关于企业历史档案数字化过程中问题的思考

2019-01-14刘磊

魅力中国 2019年34期

刘磊

（中国电建集团河北省电力勘测设计研究院有限公司，河北石家庄 050000）

长期以来，企业在档案管理中主要是以纸张或录音的方式来进行保存，但这种保存方式往往很难对档案资源进行高效的利用。随着科学技术的进步，各行各业都已经开始广泛使用计算机来进行办公，为档案管理工作的改革提供了一个新的途径，实现了档案管理的数字化转变。在档案数字化管理中往往会将纸张、实物等内容转化成图片、视频、音频和文字等多种形式的电子类文件，再将这些电子类文件分门别类地存储至计算机中，用户只需借助相应的查询工具，即可快速从计算机中调阅到所需的档案。

一、企业历史档案数字化的重要意义

（一）符合时代发展要求

对于各行各业的档案管理工作来说，其在不断发展过程中，势必会转变成档案数字化管理，这也是信息时代不断发展的必然要求。就目前来看，现代化信息技术虽然得到了快速发展，但在档案管理工作中却并未受到足够的重视，档案管理者并没有意识到现代化信息技术的应用价值，这也使信息需求者无法获得及时的信息服务。在现代化信息技术的带动下，我国档案管理工作变得愈发完善，这也使我国开始致力于在各个领域中实现档案的数字化管理，以此提高各个领域的发展水平。

（二）提高企业的竞争力

近年来，全球经济一体化的不断推进，使企业面临着愈发严峻的市场竞争形势，企业从本地市场竞争逐渐扩张至全球市场，这使越来越多的企业参与到国际竞争之中。在进行档案数字化管理工作中，需要有一个明确的管理标准，不过由于文件的分类标准有所不同，因此在档案立卷时往往会遇到许多问题，这些问题会对档案立卷造成一定的影响，而通过计算机来实现档案的立卷，则可有效避免这一问题，在很大程度上提高了企业在国际竞争中核心竞争力。

（三）提高档案资源的利用效率

传统的档案管理模式已经越来越难以满足时代的发展要求。而将计算机引入到档案管理工作中，利用计算机来实现档案的电子化存储，则可大幅延长档案的保存时间，同时也不会使档案资料出现受潮或虫蛀等问题，大大提高了档案资源的利用效率。

二、企业历史档案数字化的条件

（一）企业要提供必要的物质条件

主要包括计算机、扫描仪、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机，只有具备先进的计算机系统，才能为档案数字化建设提供坚实的物质条件，没有基本的计算机系统，那么档案数字化只能是空中楼阁，根本无法实现。

（二）档案部门要制定配套的标准规范

这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障，管理规范主要包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储等，业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等，技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

（三）档案人员要提高自身的素质技能

要始终把提高人的素质放在第一位，要加强对档案人员素质培训，特别是对计算机网络技术、应用系统软件及相应设备的操作技术等方面的培训。

三、企业历史档案数字化过程中存在的问题

历史档案数字化管理工作给档案管理带来快捷、方便、高效管理的同时，也将档案信息管理安全的管理问题提上了议事日程。在当前社会分工细化、专业程度增强、技术更新加速的大环境下，档案部门完全依靠自身力量完成历史档案数字化工作显得效率低下。于是尝试将自身力量同社会力量结合，实行业务外包，选择有一定经验和能力的专业公司来协助，产生了一系列不可沽的风险因素，因此企业历史档案数字化工作中存在的安全风险是档案管理现代化发展过程中必须加以重视的问题。信息技术外包的初衷是档案管理部门想通过改变自身的工作现状，提高自身服务水平和工作效率，一方面数字化档案的建设需要大量高端硬件、软件资源，另一方面正在运行的档案管理系统需要进行系统的日常维护和升级，因此档案部门在很多方案要依赖于信息技术服务商，这种依赖不利于档案管理部门对信息技术的学习和创新能力的培养；第二，弱势的管理可能性而导致数字化外包工作受到损失。