建立预约公证系统的必要性分析

2019-01-15郄亚鑫

山西青年 2019年13期

郄亚鑫

(西北政法大学法律硕士教育学院，陕西西安 710000)

一、传统工作模式下的公证处现状

由于我国公民法律意识的提高，人们对公证的需求逐渐增大，再加上各地公证处推出的针对老年人、残疾人等社会弱势群体的优惠政策，使越来越多的普通家庭选择办理公证来增加保障。目前大多数公证处仍然采取现场排队办理公证的传统工作模式，此种模式存在以下几点弊端：

(一)公证处人满为患，当事人等待时间较长

由于现场咨询及办理公证的人数较多，当事人来到公证处往往不能被及时受理，需要在办公室或综合大厅等待较长时间。有的当事人可能只需要在某一事项上获得公证员的一句口头答复，也要和其他办理公证的当事人一同排队；有的当事人在等待几小时后终于排到公证员面前，却被告知未带齐资料；甚至有些当事人的请求根据法律规定无法公证，这些情况常有发生，浪费了当事人不必要的时间。

(二)事前准备不足导致当事人来回奔波，给公证员及当事人都造成极大的负担

由于当事人不了解办证流程，来办理公证前是在网络上查询或通过办理过相同公证的朋友口中得知应准备何种资料，来到公证处才发现公证员所要求的资料并没有准备；还有些当事人的情况复杂，且不放心电话咨询、网络查询获得的答复，往往选择亲自到公证处咨询办证相关事宜；有的当事人来到公证处已临近下班时间，在和当天值班工作人员描述基本情况后被告知择日再来办理公证，当事人再来时，如果上次受理的工作人员外出办证，则需要和另一个工作人员重新进行沟通。以上几种情况均会导致占用资源、浪费双方时间、当事人奔波次数较多等弊端。

(三)当事人对公证处的评价下降

由于公证处上班时间均为正常工作日，学生或上班族往往是请假来办理公证，往往会追求效率。尤其是遗嘱、遗产继承、赠与类公证，涉及人数较多，且情况复杂，如果出现等待时间长或各部门正在受理的案件过多，均在当天无法受理此案件，甚至是由于资料没带齐、相关人员没来够导致需要择日再来办理，会使当事人产生情绪波动，有的会认为是公证处工作人员故意拖延，无形中造成对公证处的评价下降，影响公证处的社会公信力。

有的公证一次性无法办完，公证员告知当事人择日再来补全手续，若当事人来之前未与公证员提前联系，很可能遇到公证员外出办证，无人受理的情况。尤其是涉及需见证人到场的案件，通常见证人为同事、邻居或居委会成员，在工作日来公证处为他人作证需要当事人的再三请求，如果来之后被告知公证员外出办证当天无法受理，再加上不了解公证员的工作性质，双方信息不对称，自然会引起当事人对公证处极大的不满。

(四)公证员工作压力大

持续高强度的工作、挤满办公室的当事人、在场等待当事人的不断催促，若公证人员长期处于此种高压工作状态下，会使其工作效率降低，对工作产生厌倦感，且无法保证办证质量，返工概率增大，长此以往，将会形成恶性循环。

二、预约公证在中国的现状

2015年10月，广东省佛山市南海区开设涉及农村股改公证的预约通道；2016年11月，北京市司法局在服务群众暨“放管服”工作发布会上正式宣布9家公证处接受微信预约。目前，我国各地公证处对预约公证方式的重视度不高，在基础建设中并未普遍使用，即使在某一公证处的官方网站上有相关介绍，也并未正式开通预约通道，相关信息显示不完善，当事人难以成功预约。

三、预约公证的优势

预约公证有以下几点优势：

(一)当事人在预约时间来公证处即可直接办理公证，无需排队等待。公证处应以服务当事人为第一要义，缩短当事人等待时间可以增加其对公证处的好感度，给当事人以良好的体验。

(二)公证员根据预约情况合理安排工作，保障服务质量。在传统受理模式中，经常出现当事人集中来办理公证的情况，不仅给公证员造成极大的负担，也使当事人浪费过多的时间，合理安排每个公证的受理时间，是双方共同的希望，而预约公证系统的“分时段预约”可以有效解决这个问题。

(三)公证员可以根据预约平台中当事人的基本信息提前与当事人建立联系，了解其基本情况，并告知其应提前准备哪些资料，防止出现未带齐资料来回奔波的情况，确保一次性办完。

(四)构建预约公证系统后，可以有效控制每一时段的公证数量，避免办公场所当事人大量聚集，形成良好秩序，同时也可以减少公证处的管理成本。

(五)预约电子化也可以简化联系当事人的工作，当需要联系当事人时，不需再翻阅厚厚的卷宗，只需通过网上预约系统中预留的电话即可，即使是卷宗中未记录电话或短时间无法找到卷宗，也可快速在系统内查找。

四、设计与实现

公证处可通过多种途径为当事人提供预约公证服务，如窗口预约、电话预约、官方网站预约、自助机预约、微信公众号预约等。最大程度满足不同当事人的预约办证需求。[1]

预约公证系统建成后，公证处宣传部门应加强宣传，扩大预约公证方式的知晓度。可以通过公证处官网、微信公众号、公证大厅显示屏等方式对预约公证进行宣传，在各平台上及时公布公证员基本信息、预约常见问题及预约公证流程。对来到公证处的当事人可以通过专员现场解说的方式对预约公证方式进行宣传。当事人可以根据自身情况选择窗口预约、电话预约、自助机预约、官网预约、微信公众号预约等方式。预约公证既保证了当事人成功办理公证，避免来到公证处后等待时间较长，又保证了当事人按号有序办理公证，缩短当事人等待时间，避免发生拥堵现象，给当事人带来极大的便利。

后台管理人员应至少提前1个月将号源投放到所有预约平台，每日下午3点关闭次日所有的预约号源，并将号池中预约剩余的号投放到次日的现场预约中去。[2]预约平台与公证处的电脑终端相连，当事人能实时看到公证处剩余的号源情况，自主选择合适的时间前来办理公证。公证处可在每天预留一定数量的号源，以便为情况特殊的当事人办理公证。针对老年人和残障人士，公证处可安排专人指导其在现场进行预约。

采取分时段预约。实行分时段预约公证，将当事人设置不同时段的固定时间内来到现场办理公证，这样不仅方便当事人合理安排自我时间，也能将当事人有效分散，避免拥堵、缩短当事人等待时间，还能在维持良好的办公秩序和提高公共资源的利用效益方面发挥一定程度的积极作用。[3]

采取实名制预约。当事人在各平台预约时，应根据要求填写其姓名、性别、年龄、身份证号、电话号码、办理公证事项等基本信息，以便公证员提前与其联系了解基本情况，平台中储存的信息也便于公证办理结束后公证员对经手案件的整理和汇总，以及在需要时快速查找相关信息。

现场手续办理完成后，当事人等待公证书的过程中，公证处应通过预约平台显示公证书的办理进度，使当事人通过网络可以随时看到。如果只是按照传统的通知方式，当事人等待公证处的电话通知其领取，会产生很大的不确定性，造成当事人的焦虑，有些当事人甚至在电话通知前多次到公证处询问，这样不仅耽误当事人的时间，使其多次奔波，也增大了工作人员的工作量。