基于仓库系统软件实现实验耗材的综合管理

王灵辉, 胡敏杰, 胡国琦

(宁波工程学院 材料与化学工程学院, 浙江 宁波 315211)

实验教学是高等教育中非常重要的教学环节,一般专设实验技术人员进行实验的准备工作。在实验准备工作中,实验耗材的统计、准备和采购需要耗费大量的精力[1-4]。对耗材实行信息化和网络化管理已是实验室管理工作的必然,也是实验室高效、透明管理的必然要求[5]。河北大学利用Excel实现了出库单、入库单、出库经费汇总的数字化,提高了工作的效率和准确性[6]。吉林大学珠海学院使用了基于Struts、Spring和Hibernate三大框架的Web应用程序,简化了采购实验耗材的申报—审批流程[7]。电子科技大学采用B/S三层架构模式开发了实验室耗材管理系统,实现了资源共享,提高了管理效率[8]。高璐等[9]设计了一个基于Web平台的实验室耗材管理系统,实现了耗材入库/出库管理、耗材预约、稀缺耗材预警等功能。西北大学利用ThinkPHP、DWZ和MySoL等开源框架和技术开发了耗材库存管理系统,提高了流程时效性和办公效率[10]。

耗材的信息化管理也是实验室安全管理的必要选择。实验耗材中危险化学品的过量存放,是导致安全事故的重要原因之一。北京市地方标准[11]规定了每间实验室的危化品存放总量不能超过100 L或100 kg,其中易燃易爆试剂不能超过50 L或50 kg。消除安全隐患的重要措施是建设符合安全标准的危险化学品仓库,对危险化学品进行集中存储[12]。实验耗材仓库的硬件建设只是其中一方面,关键是需要对仓库进行综合管理,全面发挥其集散功能。显然,要更好地发挥仓库的功能,必须要建立完善的实验耗材管理信息系统。

本文基于通用的仓库系统软件,完美实现耗材管理的各项工作,并且效果明显、成本低廉。由于仓库系统软件并不是直接为高校耗材管理而设计的,所以需要对软件进行一定的功能转换和功能的深入挖掘。

1 耗材管理系统的建立

1.1 管理系统构架

本单位的实验教学中心下设9个实验室,分别负责不同的实验内容,包括有机化学实验室、无机化学实验室、物理化学实验室、化工专业实验室和化工原理实验室等。各实验室需要进行实验耗材的申报、领用和统计等工作,相关实验室都配备有实验准备室。实验中心主任负责耗材的初步审批、集中采购和统计等。另外,学院有危化品存储仓库和常规耗材库,聘用专门的仓库管理员,负责耗材的入库、领用、暂存和报废的登记。

仓库系统软件具有仓库管理、物资调拨、库存统计、人员管理、供应商管理、商品管理、进货、出货、退货、进出货统计等功能,并且可以联网操作。一般的仓库系统软件都可以满足上述要求,并且技术成熟,使用价格低。图1是耗材管理系统的整体构架图。

图1 实验耗材管理系统架构

在这个系统中,虚拟仓库起桥梁作用,每个实验室有独立的虚拟仓库。虚拟仓库是指该仓库并不是实际独立存在的仓库,虚拟仓库中的所有耗材实际上是存放在危化品库或常规耗材库里的。例如无机化学实验库和有机化学实验库中的乙醇都存放在危化品库的同一个位置,即存放危化品库或常规耗材库里的耗材有不同归属,而且是相对独立的。实验室的负责教师只能领用属于本实验室虚拟仓库的耗材,从而保证每个实验室的实际可用耗材数量。正是由于这样的优点,实验准备室不再有仓库的功能,很大程度上消除了安全隐患。此外,由于耗材在空间上是存放一起的,易于实现实验室间的流通,避免了耗材过期和过量。

1.2 耗材数据库的建立

要实现实验耗材管理的信息化和网络化,首先要实现耗材信息的数字化,即建立耗材数据库。这可以通过仓库系统软件的商品管理功能实现。

耗材信息包括类别、名称、规格、编码和单价等。

根据耗材种类的不同,可以设定不同的类别,例如烧瓶类、管类、塑料制品、有机液体、无机固体等。对于管制类试剂,如易制毒化学品、易制爆化学品和剧毒品等,需要定期检查和上报相关数据,应将这些试剂单独进行分类,以方便地进行实时统计和管控[13]。

考虑到同一种耗材可能存在多种名称,例如乙酸乙烯酯和醋酸乙烯酯是同一种物质,可以在商品名称里面将这两个名称都列出,避免出入库错误等情况发生。

耗材的价格也是非常关键的信息,输入正确的单价后,就可以对申报金额、领用总额、经费使用情况等进行精确的统计,以便于实时掌控和调整。

商品编码是另外一个重要数据,可以根据耗材存放的位置进行编码。仓库中存放的耗材种类和数量较多,根据编码,就能快速定位该耗材,可以高效地完成耗材的入库、领用和暂存等工作。

