医院信息系统采购管理探讨

赵予涵

北京大学第一医院 医学装备处，北京 100034

引言

信息化是现代医院发展的必经之路。我国医院的信息化建设随着信息技术的不断革新、医疗卫生改革的不断深入迅猛发展[1-2]，各大医院采购信息产品的规模逐年加大，尤其是各类信息管理系统的开发，成为医院信息化建设的主要内容。信息系统采购与货物类采购有较大区别，尤其是软件部分，作为无形的资产，有其特殊性，而医院的信息系统更为复杂，这是医院本身的功能所决定的。医院的信息系统不仅要具备信息系统的一般功能，还要支持以患者为中心的医、教、研活动[3]。集多种特质于一身的医院信息系统成为医院采购项目中的难点。从文献查阅可以看出，大量的研究集中于医院信息系统的开发和使用，涉及采购的研究相对较少[4]，而被忽视的后者实际上是医院信息系统能顺畅运行并有效发挥作用的根本保障之一[5-6]。本文将对针对医院信息系统采购流程管理的实践进行相关探讨。

1 医院信息系统采购项目的特点

1.1 差别化的采购需求具有多变性

医院信息系统项目的开发需求是信息技术与医院管理规章、制度流程和思想文化相结合的产物[1,5]，另外还受使用者的主观偏好和操作习惯影响，因此是“因人而异”的差别化需求[7]。同一类信息系统在不同医院、不同科室间会存在很大差别。因此尽管是同一种产品，采购流程和经验也很难简单的复制和借鉴。

信息产品或服务具有双向性，一个信息系统的开发是客户与供应商之间提出需求与反馈需求的不断循环的过程[8]，需求参数会随着制度流程的优化而不断调整，甚至发生颠覆性的改变。信息系统的采购进度会受到需求多变性的影响。

1.2 报价策略多样和信息不对称

信息产品价格影响因素复杂，供应商会依据人力、消耗资源等生产成本及基于产品的技术价值带给客户的效用进行综合定价的策略[8]。实际操作中，供应商对医院信息系统的报价可以按功能模块报价、按权限报价、按并发数报价和按工作量报价。目前市场中尚缺乏统一标准。因为医院的采购人员往往不是专业的软件工程师，对编写代码等专业技术并不了解，信息不对称造成采购方很难判断供应商的报价是否合理[9]，这也给价格谈判带来了较大难度。

1.3 广泛的关联性

目前医院之间、医院内部的“非标准化”“信息孤岛”现象是亟待解决的问题[10-12]。信息系统的建设不应是孤立的，因此采购某个信息系统，还要涉及与医院内其他信息系统的对接——接口如何做，是否产生接口费用等问题都是需要在采购中确认的；另外医院信息系统与其所在的硬件环境、网络通信环境甚至医疗环境都是密切相关的。例如医院的服务器、磁盘阵列等硬件配备是否符合该信息系统对数据存储的需求，专线带宽、无线信号是否支持该系统的顺畅运行，硬件配置是否符合手术室、实验室等特殊清洁等级的要求，这些都是在采购医院信息系统时需要考虑的问题。因此医院信息系统与其他系统和运行环境广泛的关联性也增加了采购流程的复杂性。

1.4 验收周期长、验收标准不统一

货物类产品到货后即可验收，信息类产品则要经历需求调研、开发、测试、正式运行等环节后才能进行验收，从开发到正式运行可能由于需求方案的变化而不断调整，因此信息系统从采购到验收的周期相对较长；另外不像货物类产品验收标准明确且容易查验，信息系统的验收标准不统一且不容易现场查验。实际操作中，一般以合同中约定的各功能模块运行顺畅，能够实现使用者的要求作为验收标准，但有时一些问题和隐患并不能在验收时及时发现。

1.5 后续增值项目较多

医院信息系统的建设不是一劳永逸的。首先信息系统需要持续的技术支持和维护，一般在免费维护期结束后医院都需要与供应商另行签订合同购买运维服务；其次随着医院的业务不断发展，信息系统也需要根据使用部门不断变化的需求进行存储量的扩容、功能模块的添加、性能的升级、优化等，这些都是会在原有系统上产生的增值服务项目。表1分别总结了医院信息系统采购项目与医疗设备采购项目的特点，并进行比较。

2 医院信息系统采购流程和节点控制

基于医院信息系统的以上特点，结合工作中的实际经验对采购过程中重要节点如何控制进行了具体描述，并梳理出医院信息系统项目的采购管理流程。

2.1 需求调研

需求的管理对于软件系统的开发十分重要，作为软件项目管理的前期工作，贯穿项目过程的始终，甚至决定了项目的成败[5,13]。因此为了能够提供给软件开发商准确的需求，医院信息系统的使用部门在采购前期首先要做好充分的需求调研，明确系统使用的范围、使用的人员及需要实现的功能、流程等，并应形成书面的需求调研报告。组织同类产品的参观、考察和试用有助于获得准确的需求。最终形成的需求报告应由医院的信息技术部门把关，采购部门应该以充分调研并经专业部门审核过的需求内容作为采购标的。

