机关行政事务管理中的问题及改进策略

李亚军

摘要：机关行政事务管理工作是企业管理工作的重要构成部分，对企业管理而言至关重要，某种程度而言决定了企业日常生产经营以及管理工作能否顺利开展。且伴随着企业与社会持续发展，机关行政也需要跟随时代的进步而相应的变化。就目前而言，我国机关行政事务并不完善，依旧存在许多问题并没有得到妥善的解决，需要引起各个企业的重视。本文简要分析了企业机关行政事务管理工作所具有的特征，同时分析了当前我国行政事务管理工作中普遍存在的问题，并提出提高员工思想认识与综合素质以及合并职能重复职能机构等具体的针对性方案，以期为我国企业机关行政事务管理工作的开展提供参考与帮助。

关键词：机关行政事务;企业管理;问题;对策

企业机关行政事务管理工作具体包含其企业之中日常各项事务以及服务工作的管理，具体内容包含有关制度的设定、落实、推动、公务接待、办公物品管控以及员工日常生活福利等。但因为许多企业普遍针对其存在有较深的误解，错误地认为该项工作仅仅属于后勤管理工作，所处理的事务较为简单，所以任职员工不需要掌握太多的专业技术或是有关理论知识，也不需要对自身工作进行思考。由此可见，我国许多企业均存在不同程度忽视机关行政事务管理工作的现象。而事实上，机关行政事务不仅反映了企业综合营运能力，也与企业日常生产经营工作的开展有密切关系。故而，企业应提高机关行政事务工作质量，对企业日常运营工作顺利进行具有积极意义。

一、企业机关行政事务管理工作特征

若要正确理解机关行政事务对企业的影响以及在企业中的地位，合理设计机关行政事务管理工作的思路，强化机关行政事务工作人员责任感以及荣誉感，首要工作是明确该管理工作的基本特征，明晰机关行政事务的基础观念。机关行政事务主要具有如下特点：

（一）带有强烈的政治色彩。机关行政事务管理工作发展至今，我国党中央以及国务院对企业机关行政事务管理工作予以密切的重视。习近平总书记曾明确表达“机关事务管理工作要从厉行节约，降低成本，密切联系群众的角度来思考”这一要求。李克强总理则提出机关行政事务而必须为机关高效率运营提供充足的保障，并为节约型机关的实现奠定良好基础，成为廉洁奉公的标杆。故而，机关行政事务本身具有较强的政治性，而工作人员在日常工作中也必须坚持与贯彻我党所提出的路线、方针以及政策，同时拥有强烈的政治意识、大局观以及责任感，尤其是位于较为特殊岗位的工作人员，更加需要保证自身遵守政治纪律，不违规办事，将遵纪守法的理念贯彻在各项工作之中。

（二）具有较强的服务性。企业机关行政事务管理工作的目的是确保企业机关能够更为稳定、高效率的运营。故而，服务型便是机关行政服务管理工作所具有的特殊职能，也是其基础特点，同时也是各项工作开展的初衷以及落脚点。机关行政事务所提供服务的对象即为企业领导、机关以及员工群众，具体是满足企业生产经营管理工作以及未来发展的服务需要。故而，机关行政事务管理工作也需要具有超前性以及主动性，能够想服务目标之所想，预先满足服务目标在工作过程中可能需要的服务，如可以积极开展工作调研、访谈等各项工作，以了解其工作的实际需求，并借助对服务工作的统一规划、设计以及组织，为各个机关部门以及领导职工提供高质量的服务与保障。

（三）具有专业性。机关行政事务管理工作内容较为繁琐，且牵涉范围广，工作量大的特征，同机关各个工作均有不同程度的关系，因为工作形式以及岗位职责之间存在差异，所以机关行政事务管理部门之中，岗位之间具有较强独立性，包含车辆管理、食堂管理、设备维修等，不同岗位需要安排专业人员担任与负责，也要求工作人员同时掌握不同方面以及不同专业的知识，方能胜任这一工作。