在实际的使用过程中,耗材信息需要不断进行增加、修改。由于耗材信息是可以进行批量导入、导出操作的,通过单位之间的信息共享,就可以快速建成耗材数据库。

2 耗材管理系统的操作

2.1 申报和审批

耗材的申报是利用软件中的调拨功能实现的。假设有机化学实验室需申购10瓶盐酸,则只需从危化品库调出10瓶盐酸到有机化学实验库。由于软件有强大的库存统计功能,实验室负责教师根据虚拟仓库中的库存量,就能确定需要申报的耗材清单,从而大大减轻工作量。

申报的信息会实时显示在软件系统上,审批人员只需要核对调拨记录,结合库存和领用等情况,直接对调拨进行修改或通过,快速完成审批工作。同时,根据调拨总金额情况,可以得到准确的预算信息。

2.2 采购和入库

实验耗材采购清单是根据危化品库和常规耗材库中库存量为负值的耗材来制订的。如果库存量变为负数,说明库存量已经无法满足需求,需要采购的数量就是负数的绝对值。因此,采购人员只需要注意库存量为负值的耗材即可,无需进行现场统计,大大减轻采购的工作量。

对于需求量较大,或者采购手续复杂、采购周期长的耗材,需要保持一定的库存量。“备品库”的设立可以完美解决这个难题。向备品库中调入一定数量的常备耗材,这样,只要保持危化品库和常规耗材库中相应耗材的库存量,就可以保证这些耗材的库存量。该方法既方便了采购过程,又避免了浪费。

耗材采购到货后需要先办理入库手续,该过程是由软件中的“进货”操作实现的。由于每种耗材的信息都已经记录在系统里,通过条形码快速扫描入库,因此入库效率较高。采购人员还可以通过对入库信息的查询和统计,对不同供应商的供货价格进行比较,也可以了解耗材经费的使用情况,及时对经费进行合理调整,并为采购工作提供依据。

2.3 领用、暂存和回库

耗材的领用是由软件的“出货”操作实现的。仓库管理员需打印领用单并签字,系统会自动为每张领用单生成特定的单据号,方便后期的核对和备份工作。此外,系统实现了网上预约领用实验耗材,仓库管理员可以实时接收出货信息,进行耗材的配送工作。

对于暂时不用的实验耗材,各实验室可以将其暂存在危化品库或常规耗材库中,暂存登记由软件的“退货”操作实现。暂存信息录入时,将相应耗材登记存放在各实验室的虚拟仓库中,以保证这些耗材不被其他实验室领用。通过暂存的方法,可以大大减少实验准备室的存放量,降低安全隐患,方便统计库存量。

对于暂存并长期不用的耗材,可以通过回库手续,退回危险化学品库或常规耗材库供其他实验室调用。回库手续是通过软件的仓库“调出”操作实现的。回库手续使耗材得到了进一步的流通,可以减少仓库的库存量,也减少了耗材失效的情况。

2.4 使用和报废

实验准备室的耗材清单是非常重要的。当耗材种类较多时,要得到一个较全面而准确的统计,需要花费大量的时间与精力。实验室使用耗材的数量是动态变化的,耗材的消耗主要有使用和损坏报废两种形式,所以只要对这两种形式进行登记,就能得到实时清单。使用和报废记录是通过软件的“退货”操作实现的。

当耗材进行使用和报废登记时,将耗材的清单通过退货操作分别录入消耗库和废品库。使用信息录入时,先收集空试剂瓶,再进行系统录入。在进行报废信息录入时,实验室负责教师需要将报废的耗材,特别是过期或失效的药品交到指定的地方,由仓库管理员根据报废的耗材数量录入废品库。在执行退货操作后,领用总量会自动减少相应数量,所以根据各自实验室的领用统计信息,就能得到实验准备室的耗材清单,方便耗材的申报和实验准备工作。

在耗材的使用和报废登记时,同时实现试剂空瓶和失效药品的回收,这也为高校危化品管理中的一个重要难题提供了一个可行的解决办法。

3 结语

通过仓库系统软件与实验教学耗材管理过程的巧妙结合,建立了耗材的综合管理系统。该系统实现了实验耗材从申报到采购,从领用到使用和报废的全过程信息化和网络化,使得管理更高效、预算和决算更透明、实验室更安全，耗材特别是化学试剂流向清晰可查。该系统也可以进一步用于设备的借用和报废登记、教学资料的收集和归档等应用。目前,基于仓库系统软件的实验耗材的综合管理系统已经在我校正常运行1年多,为实验教学提供了很大的便利,并逐步完善和规范,也得到了各实验室的欢迎与支持。