水文档案信息化建设的重要性探讨

孙莹 张大川

随着社会经济技术的不断发展与进步，人们对于水文档案信息化建设的重视程度与日提升。现代先进的信息技术是水文档案管理的重要支撑，而水文档案在传统的保存与管理过程中产生了诸多不便，因此如何把信息化技术与水文档案管理相结合成为当前急需解决的重要课题。本文主要对水文档案信息化建设的重要性和有效措施展开分析，以期为新时代的水文档案信息化建设提供相关参考和借鉴。

一、水文档案管理工作的基本概述

水文工作与我们的生活息息相关。做好水文工作不仅有助于更好的了解水质、环境、天气等方面的信息，而且有助于预防自然灾害、规避自然损害，从而保障人财安全、维护社会稳定。因此，水文档案管理工作的重要性不言而喻。水文档案管理人员在工作过程中，应注重信息的收集与整理，加强对有效信息的保存和利用，从而为日后的水文和其它领域的研究工作提供坚实的资料依据。提高水文档案管理的工作效率，就需要将信息化技术合理的应用到水文档案管理当中，从而实现信息化档案建设的目标，推动水文技术的发展与进步。

二、水文档案信息化建设的重要性分析

水文档案信息化建设的重要性主要从解决档案丢失问题、提高档案使用价值和促进当地经济发展三个方面展开分析。

（一）水文档案信息化建设可以解决档案丢失问题

传统的水文档案是纸质的，在整理的过程中难免会发生档案丢失的情况，或者某些档案由于存放时间过长而造成字迹模糊，甚至缺页少页，类似种种情况都会对水文档案的完整性造成不利影响，无法为人们的研究工作提供借鉴。而如果把信息技术应用到水文档案管理工作中，就可以形成信息化电子档案，从而有效解决档案破损问题，延长水文档案的使用年限，提高使用效率。一般档案都包含大量的信息，可以为后期研究提供丰富的材料依据。因此，水文档案的重要性不言而喻，而现实生活中由于需要存储的档案资料数量庞大，很难在存储过程中保证档案中信息的完整性，所以工作人员在工作中难免会遇到信息丢失的情况，有时候更可能会酿成不可挽回的损失。实现档案管理的信息化，是档案信息化建设的基本要求与内容。利用现代信息技术统计档案资料，不仅在操作程序上方便快捷，而且能够将档案资料进行电子备份，既可以防止档案资料的丢失，也可以缓解存储空间的压力，从而保障档案的完整性、提高档案存储的安全性和可靠性。

（二）水文档案信息化建设可以提高档案使用价值

水文档案管理中运用信息化技术可以提高水文档案的使用价值，为相关人员档案借调提供便利、为档案研究提供科学的依据。通过分析水文地质工作的具体数据与档案资料，可以有助于预测和预防将要发生的自然灾害，有针对性的做好准备预防工作，从而给人类生命财产安全和身体健康提供保障。水文档案管理中资料的整理、搜集和管理工作相对比较繁琐，在新的时代背景下对工作人员的能力和效率都提出了更高的要求。加快水文档案信息化建设，能够方便对水文档案的存储、管理和利用，从而在很大程度上提高档案的使用价值。

（三）水文档案信息化建设可以促进当地经济发展

水文档案管理与信息化技术相结合，可以使水文档案更加符合时代要求，紧跟社会发展的步伐，从而在很大程度上有利于提高档案的利用率，促进相关水文研究的深入开展，从而为新的技术创新提供依据，为当地的经济发展提供保障。在研究水文技术进行的过程中，可以通过具体分析水文档案中的历史记录，获取当地地质变化的基本情况，掌握客观规律，为制定更为科学和更具特色的适合当地的经济发展策略提供依据，促进当地经济的科学发展。档案管理的信息化建设能够提高水文地质工作的质量与效率，促进当地社会经济及各行各业的繁荣与发展，从而保障当地社会生活的稳定幸福，有利于社会主义和谐社会的构建，提高人们的幸福指数。

三、水文档案信息化建设的有效措施探讨

在全社会大发展的背景下，虽然现代的水文档案管理取得了一定的成绩，但在水文档案信息化建设上仍然有很大的发展空间。在现实的档案管理工作中，可以从引入大数据技术，加强水文档案信息化管理，与时俱进加强培训，提高水文档案管理人员的素质水平和采用先进设备系统，保障信息化建设的运行三个方面展开探讨，全面提高水文档案信息化管理水平。

