数字化校园建设中AIC系统电子文件归档初探

郭湘仁 湖南城建职业技术学院

随着科学技术的发展，数字化校园建设的逐步完善，学院智能校园系统不断升级，并在全院大力推广使用，由此产生了大量电子文件。这批文件既存在系统中，也存在教职工的电脑中，兼职档案员对它们进行鉴定，打印出来后分类、整理、立卷、归档，即形成了我院现存的纸质档案。在科技不断发达的今天，如何将系统中这批电子文件收集起来，立卷归档，规范管理，建立电子文件档案资源库，实现电子文件的共建共享，是我们值得深入探讨的一个论题。

一、“数字化校园” 理念、电子文件的内涵

1. 数字化校园是以数字化信息和网络为基础，在计算机和网络技术上建立起来的对教学、科研、管理、技术服务、生活服务等校园信息的收集、处理、整合、存储、传输和应用，使数字资源得到充分优化利用的一种虚拟教育环境。[1]目前，学院数字化校园建设采用的是AIC系统，包含教务、学生、辅导员、行政、校情分析与诊断平台、反馈意见、查询信息、申请审批、文件流转、后勤管理十大类，62个模块，基本涵盖了学院日常行政办公的各个方面，实现了办公自动化。

2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。[2]本论文所指电子文件是指各行政、教学部门在教学、管理、服务、办公等过程中形成的电子化文件，它包括文本、图像、图形、影像、声音、数据、报表等形式。

3. 现阶段，学院正在全面推进“数字化校园”建设，档案工作作为学校行政管理工作的一部分，也应该纳入建设范围。同时，档案室工作人员也应以“数字化校园”为契机，推动档案工作信息化建设，规范电子文件的管理，这不仅是适应新时代档案资源开发利用的要求，也能为学院数字化档案馆的建设奠定有力的基础。

二、数字化校园建设中电子文件管理现状及原因分析

1.缺乏“数字化校园”的档案建设理念，电子文件未归档。目前，学院大部门行政审批工作都是通过AIC系统处理，不同的审批内容流程不同。以一般发文流程为例，它包含“申请人―部门领导批示―党政办文秘审稿―党政办主任审批―主管院领导审批―党政办文秘审核―档案室归档―反馈给申请人”八个环节，申请人收到系统反馈的通知后，即可到文秘科打印红头文件，开始办理业务，相关纸质文件归档，电子文件环节终止。AIC系统中审批的电子文件只有各个环节的传阅人可以查看，随着工作调动，其他人员查阅相关资料需要请流程传阅人提供帮助。而在实际工作中，为确认审批结果的真实性、有效性，我们通过AIC系统调取电子文件查看数据内容的频率很高。虽然流程中设置了“档案室归档”环节，档案室工作人员可以查阅，但这些电子文件只是零散地储存在系统中，缺乏系统的管理，利用起来非常不便，对于学校来说，是一种资源浪费。因此对这批文件进行综合管理非常有必要。

2.缺乏电子档案管理系统，电子文件无法归档。在数字化校园建设过程中，学院没有将档案工作纳入其中，故电子文件归档工作也未启动。在AIC系统中，审批事项处理完毕后即呈现完结状态，没有档案管理系统与AIC系统对接进入下一步操作，电子文件无法进行归档。这批电子文件存于AIC系统中呈几何倍数增长，如出现系统服务器崩溃或损坏情况，很容易丢失。学院智能校园系统由CRP变更为AIC过程中，部分资料未导入新系统，如需查阅相关资料，要请信息中心工作人员帮忙调取，如该资料没有纳入纸质档案保存范围，年久失管后将无处可查。因此，我们要推动电子文件规范化管理，将电子档案作为长效机制去完善。

3.缺乏管理规范和标准，电子文件无从归档。AIC系统上的电子文件是由各职能部门草拟上传的，由于没有统一的标准，文件的格式排版各式各样，类型也不尽相同，造成电子文件归档困难。申请部门工作人员提交的审批事项在AIC系统上办理完毕后，没有具体可行的电子文件归档制度和操作步骤来指导他们进行归档工作。而且电子文件的数据管理标准、归档方式与程序等方面的工作要求不到位，技术操作人员也无法对电子档案管理系统进行相关模块的制定、工作流程的设计、操作规范的设定。档案管理人员接收这批电子文件后，没有实施细则指导立卷归档工作，也无法提供高效的利用服务。

