浅谈如何做好科研档案管理工作

孙贺

（白城市洮北区机构编制电子政务中心，吉林 白城 137000）

伴随着世界经济、政治和文化的发展以及科技进步和改革的深入，科研档案工作也随之发生了变化。在新的历史时期，根据档案工作的发展需要，如何开展科研档案管理工作问题很现实地摆在广大档案在职人员面前，对此档案人员必须切实做好本职工作，注意从以下方面抓起。

一、从保密工作入手，全面维护好科技档案的安全工作

首先要明确什么是科研档案？其内涵重点包括哪些内容？所谓科研档案必须是科学技术研究活动的真实记录，而且是在科学技术研究过程中形成，具有相当保存价值的文件材料，是一项重要信息资源，其载体包括有文字、图表、数据、声像等各种形式，也是科学技术储备的一种形式，是所在单位的一项宝贵财富。它的安全与单位安全及经济发展的成败密切相关。所以，安全、保密工作，对于各单位和科研档案管理工作是至关重要的，必须做到万无一失。为确保保密：

(一)从宣传教育方面加大力度，强化科研档案保密知识的学习。要实现依法管理科研档案，要对科研档案在职人员强化保密意识和科研档案保密法制教育。要看到科研档案形成和内容随着改革开放和社会主义经济发展而发生了深刻的变化，在当今新形势下，需要更多地使用法律手段和办法对科研档案加以管理。所以，实行对科研档案保密法制教育和宣传、帮助相关领导和有涉密的在职人员切实掌握管理科技秘密的法律知识和相关技能，才能真正实现依法管理单位科技秘密，做好科技档案管理工作。

(二)要对科研档案保密工作管理制度加以完善。要从工作实际出发，根据国家保密工作的规定和对科研保密工作的领导责任制度和充实科研档案保密制度，使科研档案保密工作有章可循。这方面的规章制度包括：《科研档案保密工作职责》、《泄秘事件查处办法》、《科技档案资料查借阅制度》，以及《科研档案保密工作制度》等。在完善保密制度的同时，还要对科研档案保密的管理环节及涉密要各部门加强管理工作。一是科研档案管理工作各个环节应实行严格的管理责任制，包括对档案的定密、传阅、使用、存放、归档、销毁等各环节。二是必须坚持经常性的检查制度。要有专职保密员定期对本单位或部门的科研档案保密工作进行巡视检查，主管领导也要定期对科技档案保密工作进行监督检查，发现问题及时加以整改和处理。三是对涉密要害部门加强管理和监督。同时对主要领导对保密工作做出特殊的强调和部署，负责人要经常对档案机要、传真等要害部位进行安全专项检查，千方百计地防止和杜绝泄密事件的发生。

二、加快实现科技档案管理的全面现代化

（一）必须强化在职人员的管理意识。档案管理专业性很强，特别是科研档案更具有其特殊的专业性，它对管理人员在思想品质、道德修养、业务能力、职业精神、专业知识和技术水平都有很高的要求，最重要的是能够熟练运用现代化科技手段和先进的管理方法管理好科技档案的基本技能。它要广大在职人员应当涉猎广博的专业知识，积极开拓视野，及时优化知识结构，具有较高的综合素质，才能胜任科技档案的管理工作。

（二）必须全面提高在职人员的综合素质。这是适应全面掌握现代化管理技能的需要。电子计算机技术的应用改变了以前科研档案材料的形成都由手工抄写为主的作法，改为计算机系统地完成文件，包括文件的起草、修改、检索、打印、登记、统计等工作，使文件的形成、运行、转换各环节与自动化办公相衔接。这就要求广大科技档案管理工作者结合工作岗位，钻研业务，学作结合，提高业务素质，首先要掌握计算机知识，学习信息文化，努力成为具有信息知识和网络文化的综合型管理人才。

（三）整理档案必须直接利用现代化技术。档案做为一种丰富的信息资源，汇集着大量的资料和丰富的信息，手工整理相当繁琐，劳动强度大，而且重复劳动又多。科研档案更是如此。而通过计算机等现代化手段整理档案，可有事半功倍之效。因为如果人工手工立卷，对文件分类，由于每个人理解不同，同一个文件会有不同分法，不仅工作不便，还会影响案卷质量，可能出现分类不准确问题。如果使用计算机模拟人工立卷，按文件形成的顺序打印，减少了手工操作的劳累，保证了分类的质量和标准，提高了功效，降低了人工操作对文件归档的影响。

三、切实提高科研档案人员业务素质，保证科研管理项目及时归档

（一）要加强对在职人员的业务素质的培养和教育。必须看到科研档案管理人员的业务素质高低，是与科研档案管理工作质量密切相关的。要使广大在职人员更好地适应科研档案管理工作的形势需要，必须从充分发挥他们工作的积极主动性和创造性抓起，在提高他们的知识水平和管理能力方面下功夫。

（二）要从理念上进一步提高在职人员对档案管理工作的认识。要做到这点，必须加强对档案工作人员采取各种形式和方法进行宣传教育和培训，包括《档案法》和有关档案工作规定教育，增强他们工作的自觉性，提高工作效率，让他们真正认识到做为档案工作人员应尽的法律责任和义务，自觉加强对档案材料的控制和积累，要把这些内容纳入档案管理人员的责任制，要对他们进行检查和考核，坚持做到奖罚分明，激励先进，批评落后。

（三）要求科研档案人员要自觉配合科研项目工作。主要是做好科研项目材料的收集和归档工作，要把该采集的属于科研档案范围的资料全部采集到库，并及时归档，同时做到“管理四同步”，一是下达计划任务与文件材料的归档要求同步提出；二是检查计划进度与检查文件材料形成情况同步进行；三是评审成果与验收鉴定材料同时进行；四是上级登记、评审奖励科技成果及科技人员提职考核能与档案部门归档情况的证明材料同时提出。

（四）要求科研档案管理人员及时整理科研项目并对电子文件归档。归档过程，必须做到案卷号、图号、序号相连接，每一张图纸资料终端用户都能直接检索到，注意移交电子文件软盘、光盘或其它载体时，应附上电子文件的内容到光盘上，并制定相应的保护措施。之所以这样做，是因为归档电子文件以脱机方式保存，光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存。