在计算机系统从录入、扫描到上传一体化完成纸质文件的数字化;(2)可在系统中批量新建档案条目,并可对应继承属性;(3)可利用Excel批量导入案卷目录与卷内目录,让档案录入更轻松;(4)可根据顺序、文号、档号等条件,批量更换条目正文,轻松完成档案数字化;(5)利用方便的归档编辑工具,对待归文件实现集中式归档操作;(6)可职能归档文件,实现案卷级的流程化归档,减轻档案管理人员的负担,保证档案资料的完整性。在存储与积累档案时,可以进行分布式的多全宗管理,各全宗管理既相对独立,又互联互通;可以自由配置档案管理分类,自由赋予信息属性,适应个性化的档案分类管理以及管理不同门类档案的需要;可对档案进行专业的自动编号、标引、注册与注销,档案注册后,自动化生成归档编号、统计文件数及页数;过期档案进行快速查询、注销与删除,可打印注销清册,并支持注销数字化档案的存储。

3.2 积极开展人员培训教育事业单位作为档案信息化建设的重要参与者,需要档案管理人员具备一定的综合能力,不仅能够全面掌握档案管理相关内容、档案业务、信息化技术等内容,还要对“互联网+”的档案管理发展方向有着一个大概的掌握。这就需要事业单位积极开展人员培训教育工作,引入综合性人才,以此保证档案管理人员的专业水平提高。除此之外,事业单位要根据当前档案信息化建设的发展方向,对档案管理队伍进行针对性的培训工作,以此优化队伍结构,提高档案管理人员的综合素质。

3.3 构建信息化平台推广在事业单位的信息管理系统中建立档案管理系统,使其成为一个一体化系统是非常有必要的,通过资源的共享,可以使档案管理系统获得综合效益。将信息化技术应用于档案管理系统中,可以使其具有强大的检索功能,这样就可以将计算机网络所具有的优势充分发挥出来。