技术服务项目文件控制管理与策略

王钧

（中国核电工程有限公司，北京100086）

1 引言

技术服务项目是指为核电厂、核化工、核设施退役和乏燃料后处理等项目提供的技术支持与服务工作，其特点主要表现为周期短、业主要求高和设计任务紧，同期开展的项目数量大，专业多，工作接口复杂，项目文件管控难度大，因此，要实现项目顺利验收，确保项目文件保质保量按期交付业主，应重视文档控制管理对推进项目进程和保障产品质量所发挥的积极作用。

在中国核电工程有限公司业务文档一体化和文档全生命周期管理原则和指导思想下，项目文档工作应摒弃过去被动接收文件的管理模式，主动介入项目前期各业务环节，及时协调业主建立项目专用的通信渠道，确保内外部工作接口顺畅以及项目信函、资料分发流转及时准确高效，并通过程序规定项目参与方对文件归档质量和进度的职责范围和管理要求，统一文件发布归档流程，执行项目全过程的文件控制与管理，从而保证文件资料记录在项目全过程按照科学、统一的标准生成和流转，为项目建设活动的实施与持续改进提供最佳的方法和途径。

2 技术服务项目文件控制管理的必要性

2.1 项目文件是项目活动全过程的重要见证

项目文件是反映项目建设全貌的真实记录，除了交付业主的成果文件外，还包括在项目策划、合同签订、任务/计划下达、项目实施、完工验收、支付结算和考核评价全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件资料。它们是项目各个阶段、各项业务管理经验的积累，为优化项目管理，实现项目的进度控制、质量控制和成本控制等目标奠定了基础；它们还是项目结算或违约索赔的重要依据和凭证，在维护施工方合法权益、推进项目验收等方面起着不容忽视的作用。

2.2 文件控制管理是促进项目顺利实施的有力保障

从项目业务进程维度来看，设计文件的出版任务非常紧迫，要保证项目进度按计划执行，项目文档管理部门应重视对项目前期与业主的往来信函、各单位备忘录、各工种互提资料，以及专业部门在业务活动中产生的管理文件进行及时收集、分发、保存等文件控制管理工作，这些文件资料不仅是项目管理者了解项目进度、解决存在的问题和快速做出重大决策的管理依据，也是项目文件编制者进行设计分析、输入必不可少的重要材料。

从文档一体化进程维度来看，项目产品质量要得到有效控制和保证，文档管理工作应主动介入文件源头，组织各专业部门梳理、识别产品质量形成过程中具有保存价值的各类文字、图表和声像等全部文件，明确项目参与方的工作职责和范围，对项目全过程有价值的文件从编号、格式、编制、审批、发布、分发、存档、更改和作废等环节实施控制，以保证项目文件的时效性、准确性、完整性和可追溯性，从而达到提高项目产品归档质量和项目成果顺利交付业主验收的目的。

2.3 技术服务项目文件管理和控制难度大

首先，通信渠道编码规则不统一。技术服务项目对外通信一般遵循业主单位原有的通信渠道编码体系，信函管理较被动；再加之每家业主单位通信规则各不相同，甚至有的单位会根据项目规模或机组堆型的不同采用不同模式的通信规则，从项目管理的角度来看，多家单位多种通信渠道并存的管理模式不利于项目标准化管理和文函快速分发流转。

其次，工作接口多，文件分发流转时间长。参与项目文件编制的设计单位主要有七家，其中有两家分公司的成品文件要通过EMS 邮寄到项目部文档，故对于异地提交文件的单位，其交接方式和要求不同于总部各家设计院，文件问题处理难度较大。文件内部流转审查批准环节，延长了项目文件归档到公司文档、交付给业主的进程；对于周期短的项目，文档员需在五天内完成登记、分发、存档、数字化加工和交付业主等一系列工作，任务非常重，对文件控制管理水平要求高。

第三，核电堆型种类多，如M310+、华龙一号、VVER、CANDU 和AP1000 等，不同堆型电站的文件编码体系和标准各不同。为了保证归档文件属性标识准确、格式规范，项目参与方需在文件产生、分发、归档各环节投入大量人力对其把关。

第四，同时开展项目的数量多，任务等级、类别不同，受委托改造的深度和广度影响，不同项目产生的文件数量和种类也不同。

第五，专业性极强。核电工程建设工艺庞杂，涉及堆工、电气、仪控、机械、给排水、暖通、建筑、结构、气体、通信、布置、焊接、同位素、定期试验等几十个专业工种，设计输入常常依赖各工种互提资料后进行，对项目文件的设计输入进程有一定的制约和影响[1]。

3 技术服务项目文件控制的策略和方法

3.1 纳入合同管理

合同文本是项目执行的法律依据，是项目建设单位约束项目承接单位按期交付合格产品的最有效措施，项目文档作为项目管理的一部分应参与招标、投标文件及合同文本有关文件资料提交条款的编制与审查工作；文件资料条款要明确双方职责范围、执行标准和程序、文件提交时间、内容、介质和数量等，是项目文档开展工作需参照执行的重要依据之一。