（四）工作过于琐碎。机关行政事务管理工作包含企业日常生产经营的各项工作，且事无巨细均同机关行政事务管理工作有一定关系。具体表现在如下两点：其一，机关行政事务所服务的机关部门较多，管理内容不分巨细，头绪繁杂，不仅需要考虑部门之间的人际关系，同时也需要协调部门之间的业务关系，甚至包括人同物品之间的关系。同时，还需要考虑企业组织结构之间的关系、内部同外部的关系，这也反映了机关行政事务的重要性。其二，机关行政事务是一项带有服务性质的工作，可能随时出现不同类型的服务需求，如机要文件处理、会议安排等，且有较大概率出现突发状况，干扰原本的工作流程，也使得日常工作过于繁琐。

二、机关行政事务管理工作中存在的问题

（一）管理人员个人素质有待提高

机关行政事务管理工作属于牵涉我国法律、法规以及企业各项规定的工作，所以对管理人员个人理论能力、对各项规章制度的熟悉程度以及政策水平有较高的需求，同时对各类有关专业知识有更为全面且深入的了解。然而，许多企业领导缺乏对机关行政事务的认识与重视，在为机关行政事务管理岗位配备人员时，存在配备不完善的现象，往往一个员工同時需要兼任多个岗位工作，导致工作人员日常工作量过大，而影响了工作效率。不仅如此，大部分企业并没有在机关行政事务管理培训方面投入过多的资金与精力，使得许多管理人员在并没有接受系统化的培训后便任职，导致其缺乏专业知识以及综合素养，使得管理工作难以顺利开展。且本身机关行政事务管理工作边角位繁忙，工作量大，职工学习时间有限，也限制了管理人员个人能力的提高。

（二）机构配置过于混乱

机关行政事务管理工作的主要内容是确认操作具体事宜、外部接客任务与承接会务等。针对各类组织工作任务依照逻辑或是程序予以核实的管理以及核准，同时还需要针对地方工作予以详细监督，故而大规模工作均积压于机关行政事务管理部门之内，使得机构本身的负担明显加重，工作效率也相应减少。而导致该现象产生的根本原因主要在于不同机构部门之间责任的规划与设计并不明晰，而机构职能的划分也存在重复的现象，机构彼此联系与搭配之间并不周密，所以导致各个部门在开展工作过程中有概率出现工作重复或是有空缺的现象，使得质量难以提高。

（三）管理意识需要进一步提升

机关行政事物管理工作的主要目的是确保机关能够更为规范化、高效率地运行，同时针对机关当前拥有的资产、服务以及经费予以科学化的管理，但实务工作中，许多企业机关行政事务的管理工作更倾向于采用“经验管理的方式”并没有针对机关行政事务开展标准化以建设，缺少构建统一、标准且高效率的工作质量标准体系，尤其是服务标准，不能更为细致以及深入，各项工作流于表面，尤其是服务标准的建议，往往存在于各类规章制度之中，缺乏系统化的整理，部分服务项目则完全没有设立标准。有关标准文字的表述具有普适性，包括的范围较大，反而缺少实际参考价值，奖励与惩罚标准也较为混乱不清，标准更新相对缓慢，许多标准在制定之后，并没有得到有效的运用，导致其最终效果并不能得到充分的发挥，各项工作最终流于形式。

三、机关行政事务管理工作中问题对策

（一）加强思想认识，持续提升员工综合素质

机关行政事务管理工作的是为机关职能活动正常开展以及依序进行的保障工作，也是机关日常工作关键的构成部分。故而，必须正确意识到机关行政事务的价值与地位，强化促进机关行政事务发展的责任感以及使命感。加强关于工作人员的政治意识、大局意识以及责任意识，持续提升思想认识，促进沟通与交流，从而获取上级所提供的支持，以获得机关有关部门的充分认识。具体可采用如下方式开展：

