教育质量监测下的档案管理研究

2019-01-13李荣华

魅力中国 2019年29期

李荣华

（重庆市荣昌区教育质量监测评估中心，重庆 402460）

档案工作是一件工程量巨大的记忆工作，在教育质量监测下的档案管理工作中存在一些普遍问题，对于档案管理工作的要求就是其材料的真实性、完整性，它必须能够真实的反应每个学校在某一时期全貌，然而对档案信息的搜集、保存过程以及确保档案的真实性、完整性是档案工作中的主要问题。

一、各档案管理工作中的问题

（一）档案管理工作监管体制不完善，影响档案管理工作的推进

档案管理工作的体制不健全主要体现在：档案管理人员频繁更换，由于经常性无规律的人员流动，并且人员更换时没有及时做好交接工作，造成档案信息损失。除此之外，部门对档案信息申报材料的格式要求没有进行统一培训，档案材料内容格式不规范的现象十分常见，有些文件信息内容前后不一致，会对数据的结果造成直接的影响，进而影响教育质量监测评估结果失真。

（二）材料不齐全，档案信息不好收集

由于不注重对档案材料的保管，长期不整理档案材料，导致一些重要材料消失或者不齐全，无法还原当时教学质量真实情况，除此之外，还缺乏完整归档意识，即缺乏“建档——存档——用档——归档”意识，档案流失是常有的现象，造成档案质量较低的情况。

收集档案材料是档案管理工作本身带有的工作难点，收集数据是一个庞大的工程，收集数据没有一个上限，收集的信息越多越好，材料的收集、保存工作是重点，完善档案管理体制是解决和规范管理档案信息的问题的关键。

二、通过建立数据库保存和收集信息

21世纪是信息科学技术高速发展的时代，在教育质量监测评估结果下的档案管理工作可以结合科学信息技术来完成，比如，可以引入大数据进行档案管理工作。

监测其实就是系统的收集数据信息并进行分析，以提高工作效率和有效性为目的，加强分析结果的可靠性和真实性，收集的有效信息越多，得出的教育质量监测评估结果就更加具有现实意义和真实性。21世纪电子信息技术高速发展，大数据信息应用在我们生活的方方面面，因此，为了使监测结果更加真实准确，可以建立一个教育质量监测下的档案管理模型，通过建立大数据库的方法保存、储存档案信息，同时，要把档案信息和监测结果公开透明化，保证评选的公平合理性。通过建立数据库不仅大大节省了对档案信息整理的时间成本，还能长期有效的保存档案信息，管理人员只需要在固定的时间收集信息并把信息输入到系统中去，就能及时得到反馈信息，及时发现观察对象的异常情况，并对其进行督促改进。利用现代科学技术方法对数据库信息进行实时更新、监测，把教育质量监测常态化，使检测结果更具有科学性和真实性。

如今，大数据时代已经降临，我们的生活中无处不渗透着大数据，在教育质量监测评估下的档案管理工作中运用大数据，将极有利于重庆市荣昌区各档案管理工作的现代化进程，简洁高效的完成档案管理工作。

三、加强管理体制，完善档案管理工作制度

加强管理体制是解决档案管理体制的本质问题，为了提高档案信息的质量，首先要加强对这档案管理工作的监督管理和制度完善，只有加强管理体制，才能更好更快的落实工作。

针对档案工作管理的主要问题，我们应该加强档案管理工作的队伍建设，可以建立起一支档案管理的工作小组，专门负责监督、管理、核实档案信息的真实性的工作，可以通过多种培训方式加强管理人员的业务能力，把“建档——存档——借档”工作流程化、系统化，完善档案工作交接体系，使管理人员变更时保证档案信息的完整性，使档案管理工作更高效、有序的进行。其次，加强对档案信息真实性的监督和管理工作，在以往的档案管理工作中，常常由于监管不严导致教师对部分教学信息进行虚假申报的现象，比如，在两个完全相同的档案信息申报表中信息数据有差异，或是数据信息前后不同，导致检测结果不准确甚至有较大差异，使检测结果失去公平性，究其原因是老师对档案工作重要性的认识不足，因此，可以定期组织老师进行相关档案申报格式的培训工作和归档意识的思想教育讲座等活动，不断加强老师的归档意识理念。

任何一项工作的有效落实都离不开有效的监管体制，建立和完善档案管理工作体制，加紧投入档案工作，能够有效地推进档案管理工作的顺利进行，使教育质量监测评估结果更具有真实效力。