市场经济下如何完善事业单位档案管理

刘莉丽

（齐齐哈尔市住房公积金管理中心，黑龙江 齐齐哈尔 161005）

信息技术时代，企业在追求发展的同时，也遵循着更高、更快、更强的口号，而事业单位的档案管理机构也日益朝着全面信息化档案建设，通过企业档案的信息化建设可以大为提高企业的生产效率，及竞争力，也使企业始终立于不败之地。而事业单位的档案管理仍没有发挥出其全部作用，其中的原因也较为复杂，但应让企业领导认识到信息时代档案管理的重要性从而完善事业单位档案管理，本文对完善事业单位的档案管理进行分析，希望为相关事业单位提供参考。

一、市场经济条件下完善事业单位档案管理所需遵循的原则

（一）制定与执行必须协调一致

科学合理的管理制度的制定是完善事业单位档案管理的前提条件，但是如果只停留在指定阶段，管理制度就相当于一纸空文，所以事业单位档案管理制度的制定与执行必须协调一致。即制定的管理制度，具有可执行性，而且能够立即执行。当然要想达到这一要求，档案管理工作领导首先要非常高的意识，切实将管理工作落到实处；同时事业单位构建完善的监督与考核机制，督促管理工作者认真工作，端正态度；

（二）工作者权益与责任必须协调一致

管理工作者是事业单位档案管理工作顺利开展以及各项目标得以实现的主体，所以管理工作者所具有的工作业务能力以及工作态度对档案管理工作质量与效率有着莫大的影响，如何能够让档案管理工作者认真履行职责，是事业单位领导需要解决的重点问题。为此，领导必须保证档案管理工作者的合法权益得到保障，同时明确各方面责任，及时与基层工作者进行沟通调查，制定合理有效的激励制度，这样才有希望让所有的工作者都集中精力投身到档案管理工作中。

二、市场经济条件下事业单位档案管理工作现状

市场经济条件下各领域形势都发生了微妙的变化，事业单位发展形势也是如此。档案管理工作作为是事业单位管理的重要内容，自然也要随之发生变化。但是有些事业单位档案管理工作由于主客观因素的影响，并未跟上形势发展，使其档案管理水平并不高。现如今，市场经济条件下事业单位档案管理工作普遍存在着如下问题：

（一）内部档案利用率比较低

档案管理工作的有效开展，所要达到的最终目的就是充分发挥档案的利用价值，若只是对档案加以简单的整合收集，档案自身价值将大打折扣。正是由于事业单位缺乏利用内部档案的意识，因此出现问题需要依据时，通常都会重新开展各项资料的研究收集，这使得相同的议题进行了多次研究，使得各种资源严重浪费。

（二）管理机制不健全

档案管理机制越加详细明确，档案管理工作开展起来也就越有条理，但是就目前现状来看，我国事业单位档案管理机制并不健全，有些事业单位对“谁来管”档案工作、“如何管”档案管理一直未能解决。由于管理机制不健全，档案管理工作者对自己的管理工作内容一直不够清楚，也没有风险意识，时常造成机密文件泄露，给事业单位档案管理工作带来了非常不良的影响。

（三）管理工作者业务能力不强

一直以来，单位工作的重点通常都是摆在行政与经济效益之上，档案管理工作常被视作可有可无的存在。由于对这一工作的重视度缺失，很多档案管理人员多由各个部门抽调就职，并未接受过专业的档案管理职业技能培训。而且，目前内部档案管理中采用纸质档案和电子档案并存的档案管理方法，电子档案的发展要求档案管理人员除了具有传统的档案管理技能外，还应掌握相应的信息库处理技术，而目前多数档案管理人员明显对信息技术的掌握程度不够，不能满足内部电子档案管理的需求。

三、市场经济条件下完善事业单位档案管理工作效率的措施

（一）事业单位档案的信息化建设

由于事业单位档案管理工作较为复杂，所以事业单位要想发挥出档案管理的实际作用需要做到以下几点：首先，要让事业单位领导充分认识新时期档案管理所能发挥出的作用，只有事业单位领导能够认识到档案管理工作的特殊岗位职能，才能从自身出发加强事业单位对档案管理工作的革新。其次，事业单位领导再认识档案管理重要性的前提下，应加大档案管理改革建设中基础设施的资金投入，使新时期档案管理工作所需要的软硬件完善，从而提高档案管理工作的效率，也一定程度上提高了事业单位员工的积极性。第三，档案管理基础设备革新之后，应利用信息档案管理的优势，对相关档案信息进行实时追踪，并及时对相关资料进更新，使各项档案信息都能与时俱进，从而使档案管理工作优化升级并更好的服务单位。

（二）档案的保密管理

信息时代也是网络高度发达的时代，档案信息也大部分转弯电子信息，但网络的发达也具一定的信息安全隐患，例如，相关不法网络技术人员可以利用网络的开放性性质，随时进入到相关电子档案信息的存储位置并进行查阅、盗走、及删除，信息档案的泄漏及损害对单位的发展及相关决定都造成重大影响，所以信息时代电子信息档案管理中，将信息档案的安全性提高十分重要。加强信息档案的安全性管理应做到以下几点：首先，要成立专业部门负责信息档案管理的安全，并能够对信息档案进行及时维护。其次，将信息档案划分等级，至少分为3个等级，即非保密信息档案、保密信息档案、高等保密信息档案等，使保密等级较为高的档案信息进行单独管理或断网独立存储，从而使档案管理的保密措施做到最好。第三，加强人才的培养，信息时代，信息技术的更新较快，所以想、更需要与时俱进的年轻人才进行不断学习及提高，让新的档案管理技术融入到事业单位中来，从而使事业单位不断发展进步。

（三）内部档案信息化优化

档案管理部门是事业单位必不可少的管理部门，而内部档案管理中也应进行有化，例如住房公积金管理部门，通常需要人工进行用户的档案记录，一定程度上影响了工作效率，及造成人力资源的浪费，通过档案信息化录入，可以较好地解决用户的录入慢的问题。而事业单位内部岗位众多，相关管理人员也应结合实际对不同部门进行适当的信息档案管理优化，从而提高事业单位的工作效率，并促进事业单位发展。

四、结语

综上所述，随着市场化的改革，事业单位之间的竞争也在加深，而事业单位要想进行发展及进步，将档案管理进行完善十分重要，将事业单位的档案管理工作向信息化档案管理革新，不仅能改善档案管理人员的工作环境，还能提高事业单位的信息档案使用效率，也在一定程度上促进了事业单位的进步，所以加强及完善事业单位的档案管理也是事业单位发展的必要措施。