略谈机关档案管理工作

杜金明

（河北省保定市涞源县失业保险所，河北 保定 074300）

一、机关档案管理工作的意义和作用

档案产生于机关单位的工作实践。机关档案来源首先，我国国家机关、社会团体在行使国家职能完成工作任务时，?a生并保存下来的大量档案文件资料。同时，一些国家伟人、名人以及一些家庭、家族在实践活动中产生的文字资料，用以作为历史记录并保存下来的资料。此类资料不仅是档案管理工作的对象更是档案管理工作的基础、是我国社会发展中重要的参考资料、是经济建设与发展的重要基础、是我国教育事业发展的重要资源，总而言之是社会发展的宝贵财物。同时，档案还具有更为重要的参考作用。一方面，档案是历史事件或信息的积累，是实践活动产生的经验，以史可以明鉴，对当今社会的发展同样具有参考作用和指导意义；另一方面，由于档案具有高度的客观性，不仅是对于社会发展与建设具有参考和指导作用，对于个人的发展同样具备上述功能，尤其是名人事迹具有榜样力量。

二、新形势下机关档案管理工作的改进建议

（一）树立科学的机关档案管理理念

机关档案管理工作传统的理念比较墨守成规、因循守旧，缺乏科学的管理理念。随着我国政治体制的改革、经济的发展、社会的进步、科技的不错断发展，机关档案管理面临新的种种问题，缺乏与时俱进、高度创新的发展理念，稍有不错慎便与时代脱轨。同时，在社会经济高速发展中部分单位与个人责任意识发生了较大变化，诸多机关单位对于档案管理工作的重要性认识不足，工作之中得过且过，责任心较低。此外，虽然档案的价值较高但是利用率相对较低，由此导致部分机关单位在档案管理工作上的懈怠，未能及时跟上时代发展的步伐以提升工作质量与效率。当今社会已经进入到了信息化时代，信息化与网络化技术已经在各行业中得到了普遍运用，在档案管理工作当中，信息化是当前与未来发展的必然趋势之一，这是时代发展的新形势，更是档案管理工作面临的必然挑战。基于该形势，电子档案已经被广泛运用，迫使机关单位不得不寻求改变，转变档案管理的理念以提升档案管理工作的效率。就当前的发展，一方面是基于信息化技术与网络技术广日益普及而催生出来的智能化设备广泛运用，电子档案的运用能够提升用户与管理者使用的便利性；另一方面，在绿色、环保、低碳意识的推动下，传统纸质化的档案管理无疑是资源的极大浪费。为此，对于档案管理单位而言，必须要充分认识到时代发展的趋势，进而转变档案管理工作理念，以信息化发展为前提，改变现有的管理模式以提升档案管理工作的质量与效率。

（二）创新的管理方法和管理技术

当前，信息化技术日新月异且各类设备更新换代的时间日益缩短，在档案管理工作当中必须要保持顺应时代发展的脚步，基于自身优势与不足的基础之上不断引进新技术以推动档案管理工作的可持续化发展。就目前当前，应当这对档案管理工作的特性建立相应的管理制度乃至是法律法规，以规范档案管理工作。首先，成立专门的档案管理工作部门，实行责任制、问责制，将责任落实到每个人身上，提高工作人员责任感；做到分工明确，各司其职，提高工作有效性；加强各单位组织之问的沟通与协作，及时了解掌握各单位的实际情况，提高工作效率；其次，在各个单位内部可以制定相应的竞争机制与奖惩制度也即绩效考核管理制度，在激发管理人员积极性的同时使之认识到唯有不断提升自身的综合素质，才能顺应时代与工作发展的需求，否则必将被社会所淘汰。在此过程中，唯有通过竞争才能最大程度上的调动起积极性，但要控制好“度”避免引发负面影响；再次，档案管理工作的顺利开展需要一定的经费保障。为此，档案管理相关部门要根据具体情况制定相应的经费管理制度，以确保各级单位能够及时改善档案管理工作的条件，进而实现提升档案管理工作质量与效率的目的。最后，在互联网与智能化设备日益普及的前提下，以往以人工为主的纸质化档案管理模式已经处于被社会淘汰的边缘，不仅造成了资源的极大浪费而且增加了工作人员的工作量。在新形势下，唯有深刻认识到信息化、大数据、智能化等技术的价值并将之运用到档案管理工作之中也即创造出一种适合自身发展需要的集现代化、网络化、数字化于一体的档案管理方式，才能在未来发展中提升档案管理工作的质量并将档案的价值最大化。

（三）重视管理团队建设，提高工作人员综合素质

当今，信息化技术与设备更新换代越来越快，在提升社会工作与生产效率的同时亦要求相关单位增加对信息化技术运用的投入。对于档案管理工作而言，企业与政府应当结合时代发展趋势增加相关技术与设备的引入，以改善档案管理工作的条件。首先，要强化档案管理现代化人才的培养；其次，注重人才的培训以提升其档案管理工作的经验与实际技能，同时要建立相应的绩效考核管理机制以激发其培训的积极性。

此外加强档案管理工作团队建设，选拔一些专业技能强、责任感强、综合素质高的工作人员，进行相关培训，组建优秀的档案管理团队，最后，还可建立相关的薪资激励制度，以调动工作人员的工作主动性与积极性。