高校档案管理数字化发展面临的问题及对策

徐正辉

摘要：随着数字化的发展，其中特别的重要措施是，高效档案管理数字化管理。不仅可以保护档案原件，提升管理档案的效率。还可以节约对档案的管理成本以及空间。高校要结合自身的实际情况。充分发挥现阶段的信息技术优势。为解决这些问题，我们必须促进高校档案管理数字化的进程，充分发挥信息化技术。

关键词：高校;档案管理;数字化;问题;对策

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2019）10-0207-01

0 引言

作为高校的一项基础性、重点性工作。在培养人才、科学建设以及科学研究过程当中，档案管理工作是极其的重要保障。在现代信息化建设的影响下，高校信息化建设也在逐步加快。档案管理数字化工作也在逐步进行。档案数字化工作管理的重点就是科学有效地提高档案管理质量和效率。

1 档案管理数字化建设的意义

档案管理数字化建设是高校在推进数字化校园的一项工作。其中一项重要的作用就是对管理学生们的档案原件，可以提升管理的效率。其中一项重要的价值也是为高校培养人才。

首先提升档案管理效率。现阶段的档案管理方式与传统的档案管理方式相比，不仅省时而且省力，实现了机械化。传统的档案管理方式主要是手工搜集，进而整理，然后进行编号。不仅费时而且费力。现阶段的档案管理方式，大大提升了档案管理的效率。但是，档案管理数字化不仅仅是简单的分类管理，更主要的是对档案的原件进行了数字化。进入档案的管理系统之后，只要输入与档案有关的关键词，就可以快速的找到与之对应的答案。其优点就是，快速实时进行网络查询。不仅可以降低管理档案工作者人员的工作量，还可以提高管理档案的效率。更为方便的是，在人事档案管理方面，对其进行数字化管理。要想找到人事信息，只需要输入与之对应的数字。例如身份证号或者学号。就可以在线查询人事档案。为高校的档案管理提供了方便，并且提高了档案管理的效率。

其次就是保护档案的原件。在现阶段，国内很多高校的档案存放室中的保护档案措施都比较简单。大多数只有一些防火的设备，但是正规的档案存放室中要有防尘，防潮，防虫等一系列保护措施。并且高效，那以往的档案，都是纸质的。要想查看档案就必须进行翻阅或者复印。长此以往，肯定会对答案元件有所破壞。因此我们要对档案进行数字化管理。这样在查看档案的时候就不必进行翻阅或者复印。可以不受时间地点的进行查阅。对我们的档案原件进行了保护。

2 高校档案管理数字化发展面临的问题

建设高校档案管理数字化非常重要。但是在发展的过程当中产生了很多的困难，这些困难都在影响着档案管理数字化发展的进程。

第一点是数字化程度低。因为我国的高校档案管理数字化建设排正处于刚刚发展的阶段。档案管理目标是尽可能的数字化，但就现阶段来说，大多数都是传统的纸质档案管理。档案管理数字化没法普及，数字化程度较低。也有一些学校在进行电子档案管理，但是在管理过程当中没有标准的规范性流程，在管理的过程当中也存在一些问题，会面临信息不全面，整理的过程当中档案缺失等问题。另外一点就是，当前我国对于高校的档案管理数字化建设还没有一个统一的标准进行管理，而且对于建设档案数字化管理这一方面，各个学校之间交流特别少。大多数都是学校自主在进行建设档案管理。选择的管理软件各不相同，所搭建的管理库也各不一样。所以会存在以下问题，会重复建设管理库，建设档案数字化程度低等等。而且国内很多学校只进行了目录检索。搭建的档案数据库多为目录数据库。不能搜索全文，在多媒体数据库上有所落后。这些问题都阻碍了高校档案数字化的建设。第二点是系统对接困难。虽然国内现在已大多智能化，开始使用办公自动化系统。办公自动化系统也具有一定的文件归档功能。但它所存在的一些问题就是与目录中的菜单对接时产生困难。即使大多数的高校都在定期对办公自动化系统进行升级优化。但是仍然无法与管理系统做到统一。影响两个系统的对接。 第三点是硬件设施缺乏。大多数高校选择纸质档案的原因是因为硬件设施缺少。学校所存在的一些扫描仪以及打印机的数字化设备较少或者质量比较差。不能满足管理档案数字化的要求。再加上档案管理软件的更新停滞。降低了档案管理的工作效率，打断了管理的数字化发展的脚步。所以要想实现档案管理数字化的发展。首先要投入大量的资金。购买一些优秀的设备。作为硬件支持，以供档案管理数字化建设的完成。第四点是缺乏数字化人才。人才是重中之重。特别是档案管理专业性人才。当前管理档案的档案管理员年龄都比较大，对管理档案这一方面的知识都比较老旧，很多人不擅长于用软件管理档案。依旧在用手在进行纸质归档。还有一部分管理人员，在进行档案管理的时候并不能达到专业化要求，经常进行一些简单的搜索。所以现在仅靠现有的管理员并不能解决各种难题。要想实现专业性的档案管理数字化模式，必须引进数字化人才。

3 高校档案管理数字化发展的对策

第一点是，规划档案管理数字化。各个高校首先应该把档案管理数字化建设纳入规划当中。首先是统一规划档案管理流程。实现电子档案与纸质档案的对接。进而可以推动数字化档案管理的发展。必须要保证的是在档案管理库中，任何档案以及文件在分类整理入库的过程当中，必须要做到严格的把控。必须确保电子文件与纸质档案做到一一对接。第二点是，加大硬件投入引进人才。首先需要做的就是购买数字化档案管理设备。必须投入大量的资金。已被购买硬件设备。购买先进的扫描仪，打印设备以及存储设备。作为硬件支撑去发展数档案管理的数字化。我们还要去选择一些较好的管理软件。学校应该做的是与各个软件公司亲密合作，需要做的就是研发出一款适合自己学校的管理档案的软件。以便学校自己使用。另外需要做的就是引进复合型人才。我们需要引进专业的档案管理人员。优秀的档案管理人员直接影响档案管理数字化的发展。不仅是专业的档案管理人员还要熟悉各类电子产品。

4 结语

进行档案管理数字化，是现阶段每所高校的需求。档案管理正逐渐向智能化数字化发展。随着时代的信息化发展，档案管理系统也要与时俱进。在发展档案管理数字化的同时，还要引进人才以及购买硬件设施，作为推动数字化的发展。全面提高档案管理水平。

参考文献

[1] 张蕾.新时代高校档案数字化管理的问题与对策[J].咸阳师范学院学报，2017（6）：124-126.

[2] 韩艳君.档案信息化中的信息安全问题不容忽视[J].辽宁行政学院学报，2006（1）：138.