新时期人事档案的管理优化研究

栾春生 集安市人力资源和社会保障局信息管理中心

人事档案的管理，与每一个公民的生活、工作、学习息息相关。无论是学生的就业、员工的工作及晋升发展，还是个体基本的社会保障工作，都需要有档案信息作为支撑。人事档案管理，为人才价值的实现奠定了基础，为政府、企业等用人单位提供了数据信息层面的保障，也成为了个体社会保障相关信息的记录载体。新时期，做好人事档案的管理工作有着积极的意义，对个体发展、国家社会的进步等都是有必要的。与此同时，在当下的社会环境下，人事档案的管理活动也面临着更复杂的环境、更多元的要求，由此也暴露出来一些问题与不足。基于此，要解决难题，体现出时代发展的新要求，满足服务对象的多元需求，也需要采取针对性的优化举措。

一、新时期人事档案管理工作的复杂环境与多元要求

（一）人事档案的管理内容日渐丰富

人事档案收录了个体的履历，涵盖了其家庭情况、学业情况及工作情况等多个方面的内容，集中展示出了个体在思想上、行为上的变化，是个人成长轨迹的忠实记录。新时期，因时代进步发展，用工模式的更新优化，个体学习及工作状态的不断变化，带来了人事业务的增加，由此也使得人事档案管理的内容日渐丰富，管理工作所涉及的领域也更加多元，势必会对以往的档案管理形成压力挑战。

（二）人事档案的管理环境日趋复杂

我国人口众多，原本的人事相关的档案管理工作任务就十分繁琐复杂。如今，因用工制度的不断优化更新，流动人口的日益增加，大学生就业环境等的新变化等，使得人事档案管理的环境也变得更加复杂。面对日渐复杂的管理环境，如果人事档案管理依然固步自封，止步不前，势必会导致疲于应对环境的变化，工作中的问题和瑕疵也会随之增加。

（三）人事档案的管理方式有所变化

大数据的出现，对各行各业都产生影响，人事档案管理也难以逃脱这种影响。面对数据信息时代的新变化，传统纸质档案管理模式的弊端也更加凸显，进行数据化信息化的档案管理模式更新势在必行。我国人事部门进行档案管理工作的人员，普遍存在能力素养偏低，尤其是信息化技能落后的问题，难免会阻碍这一工作信息化转变的实现。再加上各方面软硬件设施的制约，导致转型不顺利不成功的问题普遍存在。

（四）人事档案的管理需求日益多元

人事档案管理工作是为“人”而服务的，切实满足服务对象的基本需求，是这一工作的内在要求。如今，公众对档案管理的需求也发生了变化，越来越多的公众不再是对档案“不闻不问”，而是希望了解档案的信息，也希望在档案服务上，人事部门的工作人员能提供切实的帮助及高效的服务。

二、新时期人事档案管理工作的优化对策与完善建议

（一）提高对人事档案管理工作重要性的认识

时代在变化，导致人事档案管理工作的内容、环境、形势都在变化。但无论如何，人事档案管理重要地位不会有所改变。只有认识到这一工作的重要性，改变敷衍的工作态度，才能真正应对变化，采取合理恰当的措施来解决难题，实现工作的优化与提升。

对人事档案管理的工作人员而言，必须要清楚的是，这一管理活动是为人事工作服务的，人事工作又切实关乎到每一个个体的利益，关系到国家层面的经济发展与社会稳定。因此，档案管理工作容不得马虎大意，更不允许存在造假违法行为。同时，人事档案管理理应是动态的、社会化的，应该要不断更新，与时俱进，不应该盲目固执地遵循旧的落后的工作方法，而是要体现出先进工作理念的原则与要求。严格谨慎、与时俱进，以良好的工作态度来面对人事档案管理工作，方能做好这一工作，取得理想的成绩。

（二）营造出人事档案管理工作良好工作环境

新时期，人事档案管理工作面临的工作环境日渐复杂，势必会对管理活动的展开产生影响。要减少负面的影响，理应通过优化工作环境而实现。建立综合的人事档案管理部门，安排专业的、优秀的工作人员来集中负责这一工作。确保部门工作的独立性，专业性，才能为工作的深入具体展开奠定良好的基础。加强软硬件的建设，增加对这一部门的资金投入，以更好地激励其工作人员工作的积极性，提高档案管理的实效。

（三）适时更新人事档案管理工作的方式方法

信息化时代，人事档案管理工作必须要实现信息化的转型。从传统的纸质档案管理模式，逐步转化成为数据化、信息化的管理模式，能够极大地减轻工作压力、提高工作效率，更便于不同主体对档案信息进行汇总及查询。要更新工作思路和方法，首先应该完善软件及硬件设施，增加资金投入，购买专业的信息输入输出设施，以确保档案信息数据化的及时高速完成；其次，要规范管理流程，对于信息化的档案数据，从收集到分类汇总，再到各项管理活动的展开，都应该形成一整套完善的制度流程。严格按照相应的程序来展开，是减少失误，避免出现各种问题的必然之选；再次，要加强人才建设。通过对已有档案管理人员的信息化培训，使他们从整体上转变管理的思维，掌握管理的新方法，遵循管理的新流程，从而最大化地发挥信息化所带来的便捷与优势。

（四）切实满足服务对象对档案管理的不同需求

档案管理服务所面向的对象是多元的，他们的服务需求也是多元的。以谦逊的态度，服务的理念，切实满足不同对象对人事档案管理工作的服务需求，无疑也是新时期工作优化的有效之举。深入群众，了解不同群体在人事档案管理方面的服务要求和需求，进行服务内容及方式的更新创新，才能切实满足服务对象的需求，才能获得更多的好评与认可。