论信息时代的招标档案电子化管理

刘安冬 华润守正招标有限公司

招标档案的电子化管理，是信息时代背景下实现更快更稳定更高效档案管理的关键方法。该方式的利用，不但在人力的使用方面具有极大的节约优势，而且在提升招标档案管理效率方面具有重要意义。因此，推行档案电子化是档案管理技能水平提升的必然结果[1]。在这一形势下，我们就必须对招标档案的电子化管理进行认识的强化，分析其能够发挥的巨大优势，并就存在的缺陷和问题进行解决方案的分析和施行，促进各行业的稳定发展。

一、招标档案电子化管理现存问题

（一）对招标档案电子化管理认识不足

虽然电子化的档案管理形式以其优秀的效能，被社会发展中的大部分企业所关注和运用。但就目前来看，各公司更多的将工作重点，放在各类项目的具体实施，以及资金管理等方面，在对档案发展进步关注度相对较弱。因此，就导致对电子化技术应用到招标档案管理中，缺乏强化的认知和实践。这就导致了招标档案的电子化管理缺乏实际效果，只是一个表面的工程。比如在制度的建设方面，缺乏对这项工作进行针对性管理方案的制定。比如在招标档案管理方面，相关工作人员，只是进行了文档目录的建设，没有把相关的文档扫描到电子信息档案系统中，管理和保存仍然是进行纸质化的管理[2]。

（二）招标档案电子化管理安全问题

由于这种新型的档案管理形式，主要是依靠计算机和互联网络进行相关的处理与传输工作。一方面极大地提高了信息互通的程度，使档案管理人员在进行招标文件的管理时操作更简单、流程更优化、时间更节省。但在另一方面，依靠互联网络实现的电子化管理，在相关文件的保存与管理方面存在着一定的安全隐患。比如在进行管理时，可能由于技术人员的技能素质不够，出现操作失误，进而造成文件的遗失问题。再比如不重视电子化管理网络安全平台的建设，部分不法分子或者竞争对手等，可能会攻击企业档案管理相关平台，对招标文件进行破坏或者窃取等，造成了招标档案信息隐私得不到保障。而重要信息的泄露，则可能造成企业的招标工作失利[3]。

（三）招标档案电子化管理水平较低

首先在制度的建设上，一方面，对档案的录入工作缺乏相关规则与标准的规范，这就导致在不同的档案管理员工，或者在不同阶段的招标档案录入时，出现文件格式以及目录等的差异化。进而造成相关人员无法对企业招标工作，进行统一化的有效整体性管理，造成管理工作的繁琐与低效率。另一方面，对招标档案的后期整理以及对职工的管理制度不健全，这也有可能造成实际管理中的疏漏等问题的出现。其次招标档案的电子化管理存在一定的失实性，由于电子化管理不像纸质文件管理那样，出现修改情况能够被明显地发现，因此，在进行信息录入以及传输时，受到人员操作以及系统崩溃等的情况，就使文件容易丢失或者被篡改等，导致文件的失真[4]。再者在设备选择上，部分企业处于资金节省的考虑，或者由于认识水平的不足，在先进设备的引入上缺乏重视，比如没有添置自动化扫描录入设备，员工依然依靠手动方式进行招标文件的录入，就严重影响了工作效率。

二、招标档案电子化管理提升策略

（一）强化重视，完善管理制度

企业管理层面的认识不足，是导致招标档案电子化管理水平低下的关键因素。因此，必须要使企业的管理层认识到信息化招标工作的重要意义。从领导层提高对电子化管理的重视，从而进一步推动管理的水平提升和制度完善。首先要强化对信息技能人才的引进，从技术层面为电子化招标档案管理打下基础。其次要关注安全防护系统的建设和维护，有效减少档案的破坏与遗失，保证招标信息安全[5]。

（二）加强培训，提升员工水平

许多企业由于对招标档案管理工作都不重视，开展这项工作的员工在技能素养，以及思想认识方面都存在着一定的问题。专业化水平的不足以及技术能力的薄弱，就会影响招标文件管理效果的实现。因此，必须针对这一问题组织相关的教育活动进行人员的技能培训，并建立起选拔与筛查机制进一步优化员工队伍。比如可以请专家进行实地指导、外派人员进行技能学习、营造文化氛围进行思想教育等方法对员工进行培养。

（三）加大投入，提高设备水准

任何一项工作的开展，尤其是电子化的招标档案管理，十分依赖于设备的先进程度以及质量水平。因此为了实现良好的招标档案管理效果，企业必须在设备的资金支出上不能吝啬。一方面，对于新型的信息管理设备要加大投入，比如自动化录入器材，计算机等的选购要根据效果来决定，而不能一味追求低耗资。另一方面，在网络安全管理的平台的建设上，也要加大资金支出，从而强化信息的安全化管理效果实现。设备的选购必须要满足工作开展的性能要求，尽量保证其在较长时期发挥良好效果。

结语：综上所述，电子信息化的招标档案管理，是信息技术发展背景下时代的选择。由于其在招标档案管理中可以发挥十分巨大的效能，有效提升了档案管理工作的效率，因此企业必须针对当前该工作开展时重视性不足、设施器材落后、人员技能低下等等的问题，采取有针对性的措施，促进整体管理水平的提升，为企业的项目建设提供强有力的档案支持，为企业的招标资金核算提供文件支持，进而保证良好工作效果的实现。