HD公司内部控制问题及对中小企业的启示

王 盛 王雅逸

一、HD公司简介及其业务现状

（一）HD公司基本情况

HD科技股份有限公司(以下简称“HD公司”),是由HD集团公司发起设立的一家中等规模的股份有限公司。2001年2月28日,HD公司取得N市工商行政管理局颁发的企业法人营业执照。

（二）HD公司业务流程基本情况

HD公司为了提高效率,规定由财务部李某负责保管公司的支票以及支票的印章,同时还要求其兼职负责出差人员的差旅费核销工作。HD公司的操作流程中规定,出纳人员应凭借出差人员制作的出差费用开支登记表,记录未使用的金额,以及对有关的报销凭证进行审核,然后制作核销表,最后拿着核销表到银行核销,并将未曾使用的金额存至银行账户。

HD公司规定仓库管理员张某负责对计划购买的且已经列入存货清单的A材料填写请购单,会计部门对没有列入存货清单的项目(笔记本电脑)填写请购单。采购部门在收到仓库及会计部门的请购单后,由该部门刘某寻找供应商,进行询价并确定最终供应商,再由采购部门职员贾某负责编制预先连续编号的A材料及电脑订购单。订购单一式四联,经被授权的采购人员肖某签字后,由贾某分别送交给供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。验收部门林某负责清点原材料的数量,然后将原材料交由仓库人员张某存入A库房,并编制预先连续编号的验收单交仓库人员签字确认。验收单一式三联,将其中两联分送交应付凭单部门和仓库,并将其中一联留存验收部门以备日后检查核对。应付凭单部门核对三单,即卖方发票、验收单和订购单,并编制预先连续编号的付款凭单。在付款凭单经许某批准后,应付凭单部门将付款凭单连同卖方发票及时送交会计部门,并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中。会计部门收到附有供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证,并据此登记原材料和应付账款账簿。

HD公司规定销售业务员在接受客户订购单之后,将订购单送交赊销部门,赊销部门将订购单与该客户已被授权的赊销信用额度以及至今尚欠的账款余额加以比较,决定是否接受某客户的订购单。赊销业务批准是由信用管理部门根据企业制度的赊销政策在每个客户已授权的信用额度内进行,超过信用额度的赊销,报送给更高一级管理人员审批。仓库负责人员在收到经过批准的销售单后备货,由发运部门的职员在装运前,对所装运的货物进行检查,确保所装运的货物没有损坏。发运部门发出货物后,将发运单返还给仓库部门,并将其中一联送交财务部门开具发票,财务部门根据审核无误的发运单,开具销售发票。期末,由负责应收账款的人员汇总每个客户的信息,向客户寄送对账单,以核对账目。在收到客户的回函后,如发现存在核对不符的事项,由负责主营业务收入的人员进行及时核对,并编制对账情况汇总表提交管理层审阅。

HD公司规定A车间接到生产通知单后直接到仓库领取其所需要的原材料,并进行生产和记录。A车间生产完毕后,由质量检测人员独立检测产品质量,并签发半成品验收单。仓库管理员检查半成品验收单,并清点半成品数量。填写一式四联的半成品入库单,一联交给仓库收料,一联仓库留存,一联车间记录,一联送交财务部门作为记账凭证。B车间到仓库领用半成品,进行生产。生产结束后,将产成品送入仓库。仓库管理员填写产成品验收单,并清点产成品数量,填写一式四联的产成品入库单,一联仓库收货,一联仓库留存,一联生产部门核对,一联递交财务部门作为入账凭证。

二、中小企业内部控制普遍存在的问题

近年来,随着经济体制改革的深入和信息化水平的不断提高,企业内部控制在企业管理中的地位越来越重要。国家也陆续出台《企业内部控制基本规范》及其配套指引等相关法规,要求所有企业建立、健全内部控制制度。根据相关规定发现的HD公司在内部控制上存在的以下问题,其实在大部分中小企业中也普遍存在。

（一）中小企业对内部控制不重视

HD公司等中小企业的管理者对内部控制不够重视,导致企业无章可循或有章不循,使得内部控制失去了应有的刚性和严肃性。从实际情况看,许多企业将内部控制的范围狭隘地框定在会计控制、管理控制和内部审计中,对于控制环境、风险评估和信息与沟通如何实施甚少考虑,甚至有管理层至今仍然把内部控制局限于内部会计控制上,或者认为这仅与财会部门有关而与其他部门无关。

（二）中小企业内部控制设计有缺陷

HD公司等中小企业由于考虑控制成本而弱化或逾越内部控制,比如让出纳从银行领取银行对账单或兼职编制银行存款余额调节表。缺乏体系化的较为完善的内部控制制度制约领导行为,导致“一言堂”或领导凌驾制度的现象。内部控制设计缺乏整体性,没有掌控全局,只为一部分人设计,只有一部分人执行。

（三）中小企业风险控制体系不完善

HD公司等中小企业内部控制主要为事后补救、缺乏前瞻性,不能积极预防风险。一些企业缺乏完整的内部风险控制体系,不仅进行多元化投资、多方面经营、盲目扩张,而且不考虑客观条件以及风险,甚至有部分企业未经论证盲目地超速发展造成资金链断裂。另一些中小企业法律意识淡薄,在重大决策、工商谈判、对外出具法律文书等活动中缺乏严格的法律论证和工作程序,导致企业面临违法危险。

三、对我国中小企业内部控制问题的启示

（一）提高中小企业对内部控制的重视程度

中小企业应当实行企业负责人责任制,即企业负责人必须具有战略眼光、重视内部控制,主动带头执行内部控制制度,积极宣传内部控制。企业只有站在战略的高度重视内部控制,才能跃上一个新的台阶。企业要像宣传新会计准则那样,广泛宣传和推介内部控制,使企业管理层和广大员工充分认识到内部控制是渗透在企业经营活动的各个环节的控制过程和活动,是一项系统化的工程。企业只有提高管理层和员工对内部控制的认识和理解,并让其充分重视,才能形成一个长效的内控机制及优质的内控氛围。

（二）中小企业应当优化内部控制设计

中小企业应当在事前预设规章防止违规,如让采购、销售、劳动工资等货币资金收支业务处理与记账相互独立；收入单据的开具与审核相互独立；支出和报销单据的编制、审批、审核相互独立：收付款结算办理与审核相互独立；支票的签发与出纳相互独立；记账凭证的编制与审核相互独立；出纳与会计相互独立,现金、银行存款日记账的登记与总账相互独立；由出纳员以外人员编制银行存款调节表和对现金进行稽核；不由一人保管全部印章。中小企业应当建立良好的控制环境使得员工积极主动地参与到公司的管理上来,提供信息交流平台。

（三）中小企业应当健全风险控制体系

中小企业应当及时且不断对风险控制制度进行修改,保证制度走在错误前。企业在扩张和投资前,应当谨慎分析可能发生的风险的领域,定性、定量地分析方案的可行性,做好预防措施,制定紧急应对方案。中小企业应当对员工进行培训,普及必要的法律知识,重点关注法律顾问在重大事件中的意见以防止违法现象出现。同时,中小企业要牢固树立风险意识,不断健全风险控制体系,持续提升管理水平,争取将企业做大做强。