浅谈如何做好档案安全与保密工作

2019-01-13李文旭

魅力中国 2019年15期

李文旭

（中国人民解放军32322部队，新疆乌鲁木齐 830000）

引言：

国家的档案管理人员依法而科学地履行档案管理行为，伴随着互联网技术的发展及各个国家改革的深入，档案保密安全工作的重要性日益凸显，已成为国家发展中的时代所需。而不可忽视的是，国家的档案管理保密安全工作面临着诸多层面的挑战，对新形势下档案保密安全工作思考具有积极的实践意义

一、档案安全与保密工作的必要性

档案是信息资源的重要组成部分，档案部门是信息资源的重要阵地。随着城市建筑大量涌现，城建档案信息的需求激增，如何利用信息技术手段实现工作目标，以适应社会信息化进程的需要，是关系着城建档案相关行业可持续发展的关键。然而，基层城建档案室信息化程度却普遍不高，信息采集和资源共享等已不能满足现代建设储存与利用的要求；各种新技术手段层出不穷，各类载体的城建档案资源的收集保管问题急需去解决；信息化时代的社会个体主动参与到城建档案资源建设中来，如何加强对社会化城建档案工作的指导也面临诸多挑战。目前，信息技术已成为当今世界经济社会发展的大趋势，必须顺应时代发展，大力推进档案数字化、信息化建设。随着信息技术的不断发展，档案信息资源已走进人们的日常生活。现在人们对于档案的感觉越来越清晰，它不再是古代锁在深宅大院的一份文件。普通人甚至连查阅的资格都没有。现在，越来越多的档案开始公开化，透明化。英国和一些发达国家已经建立了档案博物馆，让人们更好地参观各种档案资料。但是，无论档案是保密和解密，对于档案的保护工作都是不应该松懈的。不能因为档案离人们的生活越来越近而不理会档案的保护。对于部分机密档案还应当进行保密工作，因为一旦泄露不仅会损害档案所处的直接机构，甚至会关系到国家的一生或者国家的安全。由此，可见档案安全是多么的重要。对于一些机密档案的保密事例的重要性在二战中可以说是多的举不胜举了。所以说，无论是档案的安全工作还是保密工作，都应当一手抓起。要做到在保密中进行充分保护。

二、新形势下档案保密安全工作中常见的问题

我国国家的档案管理经历了从无到有、从纸质档案管理到数字信息管理的演变，而在这一进程中，受到档案管理传统思维的影响，国家的档案管理队伍也未能得到较好提升。大多数的档案管理人员未接受过定期、有效的档案管理培训，尤其是保密培训，因此对档案的价值认识不深、责任意识和保密意识不足，导致档案保密管理的实际成效不高。同时，在管理层面而言，因对档案管理的重视不够和对档案的综合利用不足，未能建立系统的管理制度、并取有效的管理措施，忽视了工程技术服务类国家在建立核心竞争力机中优化档案管理的重要性。

三、如何更好地做好档案安全保密作用

（一）提高管理意识

思路决定出路，档案管理工作水平的提高，必须要求管理工作者充分认识到档案管理工作的重要性和重大意义，具有较高管理工作意识。具体有三点：（1）工作责任感要强，职业素养要高，工作态度要端正。（2）具有不断学习的习惯和自我要求，不断了解、掌握档案管理的知识，充实、提高档案管理工作方面的先进理论知识、现代科学技术知识等。尤其是在档案管理数字化、信息化方面，要结合岗位工作，注重对计算机及程序、信息存储和传输等知识的学习和掌握，使自己成为熟练掌握当代档案信息、网络技术的技术型档案管理人才。（3）要有理论结合实际的实践意识，能积极把先进的现代化科技手段和先进的管理方法应用到实际工作中，提高管理工作水平。

（二）加强风险管控

规避风险最好的办法就是引进新的技术，利用科学的手段和现金的技术，可以使电子档案更加安全可靠。设置密码是现代操作系统中最常见的方式，要设置分级密码，由专人管理密码及使用台账，定期更换核心密码，控制密码泄露，确保快捷，安全，保密。防止病毒对信息系统的破坏，对计算机做到监控管理，定时查毒，对计算机进行扫描，检查发现病毒，保障档案信息安全；利用物理和网络的有效手段，设定符合系统要求的安全策略，最大限度地保护档案信息。设置电子档案系统专人管理员身份，其余人没有权利操作系统，避免档案文件篡改、损毁等问题的出现。计算机若出现问题需要维修，国家要注意可能存在的风险，注意监管，同时启动预防机制，一旦出现问题，积极采取应对措施。国家要重视电子档案信息安全，重视预防风险工作，积极制定风险防范措施、风险管控制定、应急处理方案及补救方案等。为了把风险造成的影响控制在最小值，国家应当对危险发生的概率，带来的危险，危险的成本等进行分析，提前做好风险评估工作，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。一旦发生档案泄密事件，国家要想好事后措施，减少损失。不管是什么情况，国家都要积极主动的进行处理，这才是最关键的。

（三）推行制度化建设

依法依规实施记录根据国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的《国家档案管理办法》，确定符合发展进程的、分层档案管理要求和岗位制度。优化档案管理途径，按相关要求对归档数据进行明确的分级管理，尤其要对涉及的商业机密和核心技术等保密资料进行细致标注，充分利用信息设备等手段多样化、技术化地实施档案保密安全工作，确保档案的储存和应用安全，实现档案保密安全的法制化、制度化，增进档案的法律效应。从制度上严格遵循国家档案的保密范围和保密等级，通过管防结合，严控环节泄密行为。并在这一进程中加大对档案信息管理系统的安全管理，通过内部的防火墙及信息安全等级设置，避免信息入侵所导致的档案安全管理事故，充分发挥档案保密工作的“拳头”和“利剑”作用。