企业办公室综合事务管理现状及改进措施

2019-01-13张盎

魅力中国 2019年15期

关键词：事务管理管理者办公室

张盎

（焦煤公司宝雨山煤矿，河南焦作 454000）

在办公室综合事务管理实际工作过程中，应当树立专业意识、提升专业能力、健全责任体系、丰富工作手段，这样才能够更好地调动工作的积极性、强化部门职能，进而推进企业的健康发展。

一、办公室管理的职能价值体现

（一）联系内部协作

办公室对于企业的综合性事务有一定的整治处理权限，对执行内部分工配合有极强的协调权。在领导下达决策、传达相关文件时，办公室都要及时高效的传递到各方，办公室的实际协助功能是不可替代的。在组织决策与实施的过程中，企业办公室承担着领导决策层与基层单位保持有效沟通的职能，一方面要深透领会领导决策意图，掌握领导层工作动态，把握领导决策层的工作思路；另一方面要充分了解基层单位的实际发展水平和运营情况，并且熟知企业内部阶段性目标的变动和人员异动，第一时间向领导提供准确的、完整的、系统的信息，从而做到领导决策与客观条件的很好结合，并在此基础上为领导制定完善的计办公室综合事务管理水平直接联系着每一个员工的实际利益，也能够迅速反应一个企业的整体形象。在办公室综合事务管理实际工作过程中，应当树立专业意识、提升专业能力、健全责任体系、丰富工作手段，这样才能够更好地调动工作的积极性、强化部门职能，进而推进企业的健康发展。

（二）参与决策，协助实施

一是为领导提供及时的、完整的、准确的、有价值的信息，使其第一时间掌握最新讯息。二是根据企业阶段性任务目标，主动积极组织基层调查，深入研究并拿出信息报告。三是充分了解领导决策层的战略思想，做好基本的文件起草和计划或任务拟定草案。四是针对企业的重要事务，要能够提出切实可行、有积极影响的参谋意见。因此，要想参与企业决策，协助实施落实，企业办公室就要具备敏锐的市场洞察力，精准的社会变化预测力，思想与时俱进，行动积极务实，熟悉企业的发展状态和经济水平，确保能够紧跟社会和企业的进步。与此同时，办公室信息要及时更新，完善信息系统，保证信息渠道的畅通，时刻掌握企业的发展动向和内部变更，随时反馈决策执行落实现况。从根本上提升办公室工作的预判水准，保证政令畅通、信息通达、反馈及时、修正可控，从而充分发挥好企业办公室职能价值和优势特点。

二、企业办公室综合事务管理的提升措施

（一）加强办公室个人的思想政治教育

企业日常的工作虽重要，但是关于办公人员的思想政治教育也是关键。企业不仅需要做好业绩，更需要培养员工的工作状态和积极性。管理者不仅要关注员工的个人业绩，更需要关注员工的心理状态，对员工的工作态度进行教育。企业可以在日常培训中渗透思想政治教育的相关知识，进行每个月的思想政治教育课程学习，通过让员工写论文报告、心得体会等方式加强员工思想教育工作。加强企业文化建设，培养员工的工作积极性，创设良好的工作氛围。

（二）提高办公室人员的个人素质和企业的招聘标准

办公人员的个人素质和高标准的招聘对于企业的发展影响深远，所以这就要求管理者要学会管理和选拔人才。个人素质影响工作进行，这是一个不变的道理。员工就像是企业的血液，如果血液出现了杂质，那么身体就会生病，如果员工缺乏良好的素质，企业的发展就会停滞不前，因此，提高办公人员的个人素质刻不容缓。企业应该适当提高人才招聘标准，首先学历要过关，对一般的专科学校应该高标准考核，对于人员的技能更不能松懈，可以预先进行职业前的考核，不要单纯凭借面试及口才就破格录取。新录用的员工应该有试用期，以此考核办公人员工作技能和业务能力，避免日后影响工作。同时，对于不同的员工，要根据其专长和个性及时调整其岗位，在适合的工作岗位发挥才能。

（三）提高管理者的能力和与员工的交际能力

管理者在工作团队中处于核心地位，管理者的能力决定着团队的发展。在重视员工的个人素养时，切莫忘记领导的作用。有些领导脾气暴躁，办事能力不能让员工信服，上下级的优越感颇深，等级观念尤为严重。办公室的领导如果不能与职员和睦相处，那么整个部门难以做出好业绩，继而企业的发展就会受到限制。并且管理者的交际能力也是一个很重要的因素，应该适当关心员工的心理状态，当员工的心理出现问题时，作为领导，应该及时解决员工的心理问题，让员工感受到领导的关心，以此提升员工的归属感和积极性。员工感受到了人性化的关怀。可见，管理者的能力与语言交际能力很重要，从小事关心员工，让员工感受到集体的关爱，进而提高办公室综合事务的管理效率和水平。

（四）制定规范化、科学化的办公室综合事务的管理制度

首先，确定办公室的职能地位。办公室作为企业的核心，应不断加强工作职能。企业办公室的综合管理制度的制定一定要合理化、规范化、科学化、人性化，综合管理体系的建立，应着眼于为整个企业工作流程提供全方位的服务，为各部门分工协作发挥纽带作用。企业要想顺利完成行政事务，离不开科学规范化的管理制度。因此，在办公室综合事务工作的管理上，要协调有力，具有原则性、权威性、约束性和周密性。同时，日常工作要清晰规范，奖惩分明，任务分配合理，确保每个人的职责落实到位，既要精简工作流程，优化工作效率，也要使整个工作制度覆盖全面，发挥考核作用，使企业拥有一套系统、规范的管理制度，从而进一步提高企业的经营效益与管理效率。