在签署专业分包合同时还应注意文件资料条款内容要与上游合同相关要求保持一致，且各分包单位之间的执行标准也要一致，并把文件交付质量和交付进度纳入合同验收支付环节以确保项目按计划顺利实施。

3.2 建立健全项目文档管理制度

项目文档管理制度建立既要遵循国家相关法规标准和公司文档管理的要求，又要结合项目文档工作实际，推行公司文档一体化管理指导思想，组织专业部门梳理、识别业务环节产生的项目文件归档范围与保管期限，搭建项目文档分类与结构，明确接口职责、规范管理要求和工作流程，使文档管理工作开展有章可循、有据可查。

3.3 项目文件归档进度控制

项目文件归档进度控制离不开各业务环节专业部门、设计单位的协作和支持，只要项目全过程各环节进度得以控制才能保证项目产品按计划提交，实现项目顺利验收。

3.3.1 建立顺畅的通信渠道

技术服务项目通信渠道管理有别于工程总承包项目，项目部同时服务于多家业主单位，且同一家单位全年有多个项目开展，信函往来十分频繁，因此建立标准统一顺畅的通信渠道显得尤为重要。

为了保证同一项目各类文函在系统上及时准确分发，确保计划进度跟踪、文件分类存档和提供利用，自2017年9月起，实行收文先交由计划部统一取项目号，再经项目文档登记分发，这一举措有助于项目主管领导根据来文轻重缓急快速批文，以及项目经理、设总和设计经理及时知晓所办项目进程。

3.3.2 加强项目文件出版任务进度考核机制

项目文件出版进度由计划部下达任务通知单到设计单位并对执行情况进行跟踪、预警和考核，项目文档配合计划部在IED 清单据实登记文件的提交日期、存档日期和交付日期，作为其考核设计单位和相关部门任务执行效力的依据。

为有效督促设计工作及时执行，计划部要求设总/设计经理填写任务时注明部分设计文件/图纸为“考核点”，并将考核点纳入技术服务板块对设计单位JYK 考核计分挂钩，大大提升了项目进度管理水平。

3.3.3 优化设计审签流程，提高项目进度

为明晰设计单位审签职责和权限，提高设计校审和设计质量评定进程，设计管理部编制了《技术服务项目设计文件审签规定》，要求文件的编校审签、批准统一由设计单位按要求完成。由此，改变了过去设计输出文件在设计单位内部编校审签后再交由项目部审签、批准等责任边界不清晰、流程繁冗重复的问题，大大缩减了设计审签流转过程，加快了文件归档和交付业主的进程。

3.3.4 提高项目文件归档进度的措施

为避免文件分发流转延时影响项目总体进度，项目文档通过程序规定项目成果文件从任务下达、设计单位提交、归档公司文档到交付业主的工作职责、管理要求和流程；在项目前端密切关注文件出版任务，及时采集项目信息，如项目号、项目名称、项目经理、承担单位、计划完成时间，提前对项目文件总体进度以及项目责任人做到心中有数；如实记录文件从接收、分发、归档到交付业主的日期，作为项目经理、计划工程师跟踪、督促和考核项目进度的依据。

3.4 项目文件归档质量控制

项目文件归档质量由设计质量和表观质量两部分组成，项目文件从产生到归档要经过设计单位、项目部和公司文档层层检查把关，最终全部符合业主的项目验收标准。但在与设计单位交接检查文件时发现存在诸多因素影响文件归档进度，其中表观质量的文件标识错误尤为突出，如工程号、图册（文件）名称、内部编码、外部编码、版次、状态、密级、子项号或系统号和专业等。

通过对设计单位的设计输出、设计文件审签等程序学习了解，设计单位自身具备健全的文件审签制度和人力配置，由于文件表观质量是对工程建设影响极小的图面格式、文件标识等易辨识修正的内容，由编制者自校、校对者校核；另一方面，为保证设计质量，将大量人力投入到设计内容质量的审核、审定上，仅设置两级校审，究其原因主要是由文件编校环节疏忽。

为避免因图面质量不合格退回设计单位整改，影响后续文件归档、送印、数字化加工等工作，项目文档梳理了各单位相应职责，归纳常见的质量错误并形成检查列表，并将文件提交要求、文件质量要求以及工作流程固化到程序里，使文档员处理文件快速准确又得心应手。同时设计管理部组织设计单位进行不定期的文件图纸标识相关培训，加强文件检查质量问题统计和定期反馈机制。

4 结论

技术服务项目文件控制管理工作是一项长期持续的工作，在项目文档管理实践中，通过合同管理、建立健全项目文档管理制度、文件归档进度控制和文件归档质量控制四个方面的控制管理和策略，实现了业务前端文件形成源头的管理控制，使项目文件在项目全过程中按照科学、统一的标准产生发布、分发流转、整理归档、保管利用和交付处置的管理运作，从现实意义上看，有利于按期保质保量地实现项目顺利验收，获得经济效益；从长远意义来看，项目文件的利用和经验积累有利于促进项目技术优化和改进，拓展技术服务市场。