档案社会化服务的概念与特性探析

赵亚楠

（绥化市人民政府办公室，黑龙江 绥化 152000）

引言：档案社会化服务作为一项新的档案工作,已经在近些年来快速的发展起来,其工作的主要成效表现为服务水平及领域不断的提升和扩大,经济与社会的效益也有明显的提升。明确其概念以及特性,有助于档案社会化服务工作的长期发展。

一、档案社会化服务概念

档案社会服务全称是档案社会化服务,从这个概念上,我们可以从广义角度和狭义角度来理解这个概念,广义角度来看,档案社会化服务主要是以个档案部门为主体,利用本单位的档案管理专业知识和技能向社会公众提供档案服务项目的档案服务活动。例如开设的档案馆、档案教育与研究机构等社会化档案服务机构。这些部门在规定允许的情况下,对社会提供档案原件复印件以及编研成果等档案服务。从狭义的角度来看,档案社会化的服务主要是由档案社会化服务机构利用自己的档案资源和档案技能向社会和公众提供有偿档案服务项目。这种档案社会化服务机构也被称为档案服务机构或者中介机构,他的业务范围大致可分为：文空、整理、保护、鉴定、编研、档案信息系统开发等一系列具有社会效益的档案社会化服务。本文主旨是研究狭义的档案社会化服务。

二、档案社会化服务特性

（一）服务性

档案社会化服务作为一种服务活动,其服务性是他的本质属性,从以下几方面体现其服务性。

1.档案社会化服务是一项以档案为基础的社会性服务。因此，它也是现代服务行业里面的重要分支。它所提供的服务不只是整理档案、驻点服务等简单的工作,策划咨询、业务培训等能力及智力上的服务也是由它提供的。

2.档案社会服务在每个服务环节上都有一定的服务要求，所以,档案管理对于文件的每个阶段都要进行管理,在针对每项业务的管理中，要把服务的具体细节罗列出来进行有效率的服务。如对于文件的完整性,提出了文件把控的服务;对于归档文件的有序化,提出了规范化整理服务;对于档案信息的合理开发,提出了档案编研和文化开发的服务等。

（二）专业性

档案社会化服务的专业性主要体现在以下几点。

1.此机构所具备的专业性,属于档案事务的专业代理机构,由专业的档案人才组成,有专门的业务。

2.档案服务工作是需要专业的知识及技能来完成的,这项工作是提供全方位的档案专业服务的活动,在档案工作中的每一个环节里,都需要档案的专业知识及技能来完成。例如,收集环节中,需对文件规定出归档的范围;整理环节中,需对档案分类及编号制定相关规则;著录环节中,需按照档案著录进行规范;鉴定环节中,需把档案价值理论进行合理运用等。

3.在社会化档案服务管理中，是具有相当的专业性的，主要体现在档案服务活动中涉及到的编研工作和年鉴等方面，这些环节都必须具有较强的专业性才能进行。

（三）社会性

档案社会化服务的社会性从以下几点体现出来。

1.档案社会服务机构必须要依法创设，他需要向社会其他服务组织一样进行社会化活动和实施财务独立核算，是社会发展到一定程度上而产生的新产业，因此，它具有很强的社会性。

2.档案社会化服务的目标群体是具有社会属性的。它是一项为社会组织及公众进行档案服务的一种活动。通常来讲,社会上的每一个行业领域都会有不同类型的档案产生,而这些档案文件,都可能需要一个档案机构为其提供社会化的档案服务。所以此机构服务的对象范围非常广,具有很强的社会性。

（四）商业性

社会化服务所具有的商业性,与传统的档案工作在本质上都是有区别的,跟档案局、档案室的工作还有一定区别。其商业性主要在下面两方面体现。

1.此机构是以营利为目的组织,可以叫做档案社会化商业机构,是需要具备营业执照,根据国家的相关规定依法创设的,按照执照规定的内容范围进行档案的服务业务,而且盈利或是亏损都是自行承担的。

2.档案社会服务化需要以市场运行机制为准则，因此，在档案服务工作中每一个环节都要以客户需求为中心。合理的按照市场的实际情况进行定价,而且还通过正规的招投标方式承接委托项目;此机构与档案服务外包单位的关系是承包与外包的交易关系,对于完成的服务项目是根据合同定价收取服务费用的。

（五）保密性

档案社会化服务所具有的保密性是特殊的属性,也是与图书馆服务区分开来的重要特性。其保密性由以下两点决定。

1.一些单位所委托的档案文件基本上都是对单位的原始记录,因政治或是商业的因素,需要档案社会化服务提供安全保管的服务,委托单位没有允许是不能将其公开或是销毁的。

2.档案社会化服务机构需要进行保密性管理，主要是因为档案服务机构在接受委托后，所涉及到的服务产品项目具有一定的经济价值，按照知识产权法的要求，需要进行保密管理。

结束语：

通过对上文的总结，我们需要对档案社会化服务的概念和特征进行深刻的认识，他对于档案服务行业的发展具有重要的推动作用。档案社会化服务需要从业人员具有以人为本的服务精神，要以客户的需求为指导方向，以客户的满意为标准，积极主动地为各种客户提供满意的服务。同时也要积极的探索新的途径和汲取来经验，创立自己的服务品牌，提升自己的服务质量。另外，档案服务化具有专业性，要求从业人员能够积极的进行自我能力的提升，进而保障服务的高质量和有效性，增强服务档案服务企业的核心竞争力，满足服务对象个性化需求。档案服务也必须要遵从，保密性原则，档案服务人员要在规范制度的要求下进行工作，保障档案委托人员及档案服务人员的信息安全性。档案社会化服务是一项系统性工作，需要对每个环节进行认真的服务与考核，才能真正提高档案社会服务的整体水平，建立健全档案社会服务的体系，进而为人们提供更好的社会档案服务。