办公自动化（OA）系统在企业信息化管理中的实践与应用

2019-01-27方静

中小企业管理与科技 2019年20期

方静

（中海油销售湖北有限公司，武汉430022）

1 引言

在当前新的经济形态下，市场信息千变万化，这对企业的建设管理提出了较高要求，只有在掌握大量数据信息的基础上实现高效的办公管理，才能为企业创造丰富的经济效益和社会效益。在传统的企业办公管理中，纸质办公使得办公效率较低，且数据容易出现误差，制约了企业的进一步发展。基于此，OA 系统在企业管理中得到了广泛的应用，有效提升了企业办公管理的效率和质量，对于现代企业的发展意义重大。

2 OA 系统设计的基本原则

OA 系统通过应用信息管理和数据集成技术，实现了ERP系统的资料管理，并保证了企业办公资料共享和应用的质量。现阶段，OA 系统是企业信息管理的核心[1]。在OA 系统设计的过程中，设计人员应遵循以下原则：

第一，OA 系统应具备一定的数据管理功能。一方面，在业务流管理中，办公人员在终端设备上输入关键词，即可实现关键词下所有业务流的有效查询；另一方面，基于OA 系统，管理人员可以将一些无效的业务流删除，实现系统资源高效整合。第二，数据集成功能是OA 系统应用的基本原则。从本质上讲，OA 系统数据集成是一个数据分析和处理的过程。第三，OA 管理系统研发应用的目的在于实现办公自动化，提升企业办公的效率和质量。OA 系统应设置一定的信息发布区域，为企业的信息发布和管理搭建平台，实现决策管理信息的高效传递。第四，OA 系统还应具备支撑移动办公的功能，从而满足员工异地办公的实际需求。

3 OA 系统在企业信息化管理中的具体应用

新时期，随着办公智能化的不断发展，OA 系统在企业信息化管理中的应用愈发普遍，其在改变企业办公模式的同时，提升了企业的办公效率和质量。

3.1 OA 系统的建设目的

OA 系统是基于企业ERP 软件项目管理体制形成的一种全新管理方式。在管理实践中，其注重质量管理体系的构建，并充分开发和应用现代信息技术，整合了市场资源和企业运行资源，实现了企业的高效化办公。从OA 系统的建设过程来看，其出发点包括：

第一，全面捕获和应用市场信息。新常态下，市场信息对于企业的发展意义重大。然而，在传统纸质办公中，办公人员对于市场信息的收集、整理、利用能力较弱，制约了企业的发展。新时期，进行OA 系统开发建设的首要目标就是高效化地采集信息，并实现信息共享。第二，创新企业工作模式，实现“工作流”的全面优化。具体而言，通过借助OA 系统，企业的各个单位实现高效协同办公，在提升企业办公效率的同时，降低了企业的办公成本，使得企业管理水平达到全新的高度。

3.2 OA 系统的应用功能

与传统办公方式相比，OA 系统的功能十分强大，其能有效地满足当前企业信息管理的需求，实现企业日常办公业务的开展和信息的共享及处理。从管理过程来看，个人事务、项目管理、日常业务、论坛管理、系统设置是企业OA 办公系统的五项基本功能。

就个人事务管理而言，其包含了待办任务、日程安排、电子办公、出差事物等内容。在项目管理中，企业项目管理的内容具有繁杂性，即办公人员不仅要进行设备管理、车辆管理、招标管理，还应注重任务分配和考勤工作的开展，此外，考核和激励员工也是项目管理的重要内容。利用OA 系统开展日常业务时，应及时地更新企业公告和新闻动态；建立企业员工的通讯簿；管理企业动态和编制工作计划，深化企业文化建设。论坛管理是企业员工进行信息交流的重要平台，在日常管理中，办公人员既要保证回复信息的有效性，同时应注重对科研生产、质量安全、科技情报的保密管理。此外，在OA 办公系统的设置中，应加强对用户管理、组织管理、权限管理等要素的统筹协调，提升用户的辨识度，实现OA 系统的高效管理与应用。

3.3 OA 系统的安全管理

在互联网时代下，网络信息的安全管理显得极为关键。现代企业的发展中，在利用OA 系统进行办公的过程中，应注重信息安全的有效控制。一方面，应通过B/S 方式实现终端用户对其数据的访问；另一方面，在用户访问过程中，应改变传统的“用户名+密码”的访问认证形式，创新性地使用数字证书、PKI 技术进行终端用户身份的确认，从而防止OA 系统数据被非法访问或破坏，提升OA 系统应用的安全性、有效性。