浅谈人社局档案的整理方法

贾学燕

（河北省广平县人力资源和社会保障局，河北 广平 057600）

档案作为文献是历史面貌的再现，是在从事各种社会活动过程中人们直接形成的具有利用与保存价值的原始记录。以及所具有的信息性、知识性、价值性、文化性、社会性等特征，成为人社局处理劳动人事争议，实现自身价值与作用（如统筹机关、企事业单位人员管理；促进人力资源优势发挥；统筹社会就业与社会保障；整合人才与劳动力市场政策等）的重要依据。对此，在社会转型的关键时期，人社局档案管理应进一步加强力度，改善档案整理过程中所存在的不足，让档案管理发挥最大化的价值。

一、人社会局档案整理工作现状

人社局是统筹企事业单位工作人员管理、统筹社会保障与城乡就业的权力机构，在指导社会发展方向、反映社会实际发展情况上起着重要的影响作用。而发挥人社局功能与作用离不开档案的支持。近年来尽管档案管理的重要性被人社局认识到，并在落实“加强档案管理”战略中起到一定成效，但就整体情况而言，档案整理仍存在诸多不足。表现在以下三个方面。

首先、整理基础设施不完善

现阶段人社局档案管理普遍存在基础设施不足的问题。相对于大数量、大规模的档案资料来说，档案管理所占据的场所空间已经不能满足档案管理的实际需求而且在人社局档案整理工作中由于纸质档案比较多，在一定程度上简陋的工作环境对档案保存不利，易导致档案的破损与丢失。而且由于我国档案信息化、数字化建设起步较晚，人社局尚很少具有先进的档案整理设备，这给纸质形式档案由向电子形式档案转化增加了难度，从而对提升档案整理质量与效率产生的很大影响。目前，在分类与管理工作中多数劳动仲裁档案仍以手工整理为主，这不仅使工作人员的工作强度加大，而且也给档案整理的科学性、安全性与完整性带来很大的隐患。

其次、整理标准与制度有待强化

档案整理的标准化、规范化发展是提升档案整理效率与质量，高效利用档案资源的根本所在。而标准化与规划化的发展需要制度的支持，但现阶段针对档案整理人社局尚未建立完善的制度，在整理与使用档案的过程中存在着分工不清、职责不明确等诸多问题。即使有的单位制定了有关的规章制度，但监督管理工作缺失，降低了制度的执行力和影响力，无法约束与指导工作人员的行为。与此同时，在档案整理中，由于不同机构所形成的档案缺乏统一的标准，这严重增加了档案的整理难度，无法实现档案的标准化、规范化的整理目标。

第三、整理方法落后，缺乏创新

科学应用档案整理方法是档案整理工作质量与效率提升的关键。目前我国人社局最为明显的档案整理特征则是：档案涉及内容广、资源量大。因此，采用传统的方法进行档案整理已经不能满足实际需求。

例如，档案按“件”整理，易出现调用繁琐，规制难以落实的问题；档案按“卷”整理，易出现组卷差异化问题，而且每卷档案涉及较多内容，对档案信息的利用与保密不利2]。因此，创新整理方法至关重要。

二、人社局档案整理方法

首先、完善有关基础设施，力求档案整理现代化

人社局要明确档案管理的重要性，应并根据档案特点与整理工作中存在的不足，通过基础设施的加大投入，做到档案整理工作的信息化，从而促进档案由纸质向数字的转化。例如，通过配置复印机、光盘刻录机等办公设备，完善硬件基础设施；通过档案管理软件的应用，实现业务档案整理的电子化，通过编码排序、信息检索、类别整理提升档案管理的效率与质量。

其次、完善制度与标准，推动档案整理的标准化

为推动档案整理的标准化，应根据业务档案特征，由相关部门制定完善的档案管理规定与标准，从而帮助档案整理工作人员明确职责，指导档案整理工作人员的工作行为。与此同时，对档案管理流程各环节内容，应构建监督机制进行监管，从而提升制度影响力与执行力。除此之外，依据人社局业务档案规范与标准，构建与档案整理与信息化操作相适应的定量化指标。在这一中，可参照国家标准或行业标准，结合地方实际情况，制定档案整理程序与标准，统一档案整理的技术要求。例如，统一场地与设备、统一档案分类整理规范、统一档案装具、统一档案管理软件等等。

创新方法，增强档案整理专业化

档案整理人员是应用与创新档案整理方法的重要载体。因此，要想创新档案整理方法，首先需提升档案整理人员的综合能力与素质，通过吸纳与培训人才，构建专业化档案管理队伍，在档案整理中实现新技术、新理念、新方法的应用，进而做到档案整理水平的专业化。并根据人社局档案特征，在此基础上进行科学划分（业务档案、办公档案），并应用有针对性的档案整理方法，扩大按“件”与按“卷”整理方法的优势，改进其不足。

综上所述，现阶段人社局档案整体工作仍存在基础设施短缺、制度与标准不完善、整理方法缺乏创新等问题，在一定程度上这些问题制约了档案管理作用的发挥。对此，人社局应采取切实而科学的措施与方法进行改善与处理，使档案整理的科学水平得以提升，从而促进档案管理朝着专业化、现代化、标准化的方向发展。