浅析航道档案管理存在的问题与对策

薛翠玉

（黑龙江省航道局，黑龙江 哈尔滨 150030）

档案管理的好与坏，体现了一个单位管理水平的高低。近些年来我局在档案管理工作中，由于领导的重视，加大了管理的力度，投入了一定的人力、物力和资金，制订了各项规章制度，这对于我局的档案管理起到了重要作用。但按照国家《档案法》的标准要求还有一定的差距。根据我局当前档案管理工作的现状，认为还存在以下问题需要加以解决。

一、存在的问题

（一）档案管理人员对档案管理知识和管理水平不高。

档案管理人员的知识水平和工作水平直接影响着档案管理的水平，管理者的水平高，档案管理就能搞好，反之就做不好。之所以说档案管理人员对档案管理知识和管理水平不高，主要表现在：一是由于我局的档案管理人员都是兼职的，不是专职档案管理者，没有受过档案专业管理知识的培训和系统的学习，对档案管理知识知之甚少，对档案管理所需要的各种知识涉猎的比较少，尤其是对现代科技管理手段了解的更少，直接影响着档案的管理。二是对当前国内外档案管理的发展方向不了解，也影响着档案管理工作。

（二）领导对档案管理工作重视程度不够。领导对档案管理工作重视不重视，直接决定着一个单位档案管理工作的好与坏。领导对档案管理工作重视的程度高，档案管理就能搞好，反之就做不好。之所以说领导对档案管理工作重视的程度不够，主要表现在：一是对档案管理工作的认识不足，认为管好管赖都一样，对航道生产影响不大。二是对档案在人们的生活、工作和单位、社会中所起的重要作用认识不足。

（三）单位对档案管理的投入不够。档案管理的投入主要是指单位对档案管理人力、物力和资金的投入。之所以说当前我局对档案管理的投入不够，主要表现在：一是人力投入的不够。当前我局做档案管理的人员只有两名兼职人员，他们每人都有自己的主要本职工作，主要精力基本上都放在了自己的主要本职工作上，平时对档案管理工作上投入的精力就比较少，这在当前我局档案管理工作量越来越大的现实面前，只能是完成一些临时的、最基本的工作，至于一些更深层次的管理工作就没有精力再去完成。二是资金投入的不足。由于当前我局资金比较缺乏，把有限的资金基本上都用在了航道养护这个主要工作上了，如果每年都拿出一定的资金用在档案管理工作上，势必减少对航道养护工作的投入，这样会直接影响到全局的重点工作，如果对档案管理影响不大，领导是不会对档案管理进行投入的。如现代管理设备微机等，各科室都比较少，更不可能为档案管理专门配备。由于资金投入的比较少，欠账比较多，因此直接影响着档案的管理工作。

（四）档案管理制度不健全。不管做什么工作，都要有一个好的制度来约束。没有规矩，不成方圆。档案管理也是一样，也要用一些好的规章制度来规范档案管理。之所以说当前我局档案管理制度不健全，主要表现在：只制定了一些借阅、查阅管理方面的规章制度，而激励机制等方面的制度没有对档案管理工作起不到太大的约束作用。由于制度不够完善，是造成我局档案管理水平上不去的原因之一。

二、解决的主要措施

档案是一个人生活、学习、工作的真实写照，是一个单位发展过程的客观反映，说大一点也是人类社会发展历史过程的客观反映。档案管理得好与坏、水平高与低，直接反映着一个单位的管理水平。因此，做好档案管理工作，对单位的发展有着极其重要的作用。针对上述我局档案管理工作存在的问题，本人认为应采取以下措施加以解决。

（一）提高档案管理人员的自身素质和管理水平是做好档案管理工作的基本要求。档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理方法和基本技能。档案管理人员自身素质和管理水平的高低，直接决定着档案管理的好与坏。因此，档案管理工作者必须有广博的专业知识，开拓的视野，较高的综合素质，才能做好新形势下的档案管理工作。本人认为，作为一名档案管理人员要想提高自身素质和管理水平，达到上述档案管理的基本要求，就要做到以下几点：一是要发挥主观能动性，自觉系统地学习档案管理的相关学科知识，如文史知识、社会学、统计学、现代化设备的操作技术等，不断进行补充和更新。二是要加强对现代科技知识的学习。加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并应用到档案管理工作实际之中。三是领导要为档案管理人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业素质，以适应我局档案管理工作的需要。

（二）提高领导对档案管理工作的重视是做好档案管理的重要保证。一个单位的任何一项工作，只有领导的重视，才能使这项工作得以顺利开展，档案管理工作也是如此。领导对档案工作重视程度的高低，决定着单位档案工作的发展。那么怎样才能做到重视哪？本人认为，一是对档案管理工作要投入足够的人力，使档案由兼职人员管理变为专人管理。二是在资金允许的情况下尽量加大投资，确保档案现代化管理工作所需要的各种设施。三是定期与不定期的对档案管理工作进行督促、检查，使档案管理工作走上经常化、规范化、科学化、现代化。四是经常关心爱护从事档案管理人员，多给他们创造学习进修的机会，不断提高知识素养和管理水平。

（三）加大对档案管理的投入是做好档案管理保证。

1.配足档案管理人员是做好档案管理的基本条件。不管做什么事情都要由人来完成，人是完成工作的基本要素，档案管理工作也是如此。根据我局当前人员的实际情况和档案管理工作量越来越大的现状，我认为一是至少要配备一名专职人员专门管理档案工作，只有专职人员才有精力和时间投入到档案管理工作中，才有时间和精力去收集各种材料，做到及时整理和归档。二是再配备几名兼职人员以弥补专职人员的不足，使兼职人员在专职人员的领导和指导下，相互配合，才能使我局档案管理工作做好。

2.加大对档案管理工作的投入是做好档案管理工作的物质基础。我这里所讲的投入主要是指资金和物资的投入。整理档案不是把收集来的现有的材料简单的订在一起就行，而是需要分门别类、按归档的要求进行装订。如对纸张的大小、质量等的要求，还需要一些专用工具等，都得进行配备。按照档案管理现代化要求，还要配备微机等现代化办公工具，档案柜等等，这些都离不开资金的支持。因此，每年应当投入一定的资金，添补一些现代化办公设备，使档案管理工作逐步达到现代化的要求。

（四）建立健全档案管理的各项制度是做好档案管理工作的制度保障。不管哪项工作，要想做好，没有好的制度作保障是不行的。根据我局当前档案管理的实际情况，本人认为要进一步建立和完善以下制度来保障我局档案管理工作。一是要建立《档案管理资料定期收集制度》，确保该归档的各种资料能够及时归档不丢失。二是要建立和完善《档案借阅、查阅制度》，使档案既能得到更好的利用，又不致使档案丢失和泄密，确保档案的安全。三是建立和完善《档案保密制度》，确保档案的安全。四是建立和完善奖惩机制，细化考核监管。用制度来强化提高档案管理人员对档案管理工作的认识，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，做好档案管理工作。