房产档案管理的规范化建设

李依韩

（巴彦县房产住宅局，黑龙江 哈尔滨 151800）

一、档案管理工作规范化的途径与措施

档案的生命是真实性，也是发挥档案现实效用的基础和前提。房产档案是随着房产的业务活动而产生的，技术性和专业性较强。由于房产登记工作涉及面广、量大、政策及业务性强，档案内容较多，主要是专业术语多、图表多、证明多。房产档案是产权沿革的历史记录，这种记录必须与实际情况相符，记载的产权人及产权范围必须精确清楚，能在产权审核和排解产权纠纷中起凭证和考察的作用。规范每项业务所需文件的归档范围、文件材料的具体规格、保管期限、鉴定销毁制度等内容，以便于档案工作人员在实际工作中参照执行，在接收档案时有据可查，确保房地产权属档案收集齐全、整理规范。房屋产权情况将随着产权人的变化、房屋的损坏倒塌、房屋的买卖、交换、赠与、继承、分割、析产等权属转移不断发生变化。房屋产权产籍档案是城市房地产管理工作的基础，是在房屋产权登记、调查、变更、转移、测绘、抵押、分割等房产管理工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录材料。它是城市房屋权属登记管理工作的重要依据和房产信息的重要组成部分，在推动房产经济的进程中具有不可替代的重要作用。因此房产档案工作与市场经济越来越紧密地联系在了一起，社会主义市场经济是法制经济。要做好新时期房产档案工作，必须建立健全各项规章制度，以规范化的途径管理各项工作的顺利开展。

二、房产档案信息化管理与建设

对于房产档案信息系统的标准，国家相关部门给予了一定的标准，为我国的房产档案信息化管理工作的展开提供了规范。房产档案信息系统的建设在很大程度上推动了房产企业积极结合行业运行与发展的具体特征，从而制定出具有高度规范性的业务实施标准、技术操作标准、工作的行政法规以及档案管理工作展开的管理规则，为房产档案管理工作的顺利展开形成了技术操作、业务实施以及管理规范相统一的房产信息标准化规范体系，推动了我国房产企业在档案信息化建设的道路上实现法制化的良好运行与发展。房产档案管理的信息化，是将房产档案全部以数字化的形式录入计算机，并且要保证房产信息收集的全面性和准确性，因此，工作人员需要将房产档案信息系统与房产交易系统相结合，使得房产交易过程中产生的信息自动归集到房产档案信息管理系统中，并且形成文本，进行保存。房产档案信息化建设，不仅是利用先进设备和技术形成内部局域网络，而且也有利于房产档案管理机构内部克服库房容量小、库房较为分散等不足，真正实现库房有效集中管理，还可以在内部管理系统中增加定置管理功能，快速便捷地查出每份档案实体的存放位置，方便管理人员在库房中或多个分散型库房之间快速调阅所需的档案。过去的档案利用得越多，越能体现档案自身的价值和档案的专业管理水平，但每次翻阅，哪怕是轻轻的触摸，都不可避免地对实体档案造成或多或少的损害，不利于实体档案的长期保存。档案的信息化建设彻底改变了这个局面，通过电子扫描等手段能将档案所涉及的内容完整保存至电子载体，将实体房产档案转换为电子档案，通过网络授权提供非实体档案调阅，真正做到保护和利用“鱼”与“熊掌”兼得。同时，在房产档案管理活动中全面应用信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，为社会提供服务，是档案管理模式从以档案实体为重心，以档案信息为重心转变的过程。通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，可大幅提高档案信息资源的配置效率，实现档案信息资源共享，大大地提高房产档案的管理水平。直接在网上查询和打印档案影像文件，大大方便了档案的查阅利用，同时也保护了实体档案。通过系统升级、信息化硬件设施更新，全面提升房产档案信息化应用层次，为增强惠民服务能力提供强有力支持，建设目标，服务大局、服务民生，进一步实现房产档案资源信息共享，为民众提供更全面、高效、便捷的房产档案信息服务。

三、房产档案专业性真实性的特点

房产档案主要以图、档、卡、册为其主要内容。图，是指房地产平面图，包含分丘图、分层分户图，反映权属规模，形象直观；档，是指产权文字档案，反映产权的来龙去脉，翔实详尽，实在牢靠；卡，是指房地产卡片，包含录入电脑的房地产情况表，它归纳了档案的内容，弥补了图的缺乏，反映产权简洁理解。册，即房地产挂号簿册，包含挂号收件簿、发证记录簿、房子产权发证批阅总册等，是依据房子所有权挂号效果和分类管理需求而填制的，是产权情况和房子情况管理的缩影。只有图档联系完整的房产档案，才能真正把产权的实在情况反映精确。房产档案信息是房产产权产籍活动中形成的权证、契约、文件、图纸、表册、照片、计算机软盘等各种不同形式和载体的记录，这些信息记载了房产产权的归属和沿革，反映了房产的相关状况。因此，房产档案有其特殊的专业要求，在内容和形式上具有明显的区别，这也充分体现了房产档案工作的专业性。真实性是权属档案的生命，房产档案不只应当遵从房屋所有权与房屋占用范围内土地使用权的权利主体共同的房屋权属登记准则，更要保证房产档案的真实完整。房产档案的真实变化记载，能全部实在地反映房屋改变的全貌，才具有其使用的价值。通过房产档案管理信息系统的良好建设，能够较好地解决以往房产档案管理不严格不规范的情况，有效将档案信息中已经整理过的和没有整理过的进行明确的划分，防止出现档案信息管理的混乱情况，积极提升整个房产档案管理工作的有效性和真实性。

在经济与信息技术得到迅猛发展的环境下，房产档案管理在很大程度上是信息资源的管理方式，有利于社会价值的开发与利用。在今后的档案管理领域中，要加强对其工作规范化的研究，并且要从档案管理的多个角度，从工作规范化的多个方面进行研究，从而研究出更好、更有效的能够促使档案管理工作向着更加规范化方向发展的方法和措施，目的是全面推动房产档案工作能够有效实现信息系统的建设，进一步实现房产行业得到良好发展。