三、数字化校园建设中电子文件管理对策

1.推动“数字化校园”工作开展，建设电子档案管理系统，提升技术水平，加强大数据利用。实现AIC系统电子文件归档工作，需要在AIC系统新设一个模块，将处理完毕的电子文件导入电子档案管理系统，导入后的电子文件附审批流程，且内容不得修改，并记录导入时间、导入人员等相关信息。电子档案管理系统应设置以下模版：接收模版，负责接收AIC系统或其它系统以及直接导入的电子文件；部门预立卷模版，负责对导入后的电子文件进行分类、整理、组卷、提交审核；档案管理模块，负责审核接收部门立卷电子文件、整理入库、综合管理、进行档案鉴定和档案检索、编研统计等；系统管理模块：负责档案的管理设置、系统功能设置、模版结构设置、用户管理设置等。同时，我们要建立两个系统之间数据互通的关系，即电子档案管理系统接收来自AIC系统的电子文件完成归档，AIC系统可以利用电子档案管理系统查询相关信息，实现数据共享。

2.加大“数字化校园”的档案工作力度，推行电子文件即时归档机制，加强电子文件前端控制与事后监管。我们应当将电子文件归档工作纳入学院档案工作规范，落实工作责任，明确分工，调整归档工作步骤，改“末端”归档为“前端”归档，逐步形成审批与归档并行的工作流程，做到“谁产生、谁归档”，即AIC系统电子文件处理完毕后，经申请人鉴定需要存档的，导入电子档案管理系统，由部门兼职档案员进行预立卷流程操作，档案室工作人员负责档案的日常管理及审核接收工作，实现电子文件预归档，待纸质文件一并移交时，完成正式归档，同时，要在纸质档案盒的备考表或归档文件目录的“备注”栏中填写电子文件的存储位置。由此实现纸质文件和电子文件同步归档的“双套制”管理模式，确保电子文件真实性、完整性、有效性，为后期信息资源共享创造有利条件。

3.深化“数字化校园”的档案理念建设，完善电子文件归档制度建设，创新管理机制与统一管理标准。随着“数字化校园”工作的推进，AIC系统平台上累积的电子文件，都是今后核实相关工作的重要凭证，具有很大的参考价值。因此，我们要根据上级档案部门相关规定，通过对纸质文件归档要求的研究，划定电子文件的归档范围，确立基本依据，制定具体可行的实施细则，如《电子文件管理办法》、《电子文件归档工作规范》、《电子文件材料的归档范围和保管期限表》、《电子档案移交接收办法》等，逐步形成电子文件在线办理审批、立卷、归档、保存、利用的长效工作机制，确保电子档案服务工作顺利开展。

四、实现电子文件共建共享

1.在大数据时代，文件归档工作逐渐脱离传统的管理模式，走向了数字化和智能化。我们可以在电子档案管理系统中设置档案利用服务功能，归档部门可以通过归档系统直接调阅本部门的存档资料，其他借阅者通过电子档案管理系统提交申请资料，经归档部门同意，档案管理部门审核通过后，即可从系统中查阅相关资料，无需借阅者来到档案存放地查阅，也可以同时为多人提供同一份文件，大大提高了档案利用的效率，实现电子文件共建共享。

2.电子档案使用数字介质保存的，能代替原件使用，可以减少对档案原件的反复调阅，减轻了档案原件的损坏，不仅有利于档案的永久保存，还能减少复制和备份成本，提高了档案管理的安全性。同时，利用移动存储介质将电子档案备份异地保存，这样即使纸质档案资料出现天灾人祸的情况，还有电子备份资料，档案不致于遭到毁灭性的破坏。如果纸质档案材料字迹模糊褪变或照片档案出现污损残缺，也可以借鉴电子档案进行修复，使电子档案与纸质档案相辅相成。

任何载体的文件价值都要遵循一定的规律，在不同的生命运动周期内，发挥着其本身所具备的价值和功能。[3]在数字化校园建设中，启动AIC系统电子文件归档工作，利用电子档案管理系统规范管理，实现数据共享服务，是电子文件价值最大化的体现。