大数据背景下档案的管理与利用探究

杨彩红

（中国电建集团河北省电力勘测设计研究院有限公司，河北 石家庄 050000）

随着大数据时代的到来和信息技术的发展，文件管理工作的模式也发展了极大的改变，其中最为突出的就是电子数字文件管理模式，它的出现使得文件管理出现新的功能，不仅可以实现大量文档的有效管理，同时还管理着庞大的结构化数据。被存储的数据价值要远大于其文件自身的价值。文件管理人员必须不断收集满足企业发展需求的数据信息，并将其集成以帮助领导者做出正确的决策。因此，在大数据背景下加强企业档案管理建设是促进企业长远发展的重要举措。

一、利用大数据参与档案管理的优势

存档严谨。采用电子形式的档案有助于保持档案的严谨性。需要查看存档时，无需在整个卷中提供文件。第二，提升效率。电子档案有助于提高相关人员的工作效率。第三，查漏补缺。电子档案方便填补档案的缺陷。

二、大数据背景下档案管理存在的问题

（一）传统档案管理思想转变面临的挑战

与传统的文件管理工作相比，大数据环境下的文件管理更加注重档案数据信息的完整性和多样性。对文件管理工作人员的素养要求更高了，具体体现在其管理思想的转变上，首先需要对档案信息的价值进行深刻的认识，文件信息的使用是档案数据信息的最重要价值体现，而不是文件的本身，其次，还需要在工作中认识到获取原始文件数据的重要性，最后，要具有大数据的思维，将大数据创新的思维运用到工作中，为企业决策提供科学依据。

（二）缺乏专业数据处理人才

由于受到传统思想观念的影响，我国的数据档案管理模式较为落后，无法适应大数据时代的发展要求。管理人员自身专业水平不高，在对数据进行整理时缺乏科学、合理性，导致档案信息存在遗漏、虚假等现象。因此，档案管理部门需不断引进专业的数据处理人才，并定期展开档案管理培训工作，加强员工对档案管理工作的重视，提高档案信息的质量，确保档案管理工作稳定进行。

（三）电子档案管理保密性较弱

在大数据的上下文中采用的电子文件管理方法逐渐将原始物理纸质文件转换为存储在计算机中的“无纸化”数据信息。虽然这种方法可以减少一般火灾，洪水等造成的破坏，但在当今开放的互联网环境中，数据流的快速形成使得数据之间的连接更加紧凑，并且很容易被数据载体攻击，档案管理系统经常会受到恶意网络攻击。其中黑客攻击和病毒攻击最为常见。

三、大数据背景下档案管理的措施

（一）建立大数据的档案管理方式

在具体实施过程中，文件管理员需要对数据处理方法有清楚的认知，同时认识到数据分析的现状，并在此基础上对相关档案的编制和归纳建立严格的技术标准。第二，在文件管理过程中，需要对相关数据进行精准的管理，尤其是档案管理人员，需要不断提高自身对计算机的熟练掌握程度，这样才能在处理大型档案信息时游刃有余。第三，有关单位及部门需要建立其完善的档案信息管理机制，维护档案信息工作的有序执行，在此过程中间对文件管理器的工作量进行缩减，同时提高信息处理的效率。最后，加强对档案管理部门的职能及形象的宣传，增强档案管理人员能够增强责任感，最终实现档案管理的规范化和科学化。

（二）提高档案管理人员的专业技能与综合素养

要想更好的适应当代社会的发展，档案管理部门应加强对管理人员的专业技能培训，不断提高自身管理水平，打造出一个综合素质水平较强的档案管理团队，有利于提高档案管理工作效率。档案管理人员应紧跟大数据时代的步伐，提高自身对数据的整合以及分析能力，将数据进行合理保存。另外，档案管理部门需制定完善的招聘体系，不断引进先进的数据处理人才，为档案管理部门增加更多新鲜的血液，定期组织管理人员进行技能训练，明确工作人员的职责权限，做到分工明确、责任到人，形成一个有秩序、有组织的档案管理团队，有利于档案管理部门健康发展。

（三）加强电子档案管理安全系统

加强准入安全建设。访问控制是实现档案信息资源受控共享，确保档案信息资源符合要求的有效措施。访问控制是档案网络安全保护的重要渠道，发挥着关键作用。访问控制技术能够合理地控制和认证用户的访问权限，确保资源不被非法用户窃取。常用的访问控制措施包括身份认证、密码加密、文件权限、网络设备权限控制等。第二，加强接入安全建设。访问控制是实现电子档案信息资源受控共享，确保档案信息资源访问符合要求的有效措施。一方面，为了保护电子档案信息资源的存储安全，档案部门在将电子档案信息上传到综合共享平台时需要进行扫描，防止恶意数据的入侵。另一方面，档案部门应开展数据加密存储，寻求适合档案存储系统的加密存储技术、密钥长期存储和共享机制。这不仅可以保护档案用户的隐私，还可以保护档案云平台和档案信息资源集成共享平台信息存储的安全访问控制，是档案网络安全保护的重要渠道。

结语

综上所述，为了能够使档案管理工作的开展变得更加顺利，在大数据时代的背景下，档案管理工作人员一定要有积极主动的跟进自己所开展的档案管理工作，而且在开展档案管理工作的过程中，应该采取积极有效的措施完成档案管理工作的改善，以此来促进档案管理工作在大数据时代中的发展。希望通过本文的分析对大数据时代背景下档案管理工作的开展能够产生积极的参考意义。