试分析大数据时代背景下的档案管理工作

2019-01-13代伟翔

魅力中国 2019年15期

代伟翔

(中共山东省委党校山东行政学院，山东济南 250000)

一、大数据时代带给档案管理工作的积极影响

（一）档案保存质量提高

传统的纸质档案的管理和保存，相对于大数据时代来临之后的云盘、硬盘等载体保管形式而言，安全风险比较大，容易受到虫蛀、火烧、腐蚀、霉变等影响，出现缺失与毁损的情况。而档案信息一旦发生保存意外，将会造成极大的损失。如一些重要的档案，几十年才处理一次，若是在长期的保存过程中，受到潮湿环境的影响，而发生霉变等情况，造成纸张老化与字迹模糊，则会直接影响档案的使用可靠性。而应用大数据等技术，采取云盘及硬盘等存储文档时，则能有效避免这些问题，极大地提升档案的保存质量。

（二）档案管理效率提升

进入大数据时代之后，档案记录在数据平台之上，应用简单易操作的信息技术，则可以实现高效地处理信息数据的功能，而且通过此类方式收集、整理的档案，很少出现数据差错，很大程度上提升了工作的效率。其将人力从传统的档案管理的整理和归纳中解放出来，给档案管理人员减少了很多工作负担。

（三）档案管理成本降低

随着时代的发展变迁，党校乃至其他事业单位的档案管理数据在不断增加，传统的档案管理需要借助档案袋、档案盒长时间储存相关信息资料，因此对于纸张的质量、规格要求较高，而且经年累月的档案堆积，会占用大量的存放空间，同时加大管理成本。而进入大数据时代后，以数据的形式储存档案，不仅能够节约存储空间，还能减少使用纸张和档案袋、档案盒，很大程度上降低了管理成本。

二、大数据时代背景下的档案管理工作问题分析

（一）档案管理标准化程度低

当前，档案的形式和内容多样，档案管理成为一项极为细致与复杂的工作。虽然，依靠大数据等技术和设备，极大地简化了档案管理工作的方式，更加便于整理、保管与查询等工作，但是并未有效解决管理层面的问题。

（二）档案信息安全意识不强

进入大数据时代之后，传统的纸质档案将逐步完成向数据档案的转换过程，依靠大数据技术等，档案管理日趋信息化、集中化，无疑对档案管理工作效率的提升有着很大的帮助。但是由此带来的档案信息安全问题，也值得我们去深入思考。而实际工作中，相关档案管理工作者对于档案信息资源的安全保护意识并并不强，导致实际工作并未采取积极主动地防范措施，来科学有效的应对档案信息安全风险。就容易给黑客攻击档案信息系统提供可乘之机，进而出现档案的泄露、丢失或是毁损的情况，给档案信息带来极大的安全隐患。

（三）档案管理人员素质较弱

受传统档案管理模式的影响，大数据时代的档案管理工作，仍然指派一些素质不高的人员担任或兼职，不仅年龄偏大、态度不积极，对于电脑、系统等操作水平也有限，不利于新时期档案管理工作的有效开展。尤其是大数据时代背景下，要求档案管理人员具备数量的计算机操作能力、相关的风险控制技术、创新拓展的管理能力等。一旦上述各项出现不达标的情况，则不利于档案管理的优化提升，影响档案资源的科学有效利用。

三、大数据时代背景下档案管理的对策

（一）建立健全档案管理工作制度

大数据时代背景下的档案管理工作，要求必须立足实际情况，来制定科学合理的工作制度。要以尽可能地便捷档案收录、储存与调阅查询为原则，使得工作制度既要简单易操作，又能可靠可行，将制度中的指导与规范作用充分得发挥出来。还要充分结合电子信息技术等特点，使得档案管理工作能够有效适应现代化的档案管理实际需求。同时，档案管理制度要严格落实，对于领导层与职工层的思想和行为，都要形成有效的约束，督促其认真负责地执行有关制度。过程中要配合科学合理的奖惩制度，做到赏罚分明，对于从事档案管理工作认真负责的职工，要进行物质或精神上的奖励，对于工作态度不积极、存在疏漏的工作人员予以严厉批评与处罚，充分体现出制度的权威性与实效性。

（二）树立档案管理工作安全意识

档案管理工作者，要意识到大数据技术等在为档案管理带来巨大便捷的同时，也给档案管理带来严重的数据安全问题。从思想上必须重视信息档案的安全管理，从技术上不断学习相关安全控制技术与理论，以最大程度地降低档案管理工作的风险。还要针对管理工作中的漏洞，进行及时科学的弥补，对档案资源进行统一备份及统一管理，对于电子信息档案要做好加密处理、防火墙处理等保护措施，避免黑客、病毒入侵破坏、盗取文档。在日常工作中，档案管理人员要严格要求自己的行为，杜绝使用存储档案的计算机，从事一些与档案管理工作无关的事情，降低档案管理计算机被病毒侵袭的可能。

（三）加强档案管理人员培养力度

大数据时代背景下的档案管理工作，提升了管理的复杂性和技术性，需要依靠具备大数据、计算机、互联网等技术与理论的复合型管理人才来实施。事业单位一定要加强对专业档案管理人才的选拔与培养力度。重点强化原有档案管理员工的思想认识，从根本上革新他们的观念，还要聘请专家来给管理人员召开讲座与培训会，注重提升职工的现代化档案管理理论与技能。还要持续向管理团队中输入新鲜血液，吸引更多有能力、有素质的青年人才加入到档案管理团队中，为大数据时代背景下的档案管理工作开辟新的途径。