机关事业单位文书档案管理探讨

2019-01-14聂卫华

魅力中国 2019年34期

聂卫华

（株洲市建设工程质量安全监督站，湖南株洲 412007）

由于机关事业单位的发展过程是通过历史资料记录在文书档案当中，不仅记录着单位的历史发展过程同时也留下了很多较为珍贵的历史数据，也能够让很多工作做通过总结历史经验从而提升工作效率并且为以后的各项决策提供经验支持。其中文书档案有很多形式随着科技的发现不仅有图表也有视频还有PPT，而这些资料都反映了事业单位的发展脉络。所以做好文书档案管理工作，不仅能够为单位领导提供相应的决策支持，同时也能够帮助单位职工总结经验并且为以后的发展提供坚实的基础。

一、机关事业单位文书档案管理

虽然说在机关事业单位当中文书档案管理工作是最普通也是最不起眼的，然而他却记录着所有职工的基本信息，还有单位本身存在的各种信息。比如说，单位的领导想要对某件事情进行做出决策，很多时候也会需要参照另一部文书档案。如果单位能够拥有较为完善的文书档案，那么领导在做出决策的时候也会更加的合理，同时也能够提高单位的办事效率和工作水平。事业机关单位文书档案也是我国国家档案的重要组成部分，能够为经济的发展提供重要的信息服务。

二、机关事业单位文书档案管理问题

（一）缺乏独立性

由于机关事业单位当中的文书档案管理工作很普通，同时也不具备很多技术含量，对于大多数的职工来说也不重视档案管理工作。并且很多工作人员对于档案管理工作也是处于较为懒散的心态，以至于让整个事业单位对整个档案管理工作的重要性都没有予以重视，所以这就使得档案管理工作严重缺乏独立性以及积极性，直到今天大部分的档案管理工作都依附于行政管理部门。所以这也就要求对于档案管理工作不仅要拥有独立性同时也要求相关职工也要积极面对，同时对于整个单位来说也必须要对档案管理工作的重要性予以重视。

（二）管理素养有待提高

在当前大部分文书档案管理工作人员存在的普遍现象就是，流动性强年龄偏大，对于现在的新技术新知识也不能够予以及时掌握。随着科技的不断发展现在档案的存储方式也发生了明显的变化，同时管理的内容不仅变得更加复杂同时来源也变得更加多元。由于没有具备相关的素养或者是专业知识，在对档案进行保管的时候没有严格的储存程序或者说是没有保存在恒温恒湿，这样就很容易导致因为低劣质的管理从而让大量珍贵的文件或者是档案出现丢失的现象。

（三）档案管理水平有待提升

现在由于无线网络在我们的生活中是无处不在，所以网络安全隐患也必须要引起重视。比如说某些单位在对档案信息化管理过程当中没有认识到安全的重要性，这样很容易造成资料泄露。同时也有部分事业单位对相关的答案没有有效的整理，在进行存储的时候完全就是随意性的，那么在以后想要查阅档案的时候也会带来很大的麻烦。

三、文书档案管理优化

（一）提高档案管理工作的独立性

由于文书档案管理工作专业性以及独立性很强，但由于大多数的机关事业单位都将文书档案管理工作都归属于行政服务部门，所以在发展空间上就受到了很大限制。但是文书档案管理工作毕竟记录了整个单位的发展历程，以及相关职工的个人状态，所以还需要引起重视。在平时除了要文书档案管理工作的相关制度提出创新，并且还要保证部门的独立性不会受到任何干涉，当然也要扩大职工人员的阅读权同是也让大多数的群众有查阅资料的权利。除了这些之外在工作时间上也需要尽量满足人民群众的需要，这样才能促进档案工作的长久发展。

（二）加强工作人员培训

在当前随着科技的不断发展，文书档案管理工作已经不再是像以前那样只是整理资料而已，由于档案种类以及方式的不断增加，同时在储存的方式上也得到了很大改变。除了是纸质书籍之外还有电子档案以及各种网络云盘，在对普通的文书档案进行储藏的时候，就需要考虑到温度、湿度以及不能够受到阳光的直接照射。在对电子文档储存的时候，除了要考虑到储存设备的质量之外，还需要尽量减少干扰。同时还需要加强对相关人员的考核，要保证文书档案始终处于良好保存状态，这样也便于以后的查询和检查。

（三）提高安全管理意识

要知道现在随着移动互联网的不断发展，文书档案管理工作相关人员也必须要提高安全意识。尤其是要避免因为错误的操作从而导致数据丢失或者是被误删除，也要避免出现信息泄露的情况。很有必要对原始数据进行备份，由于工作的重要性最好还是需要有专业的库房，最好还是配备空调，灭火器，除湿机等相关设备。

（四）加强信息化建设

随着科技的不断发展文书档案管理工作的储存方式也发生了巨大改变，尤其是现在很多单位无论是在办理业务还是在处理公务的时候都是通过网络平台来进行的，而在这其中就产生了大量的电子档案，可是对这些资料的保存也需要较为完善的电子基础设施。作为机关事业单位首先还是要引进先进的信息技术设施，这样才能够提高工作效率。其次就是作为管理人员也需要更加努力学习现代化的信息技术。作为文书档案管理人员除了要利用相关设施来对数据进行收集和管理，还需要对这些数据进行全面整合，这样对以后在查阅资料的时候不仅方便，同时也提高了效率。而加强数据管理的信息化建设，可以避免不必要的资源浪费同时也有利于管理工作水平的提高。