大数据环境电子文件收集归档

周军

（宜昌市政府文印服务中心，湖北 宜昌 443000）

大数据时代的到来，打破了许多传统行业固有的工作方式和固有流程，特别是对电子文件管理而言，这种冲击更是巨大的。数字技术发展越来越深入，电子文件的数量也随之得到提升，此时如果继续沿用过去的电子文件归档收集方式，那么其管理质量就难以得到保证。本文就从电子文件收集归档的实际发展情况，结合大数据环境的技术特征，对大数据环境下电子文件归档收集进行研究。

一、大数据环境下电子文件收集归档概述

回顾档案管理的整个历史不难看出，无论是从书简到纸质文书、还是从纸质文书到电子文件，其始终与高新科技的发展和产生相伴而行，每一次技术手段的变更和发展，都会带来档案管理手段和方法的高速进步。而进入二十一世纪以后，一场全新的巨大的技术变革又给档案管理带来了天翻地覆的影响，那就是大数据时代的到来，让各种传统产业和传统技术手段以光速被淘汰，一种新的数字技术环境悄然的、毫无声息的进入到了社会发展的各行各业中。这种变化也确实带动了信息处理技术的变化，越来越多的电子文档开始代替过去的纸质文档，数量也是在不断的爆炸性增长当中，这使得档案管理、也就是我们提到的电子文件归档收集工作，从过去的传统载体形态转换成了数字形态，提到档案管理和文件归档，人们也开始越来越多的想到电子环境，而非传统环境。实际早在2006年，党和政府的有关部门就已经开始着手促进档案信息资源的利用和开发，国家档案局和原国务院信息办公室在这个过程中充分的发挥了带动作用，以中国石化集团为主要实验单位，进行了一系列的档案信息标准化管理尝试。到了2015年，电子公文、合同等生产经营核心数据就已经完成了信息化管理的改制，当然一些独立的专业管理系统还没有与档案管理系统形成连接，这一部分数据如土地信息管理系统等，目前正在以一种独特的“双套式”归档管理模式进行归档。总体来看，目前我国大部分企业的现代化信息化建设都进行的如火如荼，但是档案管理工作普遍存在薄弱点，档案管理部门在资金人力等方面都存在欠缺和不足，这使得档案管理的信息化、电子文档归档收集的难度变得更高。

二、大数据环境电子文件收集归档策略

（一）建立健全档案信息管理系统

档案管理系统本身的功能就包括不受空间限制的即时制归档功能，而电子文件的生成部门配备的档案人员可以借助计算机终端，利用这种即时制归档功能，把生成的电子文件根据档案分类原则进行分类以后，上传到对应的部门档案数据库服务器中，让电子文件快速准确的结束归档。这种归档方式目前来说一般有两种，分别成为在线实时归档和在线按时集中式归档。其中在线实时归档指的是，文件生成部门在办理业务结束以后、直接利用系统的的入口对电子文件进行处理和上传，完成逻辑归档；而在线按时集中式归档指的是，电子文件的生成部门暂时把生成的电子文件保存到本地终端，也可以直接存放在档案管理部门的数据库服务器中，而后根据归档的时间进行调取，在此基础上对归档的电子文件进行整理，按照时间、类型、内容等等，分别把它们上传到服务器对应的数据库中去。特别需要提到的是，电子文件归档过程中，务必要保证对电子文件分类整理的准确性，而对于一些目前还仍然以纸质文件形式保存的档案信息，需要与电子文件同时进行移交。

（二）积极建设电子文件备份中心

电子文件本身具有一定的易变性，它主要是基于信息系统而存在的，因此更加容易被修改和调整，和传统的纸质文档比较起来，稳定性有待提升，因此我们需要尽可能提升电子文件归档的完整性和安全性，而建立一个文件备份中心就是最行之有效的措施。这样一来能够让电子文件在有效期内得到最稳妥的保护，二来能够让后续的电子文件调阅服务等变得更加便利。上文中简单涉及到，电子文件归档的方法可以分成逻辑归档和物理归档，其中逻辑归档指的就是直接在网络平台上进行，不调整原本的存储方式直接移交电子文件的管理权限，这种方式归档下来的电子文件不会从原部门的保存系统中消失，一直能够在生成部门的信息系统中保留，其优势在于文件的完整性不会被破坏，同时在以后需要的时候也可以直接调阅不需要重新下载和读入；而电子文件的物理归档，指的则是在移交电子文件的时候把电子文件从生成部门的信息系统中下载出来，以转移的形式移交档案管理部门的系统中去，一般来说就是把电子文件拷贝到u盘或者载体上交给档案部门，这种归档方法的优势在于一经移交，电子文件的生成部门就不再具有电子文件的管理权限甚至是读取权限，电子文件的安全性得到了强有力的保障，当然这种方式也有一定的缺陷，那就是在以后需要读取调阅有关电子文件的时候，会有一定的麻烦，往往需要重新调阅和下载。从这两种方式不难看出，无论是哪一种归档手段都不可能尽善尽美，因此建立文件备份中心就更加重要。在今后的工作中，企业方面应该积极的参与到文件备份中心的建设中去，从而从根本上解决现有归档方式存在的一系列不足之处。

结语

总而言之，电子文件的形成方式和管理方法和过去的纸质文档有很大的区别，这也就决定了其归档工作和收集工作手段有一定的独特之处。无论是前期的技术要求还是后续的存档方式，都具有更加细致更加稳定的特征。在今后的工作中，企业的有关档案管理人员应该有意识的参考和学习先进技术经验，结合本单位电子文件的具体情况，争取找到最行之有效的电子文件收集归档措施，为推动企业长远发展做出贡献。