论新时期企业行政管理模式创新

高爽 天津市海岸盐碱地生态绿化工程有限公司

一、前言

行政管理是保证企业平稳正常发展的重要元素，虽然大多数人对企业行政管理的定义和内涵比较陌生，但是，结合实际来看，每个人的工作都是在行政管理的统筹之中。企业脱离了健康的行政管理，单纯依靠一线部门、财务部门等等，是很难正常运转的，行政管理出现失误和漏洞，同样会关乎一个企业的生死存亡。企业行政管理是包含总经理、部门经理等在内的领导团队，它既需要上下级配合，实现纵向管理，又根据企业具体情况区分为多个功能领域，共同组成企业这个整体。企业的行政管理层人员不仅需要具备扎实的一线运营技能，又需要具有足够的领导力、决策力，他们少数人的能力与决策往往会影响企业每个员工的具体工作状态与切身利益，同时也能够在整个市场实现对企业以及对行业的引领。

二、企业行政管理现状

（一）责任不明，人力成本偏高

行政管理层面的人事安排在整个企业管理中占据比较重要的作用，很多大型企业的组织架构都是相对稳定的，因为其公司运转已经基本成型，上下级关系以及每部门、职位对应的工作职责也比较清晰，同时，这些成熟企业的行政管理层人才选拔也会更加慎重，选拔途径以及考量方法也更为全面。责任不明、人力成本偏高此类问题往往出现在一些正在成长或者转型的企业中，它们的部门功能划分尚不明确，一些部门和员工会面临权责不清晰，甚至相互扯皮的问题，重复劳动的情况也频繁发生。此类纠纷不仅不能保证人们的工作任务顺利完成，还会为企业内部员工人际关系和人员配置埋下隐患。长期下去，人力成本居高不下，劳动生产率偏低，团队意识涣散，企业必然不能够顺利实现转型升级。在“人才战”打的火热的今天，企业应当再次重视人员管理，合理的、并且超前的考虑行政管理人才结构，在工作硬件、软件以及心理层面进行科学的配置，用更加明确的权责制度去优化员工以及行政管理人员的体验，从而实现优化人力结构，降低人力成本的目的。

（二）传统行政管理缺乏专业性

行政管理在很多人意识里就是办公室的文职工作，这种认识是非常狭隘和浅薄的。不管公司规模大小，行政管理都是这个企业的“中枢神经”，只不过其具体的表现形式与工作内容根据企业各异的实际情况而产生区别而已。目前，很多企业的领导和员工仍然会把行政管理误认为只包括公司规章制度的制定与执行、后勤办公用品管理，或者是将其和人力资源管理、财务出纳等等混为一谈。因此，由此导致的行政管理人员缺乏专业性，责任不明确等问题，以及一线员工对行政管理人员的误解就尤为严重。很多行政管理层员工都是从一线员工做起的，他们可能在专业实操领域技能过人，但是在作为管理层人员时却感到比较迷茫，难以认清自身定位，不能良好的行使其组织、领导以及决策的能力。想要在企业管理模式升级转型的大潮中获得理想的效果，行政管理层人员的自身转变尤为重要，他们在企业中扮演的多重角色要求他们能够更加清晰的认识到专业性的重要意义。

（三）企业数据量大，管理力不从心

对于企业而言，数据管理问题在近几年逐渐凸显，一方面，在现今信息技术的支持下，企业的经营管理仿佛是一个巨大的数据中转和处理的场所，客户信息、员工信息、行业市场数据等等都是企业需要进行管理与应用的。数据的收集、整理与计算能够帮助企业直观地感受到企业经营利润增减以及变化趋势，进而对领导者的决策产生参考意义。能够准确把握行业发展风向、抢占市场先机的人往往是数据分析全面准确的企业，由此可见，谁更快掌握了一手数据，谁掌握的数据更加准确和权威在行业中越具有话语权。然而，现如今大多数企业都面临着一个比较尴尬的问题，就是数据管理问题。早期数据管理比较简易，多是人工计算和保管，很难与现阶段数字化的管理方式成功并轨，数据管理工作人员缺乏经验、专业技能不强，在一些中小型企业，数据信息收集能力不强，数据分析比较狭隘和片面。要知道，未来社会经济发展仍然离不开数据的管理与应用，其作用比重还将进一步扩大，因此，优化数据的管理与分析能力是企业管理以及行政管理的重中之重。

