新时期下事业单位档案数字化管理研究

2019-01-14张艳茹

魅力中国 2019年34期

张艳茹

（唐山市陡河河道管理处，河北唐山 063000）

一、事业单位档案数字化管理的价值

（一）令档案运行效率提升

事业单位在档案管理中引入数字化技术能够显著地提升工作效率，解决以往纸质档案管理中存在的多种问题。在档案管理系统的作用下，各种资源都能够得到科学配置，这对于档案事业的可持续发展具有深远意义。现阶段，档案信息呈现出海量的特点。在数字化技术的应用下，基层档案管理人员的工作压力得以减轻，其工作效率与工作质量均能得到充分提升。这能令档案管理的成本有效降低，使得整个档案运行系统更为高效。这还能够令事业单位向外部单位或个人提供更高效的档案使用服务，外部人员可以借助信息系统而快速获取所需要的资料，这进一步减轻了档案管理人员的工作压力，有助于档案管理事业实现可持续发展。

（二）令档案使用需要得到更好地满足

在数字化的管理方式下，事业单位应构建起高效的信息系统，从而令档案管理实现信息化与智能化。在此过程中，事业单位可以充分利用大数据技术与云计算技术，从而更为高效地处理各种档案信息，为档案信息的使用者提供便利。在我国事业单位全面改革的过程中，档案管理除了保管工作外，更多的是档案资源的建设与利用。事业单位应积极构建起开放体系，充分发挥档案资源的利用价值，满足各方档案使用者的需求。

二、事业单位数字化档案管理中的不足之处

（一）为做好科学的规划工作

现阶段，很多事业单位在开展档案管理时采用纸质档案和数字化档案并行的双轨管理办法。在部分事业单位中，纸质档案管理仍然为工作重点，个别事业单位并未就档案资源的数字化建设而制定出合理的方案。还有的单位未就该方面而制定配套的制度，也未配置相关专业的人才与各种硬件设备。相当一部分基层事业单位在档案管理方面仍沿袭传统的管理模式，未展开数字化建设工作，相关制度、标准及岗位等均缺失。在这种状况下，事业单位未能建立起高水平的数字化档案管理中心，不同岗位的工作人员难以有效配合，很多事业单位一度陷入信息孤岛中。部分单位在开展数字化档案管理工作时未建立配套机制，导致整体工作成效不佳，未能够实现档案管理科学化、标准化的目标。事业单位当前的档案管理方式制约了档案管理的数字化发展，不利于档案事业的健康发展。

（二）专业人才匮乏

当新时代下，事业单位应积极做好档案管理的数字化建设工作，借助数字化技术而优化管理模式，使得数字化的档案资源能够更好地满足档案使用者的信息需求。在此过程中，事业单位应当科学地规划，确定工作目的，构建起科学的档案管理工作体系，合理地设置岗位并配置高水平的专业人才，从而保障各项工作顺利开展。现阶段，专业人才缺失已经成为制约事业单位档案管理数字化发展的关键问题，亟待解决。在人才不到位的情况下，事业单位无法组建高效的数字化档案管理队伍，无法完成档案数据资源的深度挖掘、档案系统的开发与建设等工作。

三、促进事业单位档案数字化管理的有效策略

（一）建立完善的档案管理系统

为了令事业单位的档案数字化管理拥有更高的成效，其必有建立完善的档案管理系统。在这一过程中，事业单位应展开科学的规划。一是积极获得上级部门的支持，基于本单位的特点而开发出于自身需求一致的档案管理信息系统。二是高度重视珍贵档案，加强这类档案资源的管理。三是建立高效的数字化资源收集机制，令整个工作体系持续优化，使得数字化档案资源拥有更加丰富的开发办法。

（二）配置专业的档案管理人才

在促进事业单位档案管理的数字化发展时，事业单位应当针对该方面做好人才建设工作，健全工作体系，借助专业人才的力量而提高档案管理的工作质量。一是事业单位应积极引入专业的档案技术人才，不但要从内部挖掘该方面的人才，还应当综合运用各种招聘手段，引入专职的高水平技术人才，组建起专业化的档案数字化管理队伍。二是事业单位应当做好培训与教育工作，综合运用岗位培训、脱产学习等办法，提高相关工作人员的业务技能。三是积极参与到上级部门组织的档案管理培训中，提高本单位档案管理人员的工作水平。

（三）提升档案管理的安全性

在新时代下，为了令事业单位的档案数字化管理有更好的成效，相关工作人员必须提升档案管理的安全性，重视档案资源的数字化，并开发出相应的安全工作系统，具体策略为：一是基于档案资源的使用需求而开发出安全性突出的档案管理系统。强化数字档案资源的建设力度，数据库资源应安全且及时被备份。二是健全访问管理机制，实现档案资源的科学配置，令数据库的安全性提升。