新时期事业单位档案管理创新思路的研究

周璇 郑媛媛 孙思杨

(承德市计划生育药具管理站，河北 承德 067000）

随着社会改革不断发展，事业单位也面临许多困境。与普通企业相比，事业单位有各种各样的内部档案和材料。档案整理是一份复杂的工作，对各种档案进行分类整理不仅耗费大量的人力、时间，还需要工作人员有档案处理专业技能，具有耐心和责任感。但到目前为止，大部门事业单位对档案管理工作重视程度不足，认为档案管理仅仅是一份机械重复的简单工作，而负责档案管理的工作人员分类处理档案能力不足，时间一长便懈怠下来，导致档案堆积[1]。因此为了更好服务社会和适应改革需要，对事业单位档案管理实行创新势在必行。

一、我国事业单位档案管理现状

（一）对档案管理工作不重视，工作懈怠

目前大部分事业单位对档案管理工作重视程度不足，认为其只是仅是一种资料收集整理的过程，没有意识到便捷有效的档案管理能提升社会和企业的运行效率，提升管理水平。档案管理工作人员工作消极，缺乏责任意识，认为档案管理只是一种机械的工作，导致单位领导想要获取档案信息时不得不重新整理。这种情况一方面浪费大量的人力物力财力，影响了工作人员的效率，打击了其积极性，另一方面浪费大量时间，导致资料胡乱堆砌的现象，浪费社会资源。

（二）档案管理制度落后

完善的管理制度是事业单位进行档案管理的前提。只有管理制度完善，资源利用率才能提高。但是目前大部分企业档案管理制度较混乱，制度建设有所欠缺，形式化严重，导致工作人员在档案管理过程中常常出现无法应对的情况。同时由于缺少相关制度的制约，工作人员工作效率低下，缺乏主动性和创新性，在一些重要档案管理问题上相互推诿，影响工作进行[2]。档案管理制度落后也会造成需要保密和不能外借的档案泄露，出现档案缺失，影响档案管理信息的真实性。

（三）管理方法陈旧，管理人员能力有待提高

目前我国科技迅速发展，出现了许多先进的管理工具。目前多数事业单位依然采取人工管理档案的方式。主要原因为事业单位领导对档案管理工作不够重视，缺乏必要的资金支持，无法置办先进管理工具。部分企业为了节约资金，将档案放在一个简陋的库房中，保密措施和防盗措施不够严密，难以满足新时期档案管理需求。档案管理是一个较为复杂的工作，需要具备良好素质的专业人员，但各事业单位在招聘档案管理人员时要求较低，工作人员没有经历严格的选拔机制和培训直接进行档案管理。招聘工作人员时对其学历、工作经验、素质等也没有较高要求。档案管理人员进行新老交接工作时易出现交接工作不到位的情况，导致工作人员在档案管理过程中缺乏耐心，整理出来的档案缺少价值，对其他部门信息接收产生影响。

二、新时期事业单位档案管理创新思路

（一）完善档案管理制度

制度是约束工作人言的重要措施，也是提高档案管理工作的主要方式。没有制度，不成方圆。晚上的档案管理制度不仅可以提高档案管理工作效率，还能避免各种问题。这要求事业单位在依据我国现有法律法规和尊重工作人员的合法利益的基础上对工作人员进行一定约束，做到管理制度内容清晰明确，规定工作人员的工作内容、禁止行为及奖惩制度[3]。事业单位负责人可以先让档案管理人员拟定一套制度，然后对其进行修改，最终形成一份完善的档案管理制度。与此同时建立电子档案信息管理制度，采用多元化的方式加强档案管理，充分利用档案中的有效信息，保障档案的保密性。

（二）创新管理理念，提升对档案管理的认识

只有让事业单位充分认识到档案管理的重要作用，才能提升档案管理工作。这要求社会和政府积极宣传档案管理的重要意义，加强对事业单位领导的教育工作，引导管理人员积极创新自身管理理念，提高管理人员的工作意识，树立正确的工作态度，为档案管理工作的顺利开展营造良好氛围。单位领导可以借鉴国外管理经验，加强电子档案建设，提升档案管理水平。

（三）推动档案现代化建设

在互联网已经完全改变社会生活的前提下，档案管理工作也应顺应时代的发展要求。档案管理人员可以借助计算机技术推动档案管理发展。传统档案管理采用人工分类、人工查找，极不方便，一些事业单位采用声像技术、光盘技术等对档案进行分类记录，想要调取某个档案时直接通过计算机查找就可快速拿到所需档案，节约了时间，提升了档案管理效率。对需要保密和十分重要的文件可以采取文件机密性保护措施，有效防止文件丢失、被黑客攻击等情况发生。对档案实行数字化归档后对以后实现互联网异地调档也有重要意义。

（四）创新服务手段

目前一些事业单位档案管理利用率较低，因此需要不断创新服务手段，提高档案利用率。事业单位不重视档案管理工作，导致档案管理利用率低下，从而又反过来制约事业单位档案管理工作。因此想提高档案管理工作首先要加强档案管理工作重视度，并不断创新服务手段[4]。具体措施可以为建立内部档案管理系统，提升工作人员内部效率；建立数字化图书馆，对网站信息检索功能实行优化，提升用户调取档案的便捷性，从各个方面提升档案管理水平。

（五）加强人员培训，提高工作人员素质

档案管理是一项较为复杂的工作，需要具有默默无闻、无私奉献的优秀品质，需要有全心全意为人民服务的责任和意识。因此在档案工作人员的招聘方面需要对其学历、经验和品质进行考察，确保其能够胜任繁琐档案管理工作。新时期档案管理工作需要档案管理工作者具有较高的素质和掌握计算机技术的能力，因此事业单位需要加强管理人员的培训工作，主要对其计算机能力和管理技能进行培训。同时加强管理人员的素质，强调无私奉献和责任感。

结语

为了保证各项工作有序进行，适应现代化对档案管理的工作，这需要每一位档案管理人员加强自身专业技能的培训工作，提升自身素质；需要事业单位对提高档案管理工作的重视度，为档案管理营造一个良好的环境氛围，用创新性思路来管理。事业单位也要加强档案管理设备的投入，实现数字化管理，真正提升档案管理水平。当然，事业单位档案管理工作并不是一蹴而就的，需要每一位工作人员为此不断付出努力，端正档案管理态度，不断实践并总结经验，为档案管理创新不断奉献自己的价值。