探索新经济形势下档案管理工作的新思考

2019-01-27韩健飞

中小企业管理与科技 2019年10期

韩健飞

（潍坊日报社，山东潍坊 261041）

1 新经济形势下档案管理工作存在的问题

改革开放以来，随着我国社会主义市场经济的不断发展和经济管理体系的不断完善，档案管理作为企业部门管理工作的重要内容之一，其管理质量和管理效率也逐渐受到了企业高层管理人员的广泛关注和高度重视，但不可否认的是，在新经济形势下，由于部分企业受传统档案管理模式根深蒂固的影响，从而导致目前企业档案管理过程中，仍存在以下显著问题。

1.1 档案管理人员的综合专业素养有待提高

近年来，在我国社会主义市场经济建设进程不断加快的当代社会，高端综合型技术人才成为了推动企业发展的中坚力量，各项管理工作的开展都离不开专业人才，档案管理亦是如此，但从目前来看，在当前档案管理由传统纸质档案到电子档案的过渡过程中，企业为降低成本支出，仍旧聘用传统档案管理工作人员进行电子档案的管理，而从某方面来讲，由于电子档案管理大多依靠计算机进行操作，而传统的档案管理工作人员由于自身素养水平未能达到管理标准，不仅严重阻碍了档案管理工作的顺利进行，更对企业的整体发展带来了极为不利的影响。

1.2 企业的档案管理体系不健全

经大量科研数据分析可知，企业在进行日常的运转过程中，很多工作的实践都离不开资料信息，由此可见，档案管理在企业的发展过程中起到了十分重要的作用，但不可否认的是，目前我国很多企业的档案管理工作体系其实是不健全的，从而导致在进行档案管理的过程中，一方面档案管理工作人员不能参照档案管理的相关制度开展档案管理工作，极大降低工作效率的同时也给企业的发展带来了极为不利的影响，而另一方面由于系统档案管理工作制度的缺失，导致很多工作人员在实际作业过程中无法参照传统工作流程进行实践操作，档案缺失、档案丢失情况屡见不鲜，不仅不能满足新经济形势和背景下档案管理工作规范化的基本需求，同时也对企业的发展带来了巨大的影响。

1.3 企业档案管理工作未得到足够的重视

在进行档案管理过程中，由于部分企业以及工作人员受传统档案管理根深蒂固的影响，在日常的档案管理过程中，一方面，企业的工作重心仍始终未有所改变，仍旧放在升级硬件设备和提升相关档案管理人员的综合素质方面，却忽视了档案管理的规范化，从而严重地阻碍了档案管理规范化目标的实现，另一方面，由于企业员工自身对管理工作的不重视，从而导致消极怠工情绪的产生，进而导致很多管理工作都无法落到实处，更严重者还会导致档案的缺失，影响档案管理工作的顺利进行。

1.4 新经济形势下档案管理过程中高科技的应用还不是很普遍

近年来，电子信息技术的不断发展和广泛应用，在便捷人们日常生产生活、提高企业生产效益的同时，计算机网络的应用在某方面而言显著地推动了各行各业的进一步发展[1]。虽然相较于传统的档案管理工作，新经济形势下，其在效果方面取得了一定的成就，但与当前企业的发展预期目标仍存在一定差距，而导致这种问题出现的主要原因是档案管理过程中高科技的应用还不是很普遍。

2 新经济形势下档案管理工作的优化发展策略

2.1 加大对档案管理工作人员的培训力度

根据相关数据调查显示，从目前来看，档案管理工作人员自身管理技能和综合素养水平的高低，在一定程度上对档案管理工作的管理质量和管理效率具有重要影响，因此，在新经济形势下，为从根本上有效地提高企业档案管理工作的整体效益，加大对档案管理工作人员的培训力度，增强员工管理技能和综合素养是确保企业长期稳定发展的重要基础和根本前提，即在日常的档案管理过程中，一方面，企业需定期对档案管理人员进行教育培训，使其在明确自身工作职责的基础上，提高对档案管理工作重要性的认知，然后再通过采取建立科学有效的奖励机制和责任体制，从根本上极大地调动管理工作人员的管理积极性，进而为后期企业的良好发展打下坚实基础。另一方面，为从根本上提高档案管理工作的工作质量和工作效率，管理人员在日常的档案管理过程中，还需加强对档案总体检查的重视，当发现存在档案缺少或遗漏问题时，需及时上报企业相关负责部门和负责人员[2]。

2.2 建立健全档案管理体系

从目前来看，要想从根本上切实保证档案管理工作的规范化运转，建立、健全完善的档案管理体系，是目前各企业在激烈市场竞争中保障自身竞争优势最大化发挥的重要基础和根本前提，原因是在大数据时代下，企业的档案信息呈现出多层次的发展趋势，倘若未能形成一套专业完善的档案管理体系，不仅极大地增加了档案管理工作的工作量，同时还显著地降低了档案管理工作的工作质量和工作效率，对企业的整体发展带来了极为不利的影响，因此，在日常的档案管理过程中，一方面，企业应加快完整管理体系创建的进程，并在管理档案时采取“对相近档案进行整理归类、对不同种类档案进行划分”的整理原则，以期切实保证档案管理的科学性、合理性和有效性。另一方面，企业在进行管理时，还可以采取建立网络档案平台的管理策略，即通过将相关档案信息录入网络信息平台中，然后利用计算机技术自动分类整理，实现信息化管理，在降低工作人员工作强度的基础上，还从根本上确保了网络中档案信息的真实性和完整性。

2.3 加大对企业档案管理的资金投入，优化档案管理流程

改革开放以来，随着我国社会主义市场经济的不断发展和经济管理体系的不断完善，在经济新形势下，为从根本上提高企业档案管理工作的工作质量和工作效率，最大限度地确保档案管理规范化的实现，一方面，基层政府机构需加大对企业的档案管理资金投入，通过建立专门的档案资料管理室，引进一些先进的档案管理基础设施，从而在显著增强档案管理设备先进性的基础上，为档案保存创设良好的环境[3]。另一方面，在日常的档案管理过程中，企业还需成立专门监督检查小组，对档案管理工作人员的管理工作进行监督检查，以期在降低档案丢失和遗漏概率的同时，显著地提高档案管理工作人员的管理质量和管理效率，进而为企业的发展打下坚实基础。

除此之外，在日常的档案管理过程中，伴随企业数量的不断增多和企业规模的逐渐扩大，在日常的管理过程中，大多数企业的档案管理问题的发生率也在逐年上升，进而对企业的整体发展带来了极为不利的影响，因此，为从根本上改变当前档案管理工作效率低下的现状，对档案管理工作流程进行优化成为企业现阶段发展的重要基础和根本前提，即档案管理部门在与其他部门紧密合作的基础上，需加强对工作人员工作职责的落实，确保其在日常的管理过程中，严格按照工作流程进行操作。