事业单位档案管理现状与解决措施

杜颜

（牡丹江市人民政府政务信息化中心,黑龙江 牡丹江 157000）

一、事业单位档案管理工作中的现实情况分析

近几年来，机关事业单位档案管理工作在上级组织部门的监督管理下，有了一定的进步，但在一些事业单位中也存在着一些突出问题亟待解决主要有以下几点。

1.是档案材料归档不及时，不到位，档案件严重缺失。由于机关事业单位工作的特殊性,杂件和散件很多，每年需要归档的材料比较多，这些散件包括事业单位年度考核登记表、工资晋升表、学历学位材料更新、入党材料、职称晋升等。每年形成的这些材料要及时归档，否则就容易造成遗失。但是在收集过程中，一些档案员业务能力不强，对档案材料分类不清，对平时工作中形成的材料不注意收集等问题，再加上态度不端正，对档案重视程度不够。造成收集的材料处于堆放的状态，没有进行有效的整理。最终导致档案中个别材料不全，严重的将会影响个别人员的提拔晋升。

2.档案管理人员的业务素质不高，人员频繁更换等问题。当前，许多单位负责档案管理的领导没有充分认识到档案管理工作的重要性，导致领导对档案重视度不高。随意安排兼职人员负责档案管理工作，管理人员也没有经过专业的培训，对档案材料的真伪没有鉴定能力，不具备从事档案管理人员应有的业务素质。

3.档案管理硬件设施不齐全。拥有现代化规范标准的硬件设施是做好档案管理的前提，许多单位没有规范的档案室大多数都和办公室在一起，无法进行科学有效的管理。

4.信息技术应用较低

事业单位档案网络信息化水平程度较低，现有的管理手段已经不能满足档案的发展水平。有些单位经费问题或其它原因阻碍了档案的发展方向。

二、如何解决档案管理工作中的问题

1.健全和完善事业单位档案管理制度。这项工作需要档案管理领导者要高度重视，建立健全各项档案责任负责制度，要根据本单位实际情况，制定出符合自己单位特点的管理规章制度。设立专门的档案资料室，对档案进行科学有序的管理。

2.加强档案管理人员的专业素养的提升。对于档案管理人员而言，要掌握时代脉络，加强档案专业业务学习培训，这种培训要定期，定时。随着网络信息化的发展，需要及时将信息化的相关知识反馈给管理员。组织部门要及时将档案管理方面的新知识，新政策反馈给档案管理员，提升他们的业务知识水平。同时，也要增强事业单位其他人员对档案管理重要性的认识程度，将自己手中所有需要归档的材料及时交到组织人事部门管理。设立专门管理员负责不能找兼职人员，也不要频繁更换管理员，这样容易造成对专业知识钻研不够。要想提高管理员的素质和能力，就必须合理激发他们的工作积极性，做到人尽其才。

3.充分发挥网络信息化在事业单位档案管理中的作用。随着网络电子信息技术的快速发展，同时也为了提高档案管理的效率，加强资料整理的及时性，方便资料的查询，对于立卷文件的插入，变得更加方便和迅速。将电子信息技术应用到档案工作中变得十分迫切。

4.认真做好档案管理的立卷归档工作。档案管理员应认真做好档案管理的基础工作包括收集、整理、分类、装订、目录更新等日常工作。档案材料在收集过程中要及时按类别排序进行有效分类，在干部档案的整理工作中，我们做到认真鉴别、分类准确、编号有序、目录清楚、装订整齐标准。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。同时装订也要用专业的设备进行，装入后要将档案目录同时更新，这样有利于档案的立卷归档。做好基础工作是档案管理的重中之重。

5.加强对人事档案管理工作的充分认识。为了能够从根本上保证人事档案管理工作的有效进行，单位的主管领导应加大对档案的监督管理的力度，必须将人事档案工作纳入重点工作来抓。建立档案管理工作小组，主管领导任负责人，每个人负责不同的工作，那个环节出现问题就找负者人员，这样的监督机制才能确保工作的顺利进行。

档案管理工作是单位管理中不可或缺的要素，提高档案管理人员的素质及与信息技术相融合是做好档案工作的前提保证。