智慧档案服务的优化途径分析

2019-01-141王鹏宇2张瑞祥3贺欣

魅力中国 2019年34期

1王鹏宇 2张瑞祥 3贺欣

（1哈尔滨市疾病预防控制中心，黑龙江哈尔滨 150000；2哈尔滨市卫生计生委统计信息中心，黑龙江哈尔滨 150000；3中国铁路哈尔滨局集团有限公司物资部，黑龙江哈尔滨 150000）

在当前智慧档案发展过程中，其依托于现代信息技术和网络技术，基于智慧档案管理模式下将档案管理人员从繁重的体力劳动中解脱出来，全面提高档案服务工作效率和质量。档案服务作为一种信息服务，其以档案利用者作为主要服务对象，通过提供档案利用来促进档案价值的实现。在实际工作中，档案管理人员通过对档案资源进行深入挖掘，进一步促进智慧档案服务的优化，以此来促进档案服务水平的全面提升。

一、智慧档案服务理念

（一）遵循以人为本的服务理念

由于传统档案管理工作工作量较大，档案管理方式较为粗放，这也制约了档案服务质量的提升。在智慧档案服务工作中，遵循以人为本的服务理念，并通过构建智慧档案服务机构，积极配备完善的档案信息化建设设备，不仅能够降低档案管理人员工作强度，而且能够有更多的时间和精力来开展档案服务，有利于促进档案服务水平的提升。而且在智慧档案管理模式下，在档案工作中对于用户需求更为关注，能够为用户提供更加使用便捷的档案信息查询和利用服务。

（二）共享共建资源整合

将互联网技术引入到档案服务工作中来，使档案服务不再受时间和空间的制约，并借助于互联网终端来为档案利用者提供信息查询服务，更好的满足档案利用需求。互联网技术的应用还实现了档案部门之间档案信息的互通，通过构建档案信息共享资源库，实现档案资源的优化配置。在条件符合的情况下，档案使用者能够查询到自己需要的档案信息，进一步缩短档案查档时间。而且职能上存在联系的单位，通过建立档案共享机制，可以提升单位之间信息的沟通效率。

（三）注重效率的公共服务观

智慧档案服务是以用户满意作为服务的出发点，在实际服务过程中更重视效率的公共服务观，并通过优化档案业务流程，实现档案信息需求与供给之间的无缝对接，更好的发挥出档案信息资源的利用价值，确保档案公共服务效率的提升。在智慧档案服务工作中，对于效率更为重视，即通过在成本最优的情况下，能够为公众提供更高效和便捷的档案公共服务。

二、智慧档案服务的优化途径

（一）构建“智慧档案云”

在档案工作中，需要通过构建云计算的智慧档案网络，形成“智慧档案云”，依托于虚拟技术实现档案信息的存储。同时档案馆之间还需要推进一体化建设，借助于“云端”来将分散和孤立的档案馆有效的联系起来，实现馆际间的互通互联。同时还要积极对各类档案资源进行整合，加快推进智慧档案建设工作，实现档案资源的共建共享。另外，还要构建一体化的公共服务平台，从而为用户提供一站式检索服务。

（二）应用物联网技术，实现对实体档案的智能感知

物联网是指利用信息传感设备，并根据约定的协调将任何物品与互联网相连，实现信息的交换和通讯，从而实现智能化识别、定位、监控和管理，其是对互联网的进一步扩展。利用物联网技术，档案部门可以将库房、密集架和实体档案联结成网，实时对档案位置进行定位和跟踪，并针对库房内的温湿度变化和视频画面进行实时显示，实现对实体档案的智能化管理。

（三）应用大数据技术对档案进行深度挖掘和开发利用

智慧档案离不开数据的分析和利用，大数据中的数据挖掘技术，其能够从大量数据中提出到有价值的潜在信息。档案部门需要对自身服务需求进行明确，并根据实际需求来做好结构化和非结构化数据的筛选和转换等工作，积极组建数据仓库，为数据挖掘提供重要的信息来源。通过对数据模型地蚝优化，并深入挖掘档案中关联的信息，实现对档案信息的深度开发利用，更好的发挥出档案在公共服务中的重要作用。

（四）完善服务型基础平台建设

在当前智慧档案建设过程中，由于构建了各种先进的信息化系统，因此在智慧档案服务平台建设过程中，可以通过对信息过滤技术进行应用，智能化的分析信息目标内容，通过将平台与微信、微博等账号绑定，借助于信息推送功能与平台上的客户进行交流，在利用已有平台提供基础档案信息的基础上，还能够开发各种新型的档案信息平台。并在原有系统中，充分的利用云计算技术，实现档案信息的低成本存储。另外，还要加快促进档案信息的电子化转变，使人们借助于相关软件即可以对档案信息进行阅读，并通过打造一体化档案服务信息系统，通过将多种服务手段相结合，确保在档案服务平台上能够满足档案需求者的各种需要。

（五）加强人才队伍建设

智慧档案服务建设，需要一批技术能力过硬、服务意识过强的档案人才。首先，单位要优化培训体系，从培训工作入手，全面提升档案服务人才的职业素养、综合能力以及知识技能。单位可以与档案馆、高校进行合作，分批次将工作人员送往档案馆和高校进修，使其适应智慧档案的发展。其次，单位要制定政策，鼓励档案管理人员创新，鼓励档案管理人员参与档案课题研究，培养一批兼具计算机技能、档案管理知识以及统计知识的档案人才。最后，注重人才引进。单位在引进人才时，应当结合现阶段智慧档案工作现状，引进具有相应专业知识和职业技能的人才。