事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

刘培峰

（内蒙古鄂尔多斯市中共准格尔旗委员会宣传部，内蒙古 鄂尔多斯 017000）

前言

近些年来，我国社会以及经济发展不断进步，不断发展的现代化计算机互联网技术也使得人们的生活和工作有了较大程度的改变，尤其是事业单位近年来不断进行改革，机构不断精简，无论是人事管理还是行政体制，都随着时代的变化而产生了深入的变革，事业单位的档案管理工作集结了信息和资料的收集、整理、归档、保存、搜索以及使用等种种的工作，在当前的现代化档案管理工作中却存在着一定的问题，档案管理工作的进行也影响了事业单位的工作效率，必须针对存在的问题提出及时有效的改革措施。

一、现阶段档案管理工作过程中存在的问题

在事业单位日常工作过程中，档案管理是一项非常重要的基础性管理工作，有关于员工的职工年龄、出国、政审、职工福利以及各种的原始性工作记录以及文献。档案管理工作可以分为资料和信息的收集、整理、储存、鉴定统计以及使用几个环节。当前事业单位的档案管理工作，由于管理力度薄弱，缺乏合理的管理措施，因此存在着一些的问题，需要进行改善。

（一）档案管理工作正逐渐边缘化，工作人员水平参差不齐

能让管理工作自身有着一定的政治性、规范性、原则性和科学性，个人档案对于一个人的社会生活以及工作是具有非常价值的一种历史记录，具有不可复制性，因此档案管理工作必须要保证答案的安全性和稳定性。但近些年来各大事业单位就逐渐进行人事制度改革，岗位之间不断进行调整和转换，因此当前的专业化档案管理工作人员数量较少，一般都是一些兼职或转岗的管理人员在进行档案管理工作。这样的档案管理团队缺乏专业的理论知识以及实际操作技能，因此当前的档案管理工作专业化水平较低，管理工作大多流于形式，管理工作人员大多只是被动应付工作，甚至部分管理工作人员根本就没有相关的服务意识，认为只要不丢失不泄密就行。此外，当前部分事业单位并不重视现代化专业人才团队的建设，工作人员综合素质参差不齐，业务知识不熟练，一旦事业单位因为种种需要对员工的身份工龄、职称进行相关的查阅和整理时，经常会出现信息失误或者重要文件以及证明遗失的现象。

（二）信息化科学程度不高

随着近些年来社会科学进步以及信息化手段的不断提升，档案管理工作也不断发生着转变，传统的档案管理工作专业化水平不高，一般是纸质保存，因此需要浪费大量的人力、物力、财力，此外在材料的整理保存、查阅使用过程中速度较慢，因此实现信息化数字化的管理工作模式是必然的时代趋势。而数字化信息化档案管理模式是指在互联网信息技术以及相关的同一规划指导下，全面运用现代化信息技术进行的档案管理活动，对档案信息进行及时地收集、整理、处理以及保存，这样能够不断加快档案管理的现代化和科学化建设进程。信息化档案管理工作模式的内容主要包括档案管理网站的建设、数字档案管理网站的建设、档案信息的数字化水平提高等等。信息化档案管理工作能够不断提高事业单位的经济效益，节省大量的人力，保证事业单位数字信息的科学性、安全性和稳定性。

二、如何做好新时期的事业单位档案管理工作

（一）树立起科学合理的思想认识及管理制度

当前事业单位应当在日常运营过程中不断加大宣传力度，经常组织档案管理人员学习相关的法律法规以及规章制度，合理纠正档案管理工作人员思想上的缺乏和偏颇，不断提高档案管理工作人员的积极性和主动性，建设一支在政治上、思想上、专业能力上都稳定发展的现代化专业管理队伍。其次，事业单位档案管理工作必须要保证个人档案的真实性和严肃性，这需要制定起一套科学合理健全的现代化档案管理制度，使档案管理工作者严格按照规章办事，对收集来的资料信息进行严格的审核，预防不符合答案内容要求的资料进入档案盒。此外，档案管理工作是一项需要浪费大量时间、琐碎又细致的工作，管理者在工作过程中难免会出现一定的懈怠和厌倦心理，因此这对档案管理工作人员的思想意识以及道德水平也有了一定的要求，必须要踏实肯干、吃苦耐劳、淡泊名利，这样才能够做好档案管理工作。同时档案管理工作又需要工作人员具有高超的技术，现阶段档案管理工作人员与长期缺乏实践和创新，因此必须定期组织专业的档案管理工作人员为事业单位的员工进行培训，事业单位也要注意组织档案管理，工作人员定期进行实践以及在职培训，不断提升档案管理工作人员的兴趣和能力，在人员的招聘以及培训上也要加大投入力度。

（二）提升事业单位档案信息化的建设步伐

事业单位的传统档案工作是依托纸质档案管理为主记录当下发生的事件，然而纸质档案需要占用大量的面积，又要浪费大量的人工，不符合当前时代的需要。因此当前事业单位必须要不断加快内在信息化水平建设，利用计算机以及先进的网络技术对事业单位的档案管理工作进行改革和创新，这样不仅能够可以及时发现原有档案管理工作的弊端和不足，也能够提高日后的答案管理工作效率。首先，要不断强化档案管理工作人员的信息意识以及信息水平，不断加快事业单位内部档案管理的硬件软件建设，安装先进的计算机，建立专业的数据库以及档案管理网络和平台。再有，档案管理工作人员应当积极学习先进的互联网电子信息技术，更好地服务事业单位的档案管理工作。

结束语：近些年来科学技术的不断进步已经使得事业单位档案管理工作有了良好的突破和进展，然而要想更好地开展数字化信息化，档案管理工作必须要不断总结经验提升信息化水平，及时发现并且解决事业单位档案管理工作中存在的问题，这样才能够不断提高工作效率。