表1 医院信息系统采购与医疗设备采购特点的对比

2.2 采购参数的编写

在编写医院信息系统采购项目需求参数时应注意与采购医疗设备有很多不同，需要考虑的更全面。一般应注意以下几点：

（1）搭建环境：如该系统适用的操作系统，适用的网络环境等。

（2）数据存储：信息系统的数据如何存储是首先应该关注的。常见的方式是采购服务器等存储设备，但每个部门都单独采购服务器造成了资源的浪费，利用医院集中搭建的虚拟服务器平台进行数据的存储是当前较为普遍的做法，但一定要在需求调研时明确相应参数，包括数据存储量、备份机制及数据的安全管理等。

（3）硬软件配置参数：需求参数需明确采购的信息系统所包含的硬件的配置、性能的参数要求，软件系统包含的模块，实现的功能和流程等。

（4）售后服务：应在需求参数中明确信息系统的免费维护期并将服务内容细化，包括服务范围、响应方式和时间、保养或巡检频率等，注意一定要界定清楚什么样的服务类型属于免费提供范围，什么样的服务类型属于需要另行协商价格的升级服务。

（5）培训：信息系统的培训也十分重要，因为对于繁忙的医务人员来说，一个新的信息系统如何操作，如何与日常工作流程融合，需要一个学习和磨合的过程，因此要对供应商提供培训的时间、频率、方式、内容、实现的效果提出具体要求。

2.3 合同签订

医院信息系统的合同要将供应商对采购参数的应答予以明确，包括硬件软件的配置清单及参数、实现的功能模块和流程、数据存储方案、网络环境搭建以及售后服务和培训等。另外对供应商项目组的人员情况、实施的工期、验收、付款条件及提供的项目管理文档都应加以说明。

2.4 项目进度监控

进度管理在项目管理过程中起到重要的控制作用，确保项目按时完成所需的过程[6]。进度管理是信息系统项目管理的一个重要组成部分，贯穿于整个项目生命周期，其目的是通过执行项目进度管理过程和使用一些基本的项目管理工具和技术来检查实际进度是否与计划进度相一致，如果出现偏差，要及时找出原因，采取必要的补救措施。如有必要，还要调整项目管理计划，从而保证项目按时完成。但各不相同的医院信息系统更加复杂，很多原因都可能影响项目进度，因此项目进度监控对于项目的顺利实施尤为关键[14]。项目进度监管应由信息系统使用部门、信息技术部门和采购部门共同进行，各部门应设专人负责，要求供应商定期书面和口头汇报实施进度，出现多部门之间协作问题应及时召开协调会，信息技术部门应利用专业知识对工期进行估算，评价供应商实施进度，并对工期进行有效调控[15-16]。

2.5 验收与付款

医院信息系统的验收应在系统开发完成后进行。一般刚完成开发的系统上线过程中会遇到很多问题，包括与临床工作的磨合，所以建议在系统平稳运行后再行验收。如果系统中包含硬件，应首先对硬件进行开箱验收。

医院信息系统从开发到平稳运行是一个过程，付款方式不能像货物采购，采取到货验收合格后一次性付款，信息系统的付款应采取分期付款。首付款比例不宜过高，系统开发完成并验收后，支付剩余款项，有时还可留出10%～20%在系统的免费维护期结束后支付。如果过早的付清全款，会减弱对供应商的约束力。

结合实际工作经验，梳理医院信息系统的采购流程。利用Microsoft Office Visio制作流程图（图1），体现使用部门和采购部门在流程中的相互配合。

3 讨论

通过以上分析，可以看出医院信息系统采购流程的难点是项目的全程监控。从需求调研到项目实施，再到验收付款都需要采取各种办法稳定系统建设环境、减少实施方案变动、约束供应商行为，从而保证信息系统的开发在尽可能短的时间内保质保量完成。

信息系统的最终使用部门在采购的全程监控中起着非常重要的作用。在流程图中可以看到使用部门应该进行充分的需求调研，并在项目实施后积极配合供应商开展工作，有需求及时调整、有问题及时沟通，监控项目的进度和质量，以保证达到预期目标。而实际情况是医院的很多业务科室在申请采购信息系统时并未做充分的需求调研，常以业务忙为理由，将责任推给采购部门，而采购部门并不熟悉使用部门的管理流程，很难准确把握使用部门的意图，受人力限制也很难实时对项目进行监控，造成采购过程中遇到各种问题，阻碍项目进度，甚至最终无法获得所需产品。因此使用部门应该积极参与采购过程，发挥主观能动性。

图1 医院信息系统项目采购流程图

另外，对报价合理性的判断是一个难点。目前各医院较为通行的办法是根据工作量进行价格谈判，即让供应商提供从需求调研到上线测试需要花费的人天数，按每人天支付标准计算价格。但由于信息不对称，技术信息主要由供应商掌握，买方较难判断工作量的合理性，因而更理想的办法包括：引进相关技术人才能够通过需求判断代码编写的难度和强度，从而对工作量进行判断，或者通过第三方专业机构进行判断，但这两种方法在实际操作中还有难度。作为采购部门更期望相关政府部门能够进一步规范信息产品市场，制定可供市场参考的定价标准，让供应商的价格竞争公平、阳光，让采购方能够获得更多的信息，从而更理性地进行价格谈判[12]。