学校档案管理工作信息化建设亟待加强

韩俊京

（石家庄第二实验中学，河北 石家庄 051130）

随着信息时代的发展，学校档案管理工作也在发生变化。但是，由于传统档案管理思路的影响，学校档案管理工作信息化建设还没有同步跟上信息时代的发展。因此，为了更好地发挥档案管理工作在学校发展和人才队伍建设方面的重要作用，学校档案管理工作信息化建设亟待加强。

一、学校档案管理工作的现状

学校档案将学校的有关活动进行真实记录,以便能够对于学校工作原貌进行合理并且正确再现,使得未来的学校工作能够在之前的工作中进行创新和进步。因此,对于学校来说,有关档案的管理工作十分重要并且具有非凡的现实进步意义。再加上学校本身就存在着很多的特殊属性,所以档案管理工作对于学校来说是十分困难并且复杂的。由于学校档案管理工作比较繁琐，不仅涉及到无数档案的收集、整理，还要对大量的档案材料进行录入、统计和信息化处理。学校档案管理人员往往沿用传统的账目记录方式,使得很多的档案信息根本没有办法及时并且有效率地进行录用保存和使用。另一方面,由于过去的相关档案管理工作设备十分落后,很大一部分硬件设备的现状以及维护都十分不合格,这在很大的程度上影响了学校相关档案工作的进行,比如说查找、修改以及删除等。

社会发展取决于经济发展，现代信息经济社会的发展取决于人才质量，人才的培养取决于教育的水平，可见，学校教育对于现代信息经济社会来讲贡献十分重大。然而由于档案管理人员的工作效率以及思想过于传统导致其原本应该为经济和社会效益所做的贡献没有预想中的那么大。档案管理人员由于缺乏科学合理的培训和进修使得工作人员缺少相关的技术知识以及处理技巧.有很多档案管理工作人员由于对档案管理工作缺乏科学的认识,对于自身的职责也不够明确,再加上由于档案管理工作人员的待遇较低,所以大多数档案管理人员都是身兼多职,所以很大一部分的工作人员由于工作任务过多无法有效率地进行档案分类处理工作.甚至于还会存在着对于文档管理工作的敷衍,使得对于文档文件的归类、整理和更新等操作不规范,导致档案没有办法做到及时地立卷以及归档，直接影响了学校档案管理工作信息化建设的进程。

二、提高档案管理人员的信息化建设素质

学校的每一个职员对于工作都应该具有相应的职业道德,对于学校档案管理工作人员来说,职业道德尤为重要。学校档案管理人员应该提升自己对于文档管理工作的重视程度,相关监督管理部门也应该将对于提升工作人员对于档案管理工作的重视程度的相关培训工作纳入到日常议事日程当中去。首先,可以建立起一个健全科学合理地档案工作管理机构,对于相关档案管理人员的具体工作进行规范、评价以及奖励等制度的制定。其次,还应该定期进行相关工作的指导和监督,结合每个事业单位的具体情况,进行档案管理相关工作人员的考核机制进行升级,制定一定的激励措施调动档案管理工作人员的工作积极性,让他们发现档案管理工作的意义所在。最后,还应该以国家相关档案管理的评级体系为标杆,对相关管理流程进行规范化、标准化。根据档案管理工作的不同和多样化在职位招聘时尽量挑选适量的兼职人员,以此来在一定程度上减轻档案管理人员的工作量以及工作压力,使得档案管理人员能够将有限的精力都放在本职工作之上，不仅要做好档案实体整理的工作，更要了解档案信息化的过程，了解各种档案新载体的物理性能，掌握基本的网络安全策略和知识，成为融档案知识、计算机管理知识、信息安全等知识于一体的档案管理人才

要使他们提高对学校档案管理工作信息化建设意义的认识，认识到档案也是信息时代的重要组成部分，数字化是档案信息化的重要手段。学校档案室是保管和提供利用档案信息的职能部门，是最有实用价值的信息资源库，这就要求学校档案工作在收集、保管、保护和利用手段等方面做出调整，能够更好地去适应学校发展的形势，这就需要学校档案管理工作进行信息化建设。

三、学校档案管理工作信息化建设的核心是档案数字化

数字化工作为档案信息化提供数据生命。对于档案信息化来说，数据就是一切，就是档案信息化的生命，而档案数字化工作就是产生档案数据的必要手段。学校档案管理应当通过数字档案馆软件、硬件项目以及档案数字化扫描项目的建设，建立学校数字档案室管理系统，同时投入大量人力、物力积极开展档案数字化工作，并在档案数字化过程中，严格按档案信息数字化的三原则，即规范性原则、安全性原则、效益性原则，严把质量关对学校所有档案进行全文信息的数字化扫描工作,为档案的保存和开发利用打下扎实的基础。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是学校发展的重要资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括学校所有档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括学校档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

另一方面，档案数字化是传统档案的一次变革。传统载体档案在数字化的过程中，将会对档案原件进行相应的整理、编目、统计、修复裱糊等各项工作，等于说把原始档案通过技术手段再重新修整了一次，并且在完成数字化以后，可以对原始档案进行封存管理，从而减少对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，保障档案的安全。开展档案数字化工作，实质上是向数字化要安全、要效率，用数字化保安全。

随着计算机的云计算技术、虚拟化技术、智能化技术等等在档案方面的应用，学校档案管理工作信息化建设的步伐在加快。对于学校档案管理人员来说，档案信息技术特别是档案数据库等基础技术，更应该使用自己的技术，把主动权掌握在自己手里，努力开发档案新技术，促进学校档案管理工作信息化建设的发展。

总之，学校档案管理工作信息化建设是一个系统工程，在推进中会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，采用新技术，分析新形势，解决新问题，加快档案管理工作信息化建设的进程。