（1）提升工作人员个人修养以及素质。机关行政事务管理人员是各项工作开展的主体，也是各项管理规章制度以及政策设计者以及落实者。所以其道德品质的高低直接反映了企业自身党风与政风的建设情况，直接关系着企业本身的威信、声誉，个人专业素养的高低也同行政部门管理水平之间有密切的关系。

（2）强化自身学习能力。伴随着行政事务管理工作高速发展，新情况、新问题以及新任务也对从业者产生不小的影响，必然需要机关行政事务管理人员不断强化有关知识的学习，积极通过网络学习、报刊阅读等不同渠道了解当前工作的新型方法以及理念，从而累积丰富的理论知识，健全自身知识结构，不断提高自身综合业务水平以及能力。

（3）提高自身文字表达能力。优秀的文字以及语言表达能力是机关行政事务管理人员必不可少的素质之一。日常实务工作之中，机关行政事务管理人员不可避免地需要主持会议、设定政策文件以及接待方可等，并需要通过精确且合适的语言或是文字表达表述自己的观点、烘托氛围以及加强企业内部或是同外部之间的沟通，所以提高自身文字与语言表达能力至关重要。

（二）精简部门

建议机关行政事务管理部门的上层管理人员科学设计职能机构，尤其是将部分功能相同或是相近的职能机构予以合并，同时针对不同部门机构岗位职能予以进一步优化，明晰各个岗位职责，同时结合不同岗位的职责设定相应的规章制度以及奖惩制度，保证一岗一职或是一岗一事。如此一来，也有助于企业实现责任落实制度，明确部门个人工作内容，一旦出现事故，也可确保追责到人，以免各个岗位之间相互推诿责任。不仅如此，合理设计奖惩制度，针对完成岗位职责的职工予以经济奖励，也有助于激发职工工作积极性。如此一来，机关行政事务有关管理工作也将变得更为顺利，保证了各个机构管理工作的标准化以及合理化，使得机关行政事务部门服务保障制度的作用得到充分的发挥。

（三）加强工作创新

机关行政事务管理工作内容繁杂，应急事务数量较多，尽管从表面而言杂乱无章，但实则有一定的规律可循，只需要精确把握行政事务管理工作的特征，明确不同工作的前瞻性以及规划性，建立并不断健全工作机制，才能确保各项工作能够稳定开展。具体包括如下方面内容：

（1）强化工作保障机制以及创新机制。机关行政事务需要保证人工作协调有序，各个岗位工作人员之间交流顺畅以及部门之间关系和谐，才能强化机关行政事务管理工作，提高服务工作整体工作效率以及质量。不仅如此，政府需要积极打破条框以及规矩，积极探索与发现机关行政事务新的工作思想、工作方法，逐渐抛弃传统的管理经验以及运营模式，积极创新思想观念、服务方法以及运行体系，使得行政事务管理工作更为合理、高效以及透明化，从而实现提高工作效率以及服务质量的目的。

（2）建立健全监管与考核工作制度。企业机关行政事务管理工作不仅包含有企业内部管理工作，同时也包括针对服务商的管理，不仅包括针对企业内部员工的管理，也包括为源于服务商的员工提供服务。故而，服务工作之中开展监督以及考核便显得十分关键。不仅需要实现对企业内部资源的汇总，明晰各个岗位的分工，同时也需要引入竞争制度，借助市场竞争以提升工作效率以及服务质量。不仅如此，还需要使得监督、考核以及激励等制度实践形成紧密的结合，构建有助于创业体系，使得目标管理以及绩效评估价值得到更为充分的发挥。

结束语：

机关行政事务对企业日常生产以及经营管理工作而言至关重要，且可以产生积极的作用与影响。但如果希望这一影响与作用得到充分的发挥，并需要构建并不断健全规章制度，提升从业人员专业素养水平，坚决杜绝机关作风或是形式主义的出现。不仅如此，机关行政事务也需要进一步明确工作期间普遍存在的问题，并通过加强思想认识，持续提升员工综合素质以及精简部门等措施，实现机关行政事务管理工作的规范化与标准化，从而提高服务工作的效率以及质量。

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