浅谈当前如何做好建设工程档案管理工作

李伟倩

（周口市建设工程质量安全监督站，河南 周口 466000）

随着网络技术、信息技术的推广应用，档案信息化管理对企业的可持续发展、管理提升、经济效益增长有重要作用。建设工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件，工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节。在对建设工程质量、造价和工期进行管理的同时，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。

一、建设工程档案管理的重要性

在建筑工程建设过程中，建筑工程档案管理是基础性工作。建筑工程项目实施过程中会产生各种文档材料，包括前期批文、施工过程记录、竣工验收记录、工程设备维护记录等。这些档案材料客观、真实地反映了工程的详细状况。无论是在工程质量评定还是在工程竣工后的维护、管理当中，这些档案材料都具备了十分重要的价值。同时，加强建筑工程档案资源开发，有利于建筑企业累积管理经验，或者说建筑工程档案是建筑企业技术储备的重要手段。在工程项目完成投入运营后，一旦出现问题，也能将工程档案作为维护、管理依据，包括工程扩建、结构维修、局部改造等均需要原始档案材料作为支持。建筑工程档案不仅对项目本身具有指导作用，对其他同类型项目设计、建设活动等也具有一定的参考、借鉴价值。也就是说，建筑工程档案能够被反复利用、开发，其价值将不断地被发掘出来。总体上来看，建筑工程档案蕴藏了巨大的潜在经济价值与社会价值。通过开发利用，落实相关管理工作，尽可能将这些价值发挥出来，进一步促进建筑工程项目建设。

二、目前建筑工程技术资料档案管理中存在的问题

首先，档案管理制度不完善。目前我国对工程档案管理已经有文件制度和规定，但在执行过程中并没有严格按照文件的规定去执行。建筑企业在施工时想到哪里就记录一下，导致档案的内容不够全面，不能真实反映工程的实际情况，为工程在使用过程中带来诸多麻烦。目前的施工中各个部门缺乏沟通交流，档案也是各自进行管理，会出现一些漏记或者误记的情况。其次，没认识到档案工作的重要性。在工程建设中只追求工程的经济利益，忽视了档案的建立和管理工作，没认识到档案对于整个工程所具有的重要意义，等到工程马上竣工时才想起来档案这回事，然后就凭记忆马马虎虎的整理档案，应付检查。造成这方面问题的主要原因是我们的审核部门对于工程结束时的档案验收工作不够严格，才出现这么多不负责任的档案问题。再次，缺乏专业的管理人才。目前，工程档案的管理人员都是兼职管理，没有专业理论做支撑，缺乏必要的技能，不能对档案进行科学的管理，档案管理者不能与时俱进，建立网上档案管理平台，完善档案管理工作。

三、如何做好建设工程档案管理工作

（一）加强对档案管理的重视，促进档案管理规范化。相关领导要树立正确的档案管理理念，转变“重建设、轻档案”的传统观念，增强责任感，采取积极正确的工作态度，促使全体人员对档案管理有正确的认识，确保档案管理工作能够顺利的开展。同时促进档案管理机制的完善与规范化管理。应结合工程的特点对档案管理制度进行完善，促使档案管理更具有针对性和实效性。对档案的收集、整理、归档及借阅等机制进行完善，促使档案管理工作能够有章可循。同时对相关的激励机制进行完善，制定相应的规范和约束，提高相关工作人员的积极性，促进档案管理工作效率的提高。

（二）完善管理技术，加强队伍建设，实现档案管理信息化。信息化时代工程档案管理工作应逐步实现现代化管理。要加大工程档案管理投入，更新管理技术及管理模式，提升档案管理质量及效率，将其潜在价值充分发掘出来。通过计算机信息技术作为媒介，在部门之间构建档案信息检索、管理系统，能够提升各部门档案管理整体水平。同时，借助计算机信息化技术能够在各部门间创建一个工程档案信息互动平台，保证档案信息的流通性，有利于各部门协调好工程档案管理工作。借助计算机技术进行档案管理，能够促进各个部门档案管理水平的提高，同时促使各个部门能够相互协调，提高档案资料的有效利用效率，促进档案管理工作效率的提高。同时按照档案的性质和类型对其进行管理整理，并按照部门和类别进行分类，做好编号工作，更加方便之后的查阅。优化工程档案管理人才队伍，加强管理人员队伍的建设，对档案管理工作人员进行培训，促进管理人员综合素质的提高，采取多种培训的方式促进档案管理人员知识和技能的提高，档案管理人员要不断更新业务技能，促进建筑工程档案管理工作效率和水平的提高。

（三）做好现场调查，做好档案管理工作。工程的施工是一项复杂的工程，在这个过程当中会产生很多隐性信息，因此，在建筑工程档案管理者要做好现场调查工作，多方收集信息并将其融入到工程档案当中。对于其中的问题及时发现、及时提出和解决，这不仅能够保证档案信息的客观性与准确性，一旦出现问题，档案人员也能够及时查阅相关信息，为问题解决提供信息依据，确保施工质量达到要求。通过这样的方式能够提高工程施工的质量，同时促进建筑工程档案管理工作的完善。在建筑工程施工完成后，对工程竣工进行备案是工程档案管理的重要内容。工程备案和工程档案管理有着相同的本质，因此，在工程竣工后的备案工作应当和档案管理工作进行联系，对管理的机制进行深化，促使档案的搜集、整理以及归档工作更加完善。