三、企业行政管理模式创新途径

（一）明确权责，优化人力结构

明确的权责制度不仅能够让员工能够清楚了解自己的工作职责，还能够企业管理中为各个部门和每位员工提供准绳和标尺，避免人们因为权责不清扯皮或者引起争端，其公开透明的属性是企业行政管理模式中所必需的。明确权责可以从横向和纵向两个维度采取措施。一方面，从每个部门的功能划分入手，在已有的权责划分现状基础上，针对长期含糊不清的工作进行明确拆分，或者为区分权责划分标准，例如时间节点、区域、资金流向等等都能成为日后工作中划分彼此责任权利的关键要素。另一方面，在同一部门，每个员工的功能权限也需要进行进一步的细化，其岗位职责 、任职资格、以及直线上下级都应该得到确定，有异议的案例应该得到具体分析，长期存在的员工之间的矛盾也应该得到充分调查，以便部门领导能够确定员工是否需要转岗，或者对其岗位职责进行增减。此外，人力结构的调整应该是动态的、与时俱进的，企业行政管理层的员工应该做到善于观察和发现，以便及时对人力配置进行优化。

（二）加强行政管理培训，引入新思路、新方法

在新时期下，学习培训是每个企业都更加重视的问题，不论是行业发展态势，还是企业经营管理现状都在提醒着人们，积极主动的去学习、去直面挑战才是在当下激烈竞争中去的主动权的有效途径。大型企业一般在行政管理层员工培训方面都具备相对成熟的体系，针对不同领域、不同层级的员工，公司都有相对应的课程。在此基础上，公司还应该将培训课堂进行拓展，比如鼓励和组织员工参加企业间的研讨会、行业博览会等等，不仅能在能力和技能层面优化行政管理团队，还能够让他们看到自身与其他公司的差距、取长补短，了解到最前端的管理与经营策略，帮助其形成全局观念，促成企业管理的创新。一些中小型企业可能在资金和硬件上并不如大企业那么完备，但是，他们也可以利用信息网络和共享平台定期对企业行政管理人员进行集中培训，通过网络课程的科普性来拓宽员工的眼界，帮助其更加深入和科学的对当前面临的管理问题、经营问题进行探讨，进而实现行政管理人员业务水平的提升。

（三）借助信息技术，实现科学化管理

随着大数据时代的来临，与之关系密切的信息收集平台、数据演示软件等等也应运而生，企业行政管理工作可以大胆的去尝试利用这些信息工具，来简化自己的工作。比如对每个行政管理人员、或者行政管理模块建立电子档案，将其年度考核分数、劳动生产率、人员架构、投入产出比等等量化指标纳入档案，每次需要对企业行政管理进行评估时能够方便的对历史数据进行比较，同时还能够将考核过程变得公平公开，避免出现一些人为因素对企业常规管理产生干扰。另外，在对员工行为的管理上，人们也可以利用数据演示软件实现公开透明管理的目的。员工的奖惩记录、规范操作流程是否达标，是否受到投诉等等也能利用电子数据进行记录和展示，特别是现阶段一些优秀的可视化数据演示兼具准确性和趣味性，能够让人们产生耳目一新的感觉，更适合年轻化企业的日常管理。作为企业领导者，行政管理形式的创新可以借助现有的信息化工具得以实现，积极的尝试和探索新事物，并将其和企业自身经营有机结合，能够实现“1+1＞2”的效果。

四、总结

企业行政管理改革创新的动力一方面来自于信息技术的飞速发展，另一方面也来自于企业实现集约型管理的强烈诉求。高效的行政管理模式不仅能保证企业决策的及时性、前瞻性，也能帮助企业上下形成良好的工作风气与习惯，实现全员化的高效。企业管理科学性和创新性，不仅会提升其员工队伍的幸福感和凝聚力，还将直接优化企业在市场与行业中的品牌形象，成为企业的第二张名片。行政管理作为企业管理体系的中枢神经，在实现企业内部有序、高效管理的同时，还将会在其长久的生存和发展中起到重要的引领作用，进而开启企业发展的良性循环。