基层管理人员档案管理意识的培养

孙丽

（黑龙江省穆棱市妇幼保健院，黑龙江 穆棱 157599）

一、培养基层工作人员档案管理意识的重要性

基层工作人员档案管理意识的薄弱、专业性不强、管理方法不当，严重影响着基层档案管理工作的开展，主要体现在以下两个方面：一是影响基层档案管理工作的质量，不利于基层单位接受相关部门的检查。基层工作中有些工作虽然不是档案类的文件，但是却与档案管理工作密不可分，尤其是工作中的一些凭证和参考，在日常工作中十分重要和关键，其中的一些文件、档案、数据信息等工作记录和资料，如果在平时的工作中没有加以整理和保存，很容易在后续工作中因需要查阅或者参考而无法翻阅和查看，使工作难以顺利开展。尤其涉及一些评估的事项，对档案资料的真实性要求更加严格和谨慎。二是严重影响档案管理工作的质量和效率。基层工作人员在档案管理工作中要应该将与档案相关的材料收集齐全，按照档案管理的要求和规定进行整理和归档。但是基层工作人员大都不是专业的档案管理人员，没有经过专业的档案管理知识的培训，缺乏档案管理知识，而且管理意识薄弱，因而使得档案管理工作难以持续有效的开展。

二、文件资料整理的方法

首先，想要有效的区分文件价值，那么在对文件进行整理的过程中就要采用分卷整理的方法，由于不同的文件材料在保管期限上是存在明显差异的，所以，要根据相关的法律条陈来对文件的保管时间进行价值区分。其次，同一单位内的行政文件和党委文件要进行明确的区分，并根据不同文件的性质进行立卷存档，以此达到避免出现文件混淆的现象。除此之外，基层单位中不仅仅只有普通文件，还会出现许多的加密档案，由于这些加密文件不仅与普通文件之间存在明显差异，还具有极高的规范要求，必须进行独立的分开立卷，进而保证加密文件的安全性，避免出现文件泄漏的问题。最后，除了文字文件，对于一些特殊载体的文件要进行统一归档整理，最大限度保证特殊文件的完整性。

三、提高基层档案管理人员管理意识和工作效率的有效对策

（一）提升基层管理人员的档案管理意识

基层工作人员要加强档案管理意识的培养，要有主人翁意识，把档案管理工作视为日常工作中的重点工作，尤其是对日常性的工作，要学会从主观意识上去收集和整理档案资料，而不是被动的接受工作的安排。能否做好基层档案管理工作，关键要看基层工作人员能够切实做好档案管理工作。当然，基层工作人员档案管理意识的培养还需要相关部门领导的重视，部门领导要深入开展档案管理工作，通过培训和学习不断提高基层工作人员的档案管理意识，使基层工作人员能够在档案管理工作中得心应手。

（二）完善档案的归档方法

基层单位档案归档工作程序复杂，首先，在档案整理工作的开展过程中，一定要强调该项工作的规范化和顺序化，这是为了保证能够将档案整理成统一的档案形式，以便于工作人员的日后查阅。比如在后续的文件批复过程中可能还会涉及到意见稿和相关的定稿资料。其次，在档案编目的过程中，一定要对档案进行明确的标注，这不仅是为了能够直接的现实出档案编目的具体级别，也是为了能够在档案编目工作结束之后进行后续整理。在编目的过程中，要将档案责任者的姓名、文号、日期以及备注等进行档案号的编制。最后进行的是档案的分类工作，由于不同基层单位对于档案分类工作的标准和要求是不同的，所以，要严格按照本基层单位的档案分类要求进行档案分类工作，一般情况下，在进行档案分类工作的过程中，要按照档案的来源和建立时间进行分类，并结合档案的具体内容和形式进行合理区分，这既能够实现档案分层管理，也能够使整理好的档案得到有效的保存，并且实现档案分层。档案的分层主要是由档案自身的基层单位所属地以及其部门属性来决定的，该种档案分层的管理模式能够有效的提升档案管理的合理性和安全性。

（三）健全档案收集归档工作制度

有效的制度建设是做好任一项工作的前提，在基层单位档案归档收集工作中，制度建设也是必不可少的，所以，想要确保档案归档工作的顺利进行，就要在满足档案管理工作需求的基础上进行相关的制度建设，制度建设不仅仅是为了增强基层单位档案归档收集工作的权威性，也是为了能够使基层单位档案管理工作有据可依，在进行相关工作的过程能够遵照相关的法律程序进行，以此推动基层单位档案归档收集工作的制度性。在进行制度建设的过程中，会涉及到许多的环节，首先，要将原有的制度进行整理和鉴别，将其中合理的部分留存，对于不合理的部分进行剔除，并严格按照人事档案收集规章制度进行相关工作，保证档案信息质量。其次，完善转递工作和档案登记工作，在基层单位档案转递的过程中，通常会经过多个环节，为了最大限度的保证转递工作的正常进行，一定要对登记完的档案做密封处理，然后在进行档案转递工作，当档案单位接收到相应档案，并完成核查工作后，进行盖章签名工作，以此作为回执，并将回执单寄回原单位。最后，健全档案材料的审核制度，材料审核工作往往在收集材料的过程中就已经完成了，所以，在健全档案材料审核制度的过程中，要对材料中的内容进行深度的审查，审查其手续的完备性和审核质量。

结束语：提升基层管理人员的档案管理意识，不仅能够提升基层档案管理工作的效率，还能够不断加强相关档案的准确性和保密性，进而达到提升档案管理规范性的目的。所以，提升基层管理人员的档案管理意识已经成为了基层工作中的首要任务，各部门相关领导也开始越来越注重这个问题。