论事业单位档案管理效率问题及提高策略

邱鹏

（宁安市河道管护中心，黑龙江 牡丹江 157400）

引言：事业单位在办理各项业务的过程中，都会把相关的信息资料保存起来，其中人员档案也是档案管理中的一项主要内容。因档案管理是一项内容比较繁多的工作，需要占用一定的时间与精力，并且还有一些工作在开展过程中需要对相关的档案资料进行查阅、核实，因此，档案管理工作的效率与其他工作的效率有些间接的关系及影响，并且通过对档案管理工作效率的提高，可以有效的推动事业单位整体运行效率的提高。

一、事业单位档案管理的现状以及存在的问题

（一）事业单位档案管理的现状

在信息技术不断发展的带动下，事业单位已经普遍将电子计算机和网络引用到档案管理的工作中，各种档案资料除了原有的纸质档案，越来越多的使用电子档案进行资料的存储，同时，在档案管理的方式上，普遍的增加了计算机的档案管理方式。不过，因纸质档案的历史比较悠久，所以在档案存储方式中仍然占有很大的比例，并且一些纸质档案与电子档案之间还存在着一些关联，怎样对纸质档案和电子档案进行合理有效的管理，给事业单位的档案管理工作带来了一定程度的压力以及难度，这使得档案管理工作产生了许多的问题，同时对档案合理的利用也产生了一定的影响。

（二）事业单位档案管理工作中存在的问题

1.对档案管理工作缺乏一定的重视，档案管理工作的观念比较落后。目前，很多事业单位对于档案管理的工作没有足够的重视，更有一些事业单位没有设置专门的档案管理部门或是管理机构，而是由每个部门独立的对本部门的档案进行归档存放，或是由一个部门兼职对档案的管理。除此之外，在档案管理工作上的投入不足，其中对于设备和资金都没有足够的投入，这些方面都直接影响着档案管理的运行，以及影响工作效率的提高。虽然有些事业单位设立了档案管理部门，不过在档案管理的人员以及岗位上的管理观念相对比较落后，对档案管理工作的操作上就只是把现有的资料进行简单的存放，或是通过计算机进行存档，根本没有真正的把档案管理工作的功能发挥出来。

2.档案管理的信息化程度较低。随着现代科学技术的发展，对于提高工作效率方面有着很好的影响，不过就目前事业单位档案管理工作而言，对于档案信息化的管理应用不是很好，这就使得许多工作中还是对纸质文件的资料需求比较大，这就在一定程度上影响了档案管理的有效性，并且也影响了工作效率。就算事业单位档案管理中有一些电子档案，也没有对其利用计算机进行有效的整理分类，只是在本部门内部进行存档，这就使得在查找相关资料上面带来了不便，导致档案资料缺少了利用价值，工作效率也就无法提高。

3.档案管理人员素质水平比较低。由于事业单位工作量相对比较大，就会形成大量的档案资料，普遍事业单位中档案管理的工作人员相对比较少，并且许多工作人员都是年龄偏大的人员，对于这种比较繁重的工作任务量，致使这些管理工作人员的积极性不高，并且这些管理人员当中许多都不是专业的档案管理人员，所以在档案管理工作中缺少一定的专业素质以及专业能力，在管理方法上也比较落后，对于信息化档案的管理，无法完全掌握，这就严重的阻碍了档案管理效率的提高。

二、提高档案管理效率的具体措施

（一）对档案管理工作加强重视，并且加强其管理理念

事业单位关于档案管理工作要加强认识，还要设立专门的档案管理部门或是机构，还要对专门的档案管理岗位配备相关的专业人员，还要从上至下的对每个部门加强对档案管理部门的认识，从信息形成档案后就要加强重视。除此之外，还要加强档案管理部门资金的投入和设备的投入，以确保档案管理工作能够有效的开展，从而提高其工作效率。同时要加强对专业的管理人员进行定期培训，如利用现代网络计算机对档案管理工作技术方面进行培训，从而使工作效率能够稳步的提升。

（二）提升事业档案管理的信息化水平

现在网络已经普及到社会的各个方面，它有效的提升了人们的工作效率，因此，事业单位也要在业务办理中充分使用计算机网络系统。为了能够更好地发挥计算机网络的高效性，档案管理人员的思想意识要充分的理解网络的高效性，在实践中，积极的去使用信息技术，从而提高事业单位档案管理信息化的水平，提升档案管理效率。目前，很多单位已经普及了电子计算机办公，管理人员在利用信息化进行档案管理过程中，可以将档案进行电子存档，然后分类归纳到单位统一管理系统，方便各个部门需要档案时，能够依照自己的权限进行查找和使用，通过计算机网络实现档案的有效共享，提升档案的利用效率。

（三）提高档案管理人员的专业素质水平

对于目前事业单位档案管理人员专业素质方面存在的问题，可以通过以下两方面进行改进。首先，加强管理人员对工作的积极性，这就需要改变管理人员对档案管理工作的理念，同时，还要强化管理人员自身对工作的责任感。其次，加强管理人员工作能力的提高，档案管理工作既是一项繁杂的工作，也是一项具有专业性的工作，所以在档案管理工作的岗位上，需要配备专业的管理人员，同时，还要对档案管理人员进行定期培训，使其能够在档案管理工作中有效的利用信息化手段，从而进一步提高工作效率。

结束语：

事业单位的档案管理效率的有效提高，不仅涉及到事业单位的整体运行情况，也涉及到事业单位对社会及人民的服务水平。根据我国事业单位档案管理现状来看，普遍的事业单位，对档案管理的效率并不高，在实际管理中反映的问题也十分显著，本文通过对这些问题进行简明扼要的分析，并针对这些问题提出了有效的管理措施，希望通过这些措施的实行，可以提高事业单位的档案管理效率，为社会及民众提供更好的服务。