（一）引入大数据技术，加强水文档案信息化管理

在档案管理过程中存在部分无法短时间内处理的信息盲点，可以引进大数据技术对数据进行管理，实现档案管理的数字化与信息化建设，更好地处理档案管理中遇到的实际问题。但是，很多负责档案管理的工作人员对大数据技术并不是十分了解，对大数据技术在处理信息等方面的功能不够明确，增加了大数据技术处理档案管理的难度。所以，相关单位应该在档案管理工作中，高度重视对大数据技术的引进。一方面，依托大数据技术，做好水文档案的分类归档。水文档案系统内部要科学分类，依托沟通系统对新入库的水文档案及时做好分类整理，方便以后的信息提取工作，实现资源共享。另一方面，要依托大数据技术做好信息备份工作。水文档案是非常珍贵的信息资源，一旦系统故障便可能致使资源丢失，信息资源备份工作不容忽视。同时，为了确保信息化档案的安全性，对特别珍贵的档案可以采取加密处理，做好安全防范工作，做好信息化保護工作。

（二）与时俱进加强培训，提高工作人员信息化意识

新时期，要加强对水文档案管理人员的信息化培训，提高档案管理的与时俱进性。水文档案信息化建设对工作人员提出了较高的要求，工作人员不仅要掌握基本的档案、情报管理等专业知识，同时还用掌握信息化建设的技巧与能力，因此，打造专业的水文档案信息化建设队伍已成为大势所趋。一方面，定期组织讲座与培训活动，提高工作人员的信息化水平。水文档案管理相关负责人要邀请专家学者开展讲座、培训会，向工作人员讲授对水文档案进行信息化建设的重点与方法，掌握最新的信息化建设技巧。同时，应组织工作人员进行进修、参加培训活动，提升运用信息技术的能力，提高工作效率。另一方面，要与高校展开合作，积极引进信息技术专业方面的人才充实到水文档案管理队伍中，提高工作人员的信息化素养水平，提升工作实效性，推动水文档案信息化建设进程。

（三）采用先进设备系统，保障信息化建设的运行

水文档案信息化建设过程中，要实现信息化系统与先进设备系统的有机结合，发挥硬条件与软系统的合力作用。水文档案管理是一项长期性、系统化的工作，相关部门要结合实际情况做好调研工作，认真考量水文档案管理的规模，提前为采购先进设备系统做好前期的准备工作，以推动信息化档案室建设的进程。政府等有关部门要加大资金投入的力度用于购买先进的设备系统，为信息化建设奠定坚实的硬件基础。购买先进硬件设施时应该认真审核设备系统的规格，确保设备系统能够进行长期的运作，满足信息化建设的需要，确保水文档案能够妥善的安置与保存，降低因设备损坏造成档案流失的机率，推动水文档案的循环性、重复性使用，为社会各领域的建设发展提供依据与遵循。同时，先进的设备系统应配备专业化操作人员和维护人员，一旦设备系统出现故障问题，能第一时间投入到工作中，降低档案资源丢失的概率。专业操作人员应做好设备系统注意事项的宣传工作，告知工作人员在档案信息化建设过程中应注意的问题，减少工作失误，提高工作效率，保障信息化建设的稳定、长远发展。

四、结论

新时期，水文档案管理工作要积极搭乘信息技术发展的快车道，将信息技术有机融入到档案管理中，提高水文档案的信息化和科学化，提高水文档案的使用效率。水文档案要在保留传统权威性和可靠性等优势的基础上，充分依托网络技术手段推动信息化建设，将水文档案延伸到网络空间中，既方便档案的归纳整理，也有利于实现资源共享，为社会各领域的研究提供真实、可信的资料。同时，水文档案信息化建设是一项系统工程，相关部门要高度重视，加大资金投入购买先进的设备系统，引进专业信息技术人才，定期开展培训工作，提高工作人员的信息化水平，确保档案管理工作的有序、稳定开展，提高管理效率，为社会发展服务。

作者单位：吉林省水文地质调查所