对事业单位档案管理规范化标准化与考评升级的几点思考

王娟

（湖北省汉江河道管理局天门汉江管理分局，湖北 天门 431700）

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。在实际工作中，把好文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作，从而进一步推进档案考评升级。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把好全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

实践证明，案卷材料收集是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

四、完善档案管理硬件设施，强调管理科学化

为了实现档案工作规范化、标准化管理以及考评定级，必须加强档案工作的配套硬件设施建设水平，用更加科学的方法对档案室进行管理。而这一点也是提高档案管理水平的基础性条件。一是要安排专人，定期对档案室进行清扫，保证档案存储空间的整洁。二是在规划档案室时，必须对档案存储室的各功能区城进行区分，将存储、阅览、办公空间分开。三是在档案存储空间内，必须配备必要的防火、防虫、干燥设备，利用灭火器、空调干燥剂等材料对温度、湿度进行调节，并对可能发生的灾害进行全面的预防。同时在完善设施建没的过程中，还应当强化防盗设施的安装。不仅对档案室进行管理，也要对电子档案存储系统进行防护，使单位的信息安全得到保证。

五、拓宽档案馆藏内容，实现综合利用

事业单位的档案信息资源中，蕴含着丰富的社会、经济效益，是事业单位在历史发展进程中积累得来的巨大财富。因此，事业单位要增加对档案馆藏的开发力度，通过建立档案电子名录，使管理工作更加便捷。同时还要在事业单位的各个不同部门之间形成档案信息资源的互通，搭建信息快速交互的多种平台与途径，保证同资料在相同时间能被重复查阅。

综上所述，档案工作中执行规范化、标准化与考评定级的方法，对于促进事业单位的长效发展有着十分重要的积极作用，通过意识、制度、方法、平台、设备、馆藏等多方面的升级，使档案管理工作向着现代化、科学化又迈进了一大步，在常态化的执行中成为了事业单位发展的重要推动力量。