利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力

王士娇

（迁安市档案馆，河北 迁安064400）

1 引言

大数据作为当今社会发展的重要应用技术，不仅能够快速处理日益复杂繁多的数据，而且可以有效保证数据运转稳定以及存储安全，是当下众多领域都在不断探索和发掘应用创新的重要技术。以信息管理为核心的档案管理工作，将大数据融入其中可以有效解决面临的档案信息量大、复杂等问题，规范档案管理工作内容，提高工作效率和服务能力，是构建现代化档案管理体系的重要组成部分。

2 利用大数据进行档案管理工作创新的必要性

档案管理工作需要结合时代发展要求进行创新，包括工作内容与管理模式等多个方面，利用大数据进行创新发展不仅是因为其本身就是当下社会发展的重要应用技术，而且在于大数据与档案管理工作具有密切的关联性，对于档案信息整合、资源开发以及服务能力提升都有巨大的促进作用。

2.1 档案信息整合需要结合大数据的应用

随着信息技术以及大数据的接连冲击，导致档案管理工作在短时间没能及时进行档案信息的全面转化，进而造成很多信息记录是由纸质、图像、数据等多种形式结合，而且在管理形式上出现各种不同类型、不同数据库下的档案信息管理，并且彼此间并不能完全兼容，出现孤岛型档案信息分布的情况。借助大数据可以尽快整合各类型档案资源，转化为数据存储，一定程度上可以有效避免出现档案信息遗漏丢失情况。

2.2 是档案信息资源充分开发的需要

档案管理工作主要就是国家、社会以及企业保存档案信息并提供相关服务，机构内存储着丰富的信息资源，但在以往工作中，由于信息处理能力有限，技术应用不足，以及管理人员档案意识不够强，这些信息资源的价值没有被充分发掘出来，再加上现今更多的数据资源源源不断地融入进来，根本不是人力能够处理完成的，需要结合大数据技术进行数据处理分析并整合，盘活所有的档案信息，将其中的价值发挥出来，具有巨大的社会效益和经济效益[1]。

2.3 是服务能力提升的需要

档案管理工作制度的完善以及工作内容的明确都需要利用大数据辅助实现，当下的档案管理已经从实体管理转变为知识管理，不再是以往简单进行档案信息借阅利用，用户更多的是需要信息的分类整合、资源归纳，需要更加全面系统化的档案信息服务平台。同时，海量的数据处理以及精准的信息获取都需要结合大数据实现，提高数据处理效率以及资源的完整性、促进资源存储成本降低、增加平台互联等，都能够促进服务能力提升，这对于档案管理及服务趋向专业化、规范化以及高效化都是重要的推动力[2]。

3 借助大数据进行档案管理模式创新及服务能力提升的策略

3.1 创新管理工作思维，树立大数据应用理念

在档案管理工作中融入大数据的不仅是相关技术，更是大数据应用理念，是对传统信息化档案管理工作的创新，以推动档案管理工作中服务水平的提高。在实际的应用过程中，大数据理念需要充分融入档案管理工作中，包括管理人员、管理制度、资源联动等，更有利于提升大数据技术的应用效果。

首先，管理人员需要在工作中树立大数据应用理念，树立起数据就是资源的工作意识。档案信息本身就能够转化为数据，很多社会中的数据也能够转化为档案信息作为重要的应用资源，所以要对工作人员多进行相关思维方式以及工作敏感度的培养，使其在工作中不仅要以客户实际需求为工作准则，也要注意对数据资源的整合，进行系统化地分析存储[3]。

其次，在管理制度完善上借助大数据应用理念。坚持网络为体、创新为用的档案管理制度基础，充分结合共享性开发应用理念，在管理制度的完善中秉持数据开放，并构建更加便捷的应用模式，如将各类图形图表与文字结合，使信息资源更直观；再如关联的信息之间建立链接通道，使用户可以更方便快捷获取相关资源等。在资源共享过程中，能够实现对档案信息管理操控性的加强，促进内容的完善，使得管理形式在与社会充分结合的前提下进行创新发展。

最后，大数据应用理念在档案管理资源联动上的应用。不同于以往的档案管理按照各种小规模存贮方式结合信息检索进行档案的选调，当下社会中数据量大大提高，数据内容不仅繁多，而且对于数据的检索获取都提出更高的要求，传统的管理模式效率不高，已经无法满足实际需要。大数据背景下的档案管理工作中应建立联动机制，使档案处理具备跨平台、跨数据库和跨系统的综合应用能力，以确保档案管理人员对档案信息进行有效地检索、管理和应用，满足当下社会发展的需要。

3.2 创新管理工作内容，数据化结合数字化

档案信息管理的数字化是基础，但是数据化应是核心，将各种信息转化为二进制数字结构可以输入并存储在计算机中，但是如果不转变为数据化，其本身不仅在整理分析上存在困难，而且不容易检索，对于用户信息的索取与利用造成很大阻碍，所以实现数字化与数据化的结合是重要的创新内容。数字化在进行管理和信息安全存储上有很好的应用效果，而数据化在信息分析处理和整合上能发挥出更高的价值，所以要利用大数据构建起二者之间的关联系统，构建起安全性综合性兼备的管理体系。构建起以数字化为基础，以数据化分析整理为核心的生命周期的规范标准，并在档案管理者中坚持共享与开发原则，建立起资源收集、资源分析、资源转化、资源管理、提供服务以及数字化存储的科学数据管理系统，按照规范标准进行实际的管理工作和具体操作，确保管理工作的质量和效率。

3.3 创新管理工作形式，建设高效服务平台

创新管理工作形式，建设高效服务平台是提高档案管理服务能力的重要环节，主要包括三个方面的建设工作：管理人员的能力建设、利用先进技术构建智慧档案管理、落实管理制度，当然这三个当面多少与管理工作理念、管理工作内容的创新有所关联，一者是能力提升的基础，二者是促进服务能力更好发挥。

管理人员的能力建设，需要在大数据应用理念的基础上进行，经常性进行专业技术和服务能力的培养，多给予管理人员学习和开拓视野的机会，并注重以人为本理念，健全人才培养机制，营造良好的人才发展氛围。同时，根据当下社会发展以及档案管理部门实际的情况实现工作转型，跟紧社会发展，打造一批档案管理中坚力量。

智慧档案管理的建立，结合社会大数据应用，打造智慧档案管理模式。一是通过在线管理系统，对用户信息进行详细记录，根据用户各种档案信息的利用率，进行档案资源的合理配置，优化档案管理服务内容；二是借助大数据分析，构建满足不同客户需求的个性化服务项目，并打造全面的档案资源管理平台，尽可能多地满足用户需求。

落实管理制度，管理制度创新与落实是保证服务工作效果充分发挥的关键内容，在具体工作中，需要建立详细的制约机制，以健全刚性的考评制度作为核心，结合严格的奖惩制度，为档案管理创新发展与服务工作提供坚实的保障基础，促进档案管理事业的效果得到充分的发挥。

4 结语

总之，在大数据背景下，档案管理模式创新和提高服务能力必须要结合大数据应用，不仅是重要技术，更是相关发展理念，结合管理内容与管理形式上的创新，共同打造完整高效的档案信息管理与服务平台。同时，在未来的发展过程中，仍旧需要有效结合当下新技术新理念的出现，紧随时代发展的步伐进行管理创新、服务创新，保持健康稳健的发展状态。