浅析工程总承包项目档案工作的应用实践

冀昕霓

（中国航空规划设计研究总院有限公司，北京 100120）

绪论

建筑工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录,是建筑项目全生命周期过程的真实再现，是项目质量鉴定的重要凭证，同时也为以后项目的改、扩建提供参考和依据。工程总承包单位因项目模式不同，又受地理环境、地区政策等因素影响，致使项目现场情况千差万别，资料复杂多样。给现有的建设工程总承包档案工作提出更高的要求，如何确保档案完整性、准确性、系统性、齐全性、规范性尤为重要。

一、工程总承包项目定义及模式

工程总承包项目是指项目业主为实现项目目标而采取的一种承包模式。即从事工程项目建设的单位受业主委托，按照合同约定对决策、设计到试运行的建设项目发展周期实行全过程或若干阶段的承包。

工程总承包项目管理模式有很多种，现阶段主要是设计采购施工/交钥匙总承包模式、设计采购与施工管理总承包模式、设计与施工总承包模式，住建部【2016】93号文要求大力推进工程总承包模式，确立了以“设计-采购-施工”及“设计-施工”为代表的总承包模式发展方向。

二、工程总承包单位档案部门工作的开展

根据工程总承包项目模式与特点，工程总承包项目工作内容需涉及到项目方方面面，因而档案的收集范围更加广泛，这对档案工作者提出了更高的要求。为保证归档资料质量，档案管理方式也要发生改变。档案要向文件控制延伸，在项目施工过程中介入。

现结合本单位的工作实践经验，浅析工程总承包项目档案者的工作如何开展：

（一）建立工程包档案规章制度。

a建立档案管理管理制度，可以实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化。档案工作的完成是各部门共同努力的结果，在制度中要明确各部门、项目部档案管理职责，如：项目经理是工程档案管理的直接责任人，需指导资料员按要求将工作中形成的、应归档文件材料，进行收集、整理。

b建立考核制度，对资料形成部门考核，促进项目档案工作开展。

C建立归档制度，确保归档资料质量。

（二）档案人员要在施工过程中介入

以往档案者的工作是在文件使用完毕后开始，而工程档案工作者需要在文件形成时介入。

在项目前期，档案员需了解项目信息动态；在施工过程中，档案员与项目部随时联系，掌握项目进度与资料进展，定期对现场资料检查、考核，针对现场资料问题，提出解决措施；在竣工阶段，档案员及时掌握施工完成时间，督促项目部及时归档资料。

（三）定期开展培训

资料员水平参差不齐，即使有的资料员水平很高，但也未必明白档案是什么。许多资料员在做资料时有很多习惯性做法，不符合现行规定要求。为提升资料员管理水平，档案部门依据实际情况开展档案培训，培训内容可以包括档案基础知识、工程基础知识、现场实操等内容。

（四）根据管理模式建立不同归档范围

不同模式的总承包项目，档案收集范围也不一样，在交钥匙工程中，档案的内容包括：设计类文件、采购类文件、招投标文件、所有施工文件。在设计epc项目中，总承包单位对施工起到管理职责，并不是施工主体，那么在收集资料时，施工文件无需归档。无论哪种总承包项目模式，在收集资料时都应归档总承包项目管理文件，像与甲方、监理、施工方的来往函件、管理日志等。

（五）建立组卷要求

因各项目部所对应的甲方不同，向甲方归档资料的组卷方式、归档范围不同，资料员在向公司归档时容易照搬甲方标准归档。又因很多资料员未从事过该行业，不懂归档整理要求，需要档案工作者根据公司项目情况制定要求，建立组卷模板，规范档案整理。

三、工程总承包项目部档案工作的开展

工程总承包项目档案工作的开展是还需要项目部的支持与配合。在项目部，项目经理是档案管理的第一责任人，督促项目部的档案开展，协调工作；工程师要对资料内容负责，对质量把关；资料员负责资料收集整理工作。

在项目前期，工程总承包项目应与甲方、监理、施工方进行档案交底，明确各方档案管理职责，档案标准及归档范围、移交套数、组卷方式等相关事宜。项目部用准备足够空间放置资料，且能保障资料安全。资料员应收集、学习各方标准并向下宣贯，建立项目档案制度。

资料检查是及时发现问题的重要手段。施工过程中，工程总承包单位组应组织资料员、专业工程师、技术负责人定期联合对施工/分包单位进行资料检查，对检查发现的问题，应及时记录并以书面形式向分包单位反馈。此外，还应跟踪分包单位整改、验证整改结果，闭合问题。

在竣工阶段，总承包单位资料员应收集资料，并对收集的资料完整性、齐全性检查，待合格后对其整理归档。资料员应配合甲方档案工作的开展，督促各家尽快完成档案整理工作，移交甲方，在完成档案移交工作时，应留存交接记录及移交的案卷目录和卷内目录。

从上述论证看，工程总承包项目档案由多方形成，种类繁多，还受项目自身情况影响，这对档案工作带来一定难度，但对项目全生命周期管理，可以保障归档资料的完整、齐全、规范。工程总承包项目档案工作的完成不是单靠某一方努力就可实现，而是要在档案部门、项目部及其他部门相互配合，共同努力下才能完成。