浅析档案数字化存在的风险与应对措施

王婷

（北京神舟航天文化创意传媒有限责任公司，北京 100086）

为全面落实现代档案信息化、数字化改革的目标，管理部门应以信息数据库为基础，推动纸质资料向数字形式转化的进程，并在这一过程中，针对档案的真实性、安全性、完整性等方面的风险，构建有效、动态的风险预控机制，真正发挥档案资源的现代社会的开发、利用价值。

一、现阶段档案管理建设数字化工作面临的具体风险

（一）数字化建设进程的安全风险

档案数据数字化形式转化的过程中，通常会涉及技术、管理、设备、人员等方面的内容，实际的转换流程较为复杂，如果某一环节出现疏漏，安全管理出现缺口，信息泄露的可能性将会大幅度提升。因此，档案信息化、数字化建设的全过程保密控制是确保档案工作安全性与系统性的重中之重。由于信息形式、信息源、数据性质等方面的变化，使得信息管理的数字化形式具备存储量大、管理便捷、操作简单与易于复制等方面的特点，需要建立更全面、具体、动态的监管机制。

（二）信息资源信息化过程的真实性难以保证

档案的真实性是数字化建设的根本要求。传统档案信息资源的管理与开发、服务，经由存储、传输、记录、调用以及迁移，与原始数据对比可能出现差异，数据的真实性与准确性难以得到保证。经过数字化转化的档案资料，其真实性风险更复杂、管理难度更大，出现真实性管理风险的原因包括两方面：一方面。数字化转化阶段，由于设备扫描、拍摄、输入等流程不规范，信息失真；另一方面，数字形式的数据资料容易被篡改，容易受技术操作影响，出现改变。除此之外，档案管理、服务平台的程序升级等，往往需要数据转移，信息容易出现丢失、损坏、篡改等问题。

（三）档案完整性、系统性的管理风险

档案信息的系统性与完整性是资源利用、开发的基本保障，完整的信息链也是保证信息服务综合质量的关键所在。如数字档案的内容结构、逻辑框架、背景资料等，如果出现缺失，对档案的开发意义、价值、效率等都会被影响。出现完整性、系统性风险的原因包括：一是原始档案信息的缺失；二是在转化的过程中由于人为失误出现的数据录入错误、遗漏问题；三是受到网络攻击、病毒感染等风险威胁。

二、应对数字化图书馆建设风险的有效对策

（一）创新档案服务、管理的工作理念

现阶段，相较于发达国家，我国档案智慧化、数字化建设进程还处于落后阶段，档案资源的开放、安全保护、利用的保守性和公众新服务需求之间的矛盾加剧，档案系统的信息化建设需求提升。为此，档案管理、服务工作者应创新融入改革理念，转变传统档案利用观念，积极推动数字化改革的全面落实。如，档案馆可以定期就创新改革问题召开研讨会、组织专项工作小组、派遣优秀员工向数字化建设实践经验丰富的单位进行学习等。

（二）健全档案数字化领域的法律框架

档案录入、存储、处理等工作的根本目的在于面向使用者提供信息服务。信息数据的开发价值是通过传递体现的。数字化信息的处理与传播模式，加快了信息的流动速率，档案的查询、处理更高效。但与此相对应的，这种便捷性与创新利用形式也提升了安全控制的难度。针对该种问题，立足数字化在档案信息领域的建设现状，逐步构建覆盖更广泛、管理更具体的法律框架，完善信息数字化方面的法律设计，通过档案法等相关法律规范填补信息资源数字化管理方面的空白，是档案相关部门与管理工作者共同努力的方向。

（三）设置数字化建设的质量评估标准

数字化档案机制的建立可以通过外包建设与馆内主导建设等途径设施，在具体的实施过程中，应以档案馆长效管理规划目标、实践工作情况、硬件基础与实施标准等要求为指导，构建起与馆藏资源开发方向相协调的技术评估体系，保证数字化建设的整体质量。如，采用外包形式时，应该对外包企业进行质量评估、资质审核，确保企业的数字化建设设备具备无记忆、自动删除等功能，保证馆内保密资源的安全性。馆内主导进行数字化建设工程时，应确保搭设程序的安全防护等级，保证技术应用的综合质量。

（四）规范档案资源数字化的具体流程

为应对档案数字化外包的风险，除了档案管理部门增强主动服务意识、制度的完善、对数字化公司资质审核外，同时应准确定位数字化档案的范围、严格把控数字化质量管理，强化档案安全管理，消减低端档案数字化质量及档案安全事故的风险。具体来讲，在档案数字化前，档案部门首先需结合馆藏实际、利用频率初步制定一套数字化方案，并对现场工作人员进行严格的岗前培训，强化质量与安全的意识。数字化过程中档案部门派专人实时跟踪与监控，随机抽查目录著录的准确率、数字化形成电子文件的清晰度、电子文件命名的准确率，准确率若低于95%，则要求数字化公司复检、纠偏，每日抽查率不低于当日数字化数量的20%。数字化竣工前再次随机抽查已完成的数字化质量，错误率不得高于5%，否则为竣工验收不合格。

结语：现代图书馆的信息化、数字化进程已经成为改革的必然趋势，通过数据库、服务平台、工作流程等方面的建设，既可以优化馆藏管理、处理、安全防控的整体水平，为档案资源的深入、全面开发奠定基础，同时，利用数字化平台打造收集、处理、存储、调用、迁移与服务为一体的管理系统，能够面向用户提供更具实效性的信息服务，为智慧图书馆的建设提供必要的保障。