高校教学管理中提升教学秘书工作效率的策略

刘子菁

高校教学秘书是教学科研管理工作实施的核心、一线工作者，其工作效率会直接影响高校教学管理的质量。做好高校教学管理中的“管家”，教学秘书需要做好承上启下的作用，做好领导、职能部门、教师、科研人员、学生多个主体之间的衔接工作，工作内容繁琐、责任重、工作效率低。如何提升教学秘书工作效率，保证教学工作顺利开展，是教学管理中重点得到关注和思考的问题[1]。

1 高校教学秘书工作内容分析

1.1 日常教学管理

一方面，教学秘书需要对上级下发的文件资料、期末试卷、学生考试成绩、学生学籍异动资料、教学质量管理资料等等大量文件进行整理、归档，为后续教学管理提供信息基础；另一方面，还需要收集教学计划资料、录入任务信息、征订教材、安排与通知、考试时间与监考安排、教学工作量安排等等。可见，工作内容十分繁琐、细致，这些工作都要保质保量、按时认真完成，否则可能会引发教学事故。

1.2 服务一线师生

作为教学管理中的一线执行人员，教学秘书上要承接上级部门管理工作、下要服务教师和学生，需要将基层信息传递给上级，上级任务下达给教师、职能部门，是职能部门和二级学院间的重要纽带。所以，教学秘书必须要树立全心全意服务态度，服务于广大师生。

1.3 教学科研任务

教学秘书同样也承担着教科研任务，第一时间掌握最先进的管理技术和教育科学理论，并落实到实践当中，不断提升个人素养以及工作效率，发挥个人岗位价值。

2 影响高校教学秘书工作效率的主要因素

2.1 学校重视程度

高校主要的活动就是教学，活动主体是教师和学生，所以学校更加注重学生管理工作，并且学校教师、辅导员岗位具有评职称要求，具有更多的培训机会、晋升空间，而教学秘书是教学服务岗位，不仅升值空间小，培训和深造的机会也少，大多数高校没有重视这一点。

2.2 人力资源结构问题

由于高校不断扩招，学生、教师数量不断增长，而是教学秘书数量却没有成比例增长，学校所设置的教学秘书岗位，通常不超过3名，还有些教学秘书人员是非岗位专业。从工作内容方面分析，教学秘书的工作职能范围非常广泛，需要管理的事项非常多，甚至还要处理一些突发性问题，繁琐的工作给教学秘书带来了很大压力，容易产生厌倦感，难以提升工作效率。导致这一问题的根本就是资源结构不够合理[2]。

2.3 个人素质问题

正是因为教学秘书岗位的特殊性、工作的繁琐性，所以对教学秘书的综合能力要求非常高，综合素质包括思想素质、心理素质、能力素质。但是很多教学秘书都是非岗位专业，能力素质有待提升，无法全身心应对多项工作，工作效率和质量都无法得到保证。再加上近年来教学秘书岗位逐渐朝向年轻化方向发展，思想素质、心理素质有待提升，一旦遇到繁琐问题会产生极大的压力，内心产生一种负面情绪，甚至是无法控制自己的情绪，而情绪会直接影响判断和行动，最终导致工作效率下降。

3 提升教学秘书工作效率的有效方法

3.1 提升高校对教学秘书岗位的重视程度

教学秘书是高校运营中不可或缺的岗位之一，这就需要高校认识到教学秘书岗位的重要作用，优化岗位资源配置，面向市场打造一支高素质教学秘书团队，强化一线执行能力，从而提升教学秘书的工作效率和服务质量，强化高校教学活动的后盾。高校要从观念上完善教学秘书的这一举措，将该项工作列入到工作议事日程，针对性制定相关政策文件，落实晋升制度、岗位编制、职称评定、激励制度等，适当提升教学秘书在校地位，提升岗位存在感和岗位人员成就感。

3.2 制定严格的教学秘书准入机制

教学秘书对高校正常运行有着直接影响，这就需要保证教学秘书岗位人员的专业素养，具备先进的管理理念、树立服务意识。针对教学秘书岗位的特性，在教学秘书岗位选聘当中，要学习市场企业的录用方法，贯彻“能者居上”的竞岗理念，先对应聘人员进行心理测试，分析应聘人员工作能力、心理素养是否能够符合岗位要求。在岗位调动层面上，非教学系统人员不可直接调到教学秘书岗位上，保证教学队伍的整体水平[3]。

3.3 自我完善

3.3.1 思想素质提升 作为一名教学管理工作的执行者，需要贯彻先进的思想、爱岗敬业、具备良好的职业道德，不断提升个人修养，由于教学秘书工作性质不允许犯丝毫错误，否则可能会导致严重的教学事故。所以在思想层面上，需要培养认真负责的工作态度，在工作中也要精益求精，以服务者的心态来服务教学管理部门、教师、学生。

3.3.2 心理素质提升 由于教学秘书的工作量较多、内容复杂繁琐，在工作中难免会遇到一些难处理的问题，再加上自身发展受阻，从而产生职业倦怠的思想。在新时期下，教学秘书必须要具备良好的心理素质，做好自我调节工作，以更加积极、稳定的心态面对各项工作，面对困难勇于克服困难，在实践当中提升个人心理素养，提升工作效率。

3.3.3 能力素质提升 教学秘书必须要具有较强的工作、学习能力，可以和时代接轨，不断更新个人知识，丰富个人知识体系，可以充分利用新理论、新技术，从而不断提升教学秘书的工作效率。再者，教学秘书岗位具有承上启下的作用，这就需要具备较好的表达能力，可以和各个部门协商、交流，处理各个事项，减少各部门之间不必要的矛盾。此外，要科学合理的安排相关工作，每天对各类工作进行科学规划，结合事情的缓急、重要性做出安排，避免关键事件处理不及时或被遗忘，从而提升工作效率。

3.4 增加教学秘书培训机会

教学秘书岗位在高校运营中有着重要意义，这就需要保证教学秘书的专业素养，按照教师岗前培训体系，教学秘书在上岗前也要进行岗前培训工作，在培训考核合格之后再上岗。在日常工作当中，还需要定期组织教学秘书参与到各类培训工作当中，如开展教学秘书的研讨交流会，也可以和外校、第三方机构沟通联系，组织外出培训，学习新的教学管理知识，让教学秘书在工作中可以取长补短、自我提升，改善工作方法，确保工作效率[4]。

综上所述，教学秘书作为高校运营中不可或缺的岗位，需要明确教学秘书工作内容，同时结合影响教学秘书工作效率的因素，针对性对教学秘书岗位进行改进，如完善教学秘书岗位制度、制定准入机制、增加培训机会、实现自我完善等，这样才能够有效提升教学管理质量、发挥教学秘书